Politique de confidentialité

Présentation générale

La politique de confidentialité qui suit nous permet de vous éclairer sur les pratiques mises en place au sujet des renseignements personnels que vous nous fournissez, et ce en conformité avec la Loi 25 – Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. La Loi 25 s’applique à toutes entreprises privées et organisations publiques situées au Québec, Canada.

En consultant notre site web, en participant à nos événements, ou en concluant une entente de services avec nous, vous consentez expressément au traitement de vos informations personnelles conformément aux dispositions de la présente politique.

1. Généralités

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel est une information qui permet d’identifier une personne physique. On sous-entend donc par renseignements confidentiels toute information sensible ou renseignement personnel dont l’accès et l’utilisation est restreinte aux personnes ou entités désignées à cet effet et dont la propagation de cette information aurait pour effet de causer des préjudices à l’entité et à ses partenaires ou à des individus.

Percolab reconnaît qu’elle aura accès à des renseignements personnels, confidentiels, stratégiques, commerciaux, techniques ou juridiques liés aux informations des clients·es, des participants·es à des événements ou formations, des organismes, des entreprises, des partenaires, des visiteurs, des fournisseurs (ci-après parties prenantes), notamment, en ce qui concerne leurs stratégies, opportunités d’affaires, propriété intellectuelle, ententes d’impartition et autres informations de cette nature.

Percolab s’engage donc à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses parties prenantes. La présente politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’aider à comprendre les pratiques en matière de collecte, d’utilisation, et de conservation des renseignements personnels.

2. Lois applicables

Percolab est assujettie aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses fonctions et activités.

3. Collecte de renseignements

Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres par l’entremise de formulaires selon le modèle d’affaires, le transfert des données dans la base de données, par communication avec nous en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel. Percolab ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre les identifications des entreprises et organismes, les identifications des travailleurs·es, les renseignements sur la gestion de paiement, les renseignements stratégiques ou contractuels d’une entité, etc.

4. Utilisation des renseignements

Des mesures pour que seules les personnes autorisées aient accès aux renseignements personnelles et soient autorisées à traiter les données ont été mises en place. Ainsi, un engagement de confidentialité devra être signé, au préalable, par tous les employés·es, stagiaires, mandataires et/ou sous-traitants de Percolab ayant accès aux systèmes informatiques et aux données confidentielles. De plus, aucune donnée ne sera transférée vers une partie tierce sans l’approbation écrite de la partie prenante.

Percolab reconnaît que l’information confidentielle demeure la propriété exclusive des parties prenantes et que toute divulgation non autorisée de cette information confidentielle peut lui causer des dommages importants. Afin de protéger les intérêts des parties prenantes, Percolab utilisera l’information confidentielle divulguée uniquement aux fins pour lesquelles elle a été divulguée. Toutes les données des parties prenantes demeurent confidentielles, sauf si elles ont été publiées dans les médias ou par les parties prenantes.

Un document est considéré non confidentiel:

S’il ne contient aucun renseignement personnel et n’a aucune valeur stratégique pour l’entité;
Si au moment de sa divulgation, était du domaine public;
S’il devient disponible, après le transfert d’information entre les parties prenantes et Percolab, de façon générale au public, par la publication ou autrement, et que cette divulgation n’est pas le résultat d’une faute commise par Percolab;
S’il est divulgué à Percolab par une tierce partie;
S’il s’agit d’information gouvernementale.

Les renseignements collectés sont utilisés pour les finalités suivantes :

Enregistrer les données confidentielles dans nos bases de données;
Sauvegarder les changements apportés dans la base de données;
Élaborer des projets de consultation publique;
Gérer nos activités et nos ressources humaines;
Gérer nos événements;
Offrir un service spécialisé dans le domaine de la transition socio-écologique.

5. Conservation des renseignements

Percolab conserve les renseignements personnels des parties prenantes tout aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. Les renseignements personnels peuvent être conservés pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont détenus. En utilisant les services de Percolab, les parties prenantes donnent leur consentement au transfert d’informations personnelles vers sa base de données. Percolab ne vend jamais les renseignements personnels à des tiers et une autorisation écrite avant de transférer de l’information confidentielle d’une partie prenante à un tiers est exigée.

Percolab a mis en place des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.

Cependant, aucune méthode de transmission Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que le caractère confidentiel des renseignements personnels et/ou confidentiels a été compromis, veuillez communiquer avec nous.

Percolab s’engage à poser sans délai les actes nécessaires afin de limiter les dommages susceptibles de résulter d’une atteinte à la vie privée, de procéder à une enquête afin d’identifier toute vulnérabilité et d’apporter les correctifs nécessaires en vue d’éviter toute répétition d’un tel incident.

6. Mise à jour

Le contenu de cette politique peut être modifié sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, nos technologies, nos exigences légales et d’autres facteurs. Les modifications apportées à cette politique entreront en vigueur immédiatement. Nous encourageons donc les parties prenantes à demeurer informé de la manière dont Percolab traite les renseignements personnels.

7. Nous joindre

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant tout renseignement personnel ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, vous êtes invité à communiquer avec notre co-directrice à l’adresse courriel suivante : confidentialite@percolab.coop