Trois astuces pour ouvrir une rencontre en douceur

Il nous arrive fréquemment de participer à une réunion qui commence par une simple question telle que  « Comment ça va aujourd’hui ? ». Cela nous permet d’apprendre que notre collègue fête son 30e anniversaire de mariage, que la nuit a été courte pour un autre parce que son petit était malade, ou encore que la marche dans la neige était particulièrement magique le matin. Cette petite attention informelle nous permet d’accéder à l’humain, de nous rappeler que nous ne sommes pas des machines. Et ça fait du bien !

Ce n’est pas toujours possible ou pertinent de le faire, pensez-vous ? Détrompez-vous ! La plupart du temps, on doit entrer tout de suite dans le vif de l’ordre du jour de la rencontre. Évidemment, il y a tant de choses à faire ! Or, prendre un petit moment en début de réunion est loin d’être du temps perdu ! Il peut servir à améliorer l’efficacité de la rencontre et à la rendre plus agréable, et ce, autant pour des rencontres de travail régulières que pour un grand rassemblement.

Attention, l’art du « check in » demande du soin. Avant toute chose, on doit se rappeler l’intention de la rencontre (= le fil invisible !). Ensuite, on cherche à formuler une question simple, authentique, sans trop se casser la tête. Enfin, on passe notre question à la moulinette d’assurance qualité ! Voici les trois critères que nous utilisons couramment pour concevoir une ouverture de réunion réussie et sympathique :

checkin triangle1. La question nous ouvre (directement ou indirectement) à l’intention de la rencontre.

2. La question nous invite à quitter notre mode intellectuel. Elle nous fait entrer en mode ressenti et elle nous aide à être plus présent. 

3. La démarche tient compte des possibles et des contraintes de la rencontre et elle nous aide à développer un sens du groupe. 

Au besoin, il est possible de valider la question d’ouverture avec une autre personne, surtout dans le cadre d’une rencontre particulièrement stratégique ou d’envergure. Il est également envisageable de travailler la question en équipe.

Concrètement, en pratique, ça ressemble à quoi ? Voici cinq exemples authentiques :

Lorsque les personnes du groupe ne se connaissent pas :

1. Une session de travail de 2 heures avec 15 chercheurs universitaires et des jeunes dans une démarche d’idéation pour des projets environnementaux.

Question : « Partagez un moment vécu en nature cet été. »
(Version de travail :  Pourquoi l’environnement est important pour vous ? )

Déroulement : 10 minutes. Chacun, à tour de rôle, partage sa réponse.

2. Un événement de 3 jours ayant réuni 70 personnes autour du sujet « les biens communs ».

Question :  « Qu’est-ce que les « Communs » pour vous ? »

Déroulement : 15 minutes. Chaque personne se lève et va à la rencontre de quelqu’un pour échanger pendant 2 minutes. Répétition de la situation à quatre reprises, avant un partage de quelques observations en grand groupe.

checkin

À l’Espace pour la vie, Biodôme de Montréal, atelier de participation citoyenne : moment d’ouverture.

3. Un atelier de participation citoyenne de 5 heures avec une trentaine de personnes au Biodôme de Montréal.  

Question : « Pourquoi avez-vous choisi de participer à cette journée ? »

Déroulement : 35 minutes. Chaque personne se lève et va à la rencontre d’une personne inconnue au sein du groupe. Elles se  présentent et partagent leurs réponses pendant 5 minutes. Retour en grand groupe pour présenter son/sa partenaire.

Lorsque les personnes du groupe se connaissent déjà :

4. Un conseil d’administration d’un organisme (œuvrant dans le domaine de l’entrepreneuriat) se rencontre pour une journée de réflexion stratégique (12 personnes). 

Question : « Partagez une entreprise que vous avez découvert cet été et qui vous a inspiré. » (Version de travail : Qu’est-ce que l’innovation pour vous ?)

Déroulement : 30 minutes. Chaque personne partage sa réponse à tour de rôle.

5. Formation de 90 minutes sur la créativité avec 50 employés de différents services d’une ville. 

Question :  « Quel lieu, fait, aspect de votre ville avez-vous découvert récemment et apprécié ? »

Déroulement: 10 minutes.  Chaque personne écrit sa réponse sur une fiche et va ensuite à la rencontre d’une autre personne. Elles se présentent, partagent leurs réponses et créent une nouvelle idée à partir des deux fiches. Partage de quelques réponses en grand groupe.

Vous n’êtes pas convaincu que cela marcherait dans votre milieu ? Les questions à imaginer peuvent être créatives et amusantes. Voici quelques exemples ayant bien fonctionné pour nous :

Que deux minutes pour se dire bonjour ? Une question légère, rapide et révélatrice : « Si vous étiez un animal, lequel seriez-vous ? »

Il fait beau et à la dernière minute vous choisissez de déplacer la rencontre au parc ? Posez la question d’ouverture et laissez les gens y répondre en marchant.

Cinq cents personnes, une créneau de 90 minutes et une rencontre téléphonique ? Prendre 10 minutes pour se dire bonjour dans des centaines de petits groupes virtuels de 4 à 5 personnes (grâce à la technologie Maestro) et répondre à la question : «Pourquoi est-ce important pour moi de participer à cet appel ?»

Vous voyez ? Que du plaisir et de la créativité !

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Une réponse à “Trois astuces pour ouvrir une rencontre en douceur”

  1. Amélie dit :

    Texte très intéressant!! Vous proposez de belles idées qui m’aideront forcément à bien entreprendre une rencontre de groupe.

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