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D’une culture de l’évaluation à une culture du dialogue

« En nous appuyant sur ces pratiques anciennes, notre travail en cercle consiste à créer le monde que nous voulons au sein du monde que nous avons. Le cercle et ses composantes sont les semences. Le cercle est l’inspiration. Nous avons changé les chaises. Nous pouvons maintenant changer le monde. » (Baldwin et Linnea dans The Circle Way: A Leader in Every Chair; traduction par l’auteure)

 

L’intention de notre rencontre d’équipe d’aujourd’hui était de faire une évaluation, un bilan, de la période de probation pour les personnes qui ont récemment joint notre organisation. J’étais l’une d’entre elles.

Selon mon expérience, les rencontres de ce type ressemblent généralement à un tête-à-tête où je reçois de la rétroaction à sens unique. Dans les meilleurs cas, je me présentais anxieuse et je quittais avec un sentiment de soulagement. Dans les pires cas, je me coupais de mes émotions pour rester calme et professionnelle.

Je réalise maintenant la négativité de cette dynamique où je suis forcée de trouver des stratégies d’adaptation (drapeau rouge)! Avez-vous déjà vécu une expérience similaire? Vu que je suis passionnée par le sujet, beaucoup de gens ont partagé avec moi leurs expériences, et la vulnérabilité est un sentiment récurrent lors de ce genre de rencontres. Plus un milieu est toxique ou hiérarchique, plus le sentiment d’impuissance est grand. J’ai toujours pensé que c’était un passage obligé et je banalisais mon expérience : « Tout le monde passe par là, tout le monde à un boss! »

Pas étonnant que je ne tenais pas longtemps. Je me rends compte que j’étais constamment à la recherche d’un travail où la culture soutient l’authenticité et les relations saines. Simple, non? Pourtant, trouver ce genre de travail me semblait moins probable que gagner à la loterie.

Aujourd’hui, ça s’est passé différemment. Sans surprise, on fait les choses autrement chez Percolab. Il est important pour moi de documenter cette expérience parce que je commence à oublier à quel point certaines cultures organisationnelles peuvent être étouffantes. Je souhaite faire connaître au plus grand nombre de personnes les bienfaits d’une culture collaborative et partager avec vous le fait qu’il existe une façon de travailler où on ne passe pas son temps à s’adapter à une autorité. Il y a moyen d’être soi-même et de tirer le meilleur parti de soi-même!

Tel que mentionné plus haut, nous avons eu aujourd’hui une journée d’évaluation et de suivi de probation. Par contre, nous ne l’appelons pas comme ça. Nous pourrions l’appeler « un bilan collectif appréciatif », que nous avons fait ensemble avec un réel esprit d’équipe. Nous avons partagé nos expériences des derniers mois en tant qu’êtres humains. Je ne me suis sentie ni jugée ni critiquée. Au lieu de cela, j’ai senti la bienveillance de tout le monde, car nous avions un espace sécuritaire pour exprimer nos vulnérabilités. J’ai pu demander de l’aide et j’ai pu exprimer mes craintes. Le processus m’a permis de terminer mon lundi remplie d’appréciation et cela m’a donné un nouvel élan de confiance et d’énergie parce que je sais que mon équipe se soucie de moi et me voit pleinement.

Voici comment se passe ce type de rencontres et les bénéfices transformationnels qui en découlent :

  • Il y a d’abord une invitation. Tous les membres (anciens et nouveaux) sont invités à participer à la réunion;
  • Une question générative est formulée lors de la réunion. La nôtre était : « Quelle rétroaction pouvons-nous nous donner mutuellement suite à l’intégration des nouveaux membres au cours des derniers mois? »;
  • En termes de durée, nous avons alloué 80 minutes au cercle de discussion et 20 minutes pour discuter des suites et des actions à prendre;
  • Rôles détenus par les participant-e-s : faciliter, prendre des notes et être gardien(ne) du temps. Les notes sont très importantes pour documenter notre processus et pour permettre aux gens qui n’ont pas pu se joindre à nous d’avoir un accès aux informations en toute transparence.

Le processus

Nous procédons par cercle de discussion. La personne qui est prête à partager prend la parole, puis nous suivons l’ordre dont nous avons convenu s’il s’agit d’une réunion virtuelle (celle-ci l’était) ou l’ordre dans lequel nous nous sommes assis-es dans le cercle s’il s’agit d’une réunion en présentiel. Lorsque notre tour revient et que nous n’avons rien à ajouter, nous pouvons choisir de passer notre tour.

Grâce au facilitateur ou à la facilitatrice qui guide et prend soin de l’espace relationnel, nous parlons de nos expériences avec notre cœur. Nous partageons au sein du cercle avec la confiance d’être entendu-e-s et accepté-e-s pleinement avec tout ce que nous apportons.

Le bien-être organisationnel, c’est la guérison organisationnelle, et c’est une formidable porte d’entrée pour guérir notre société.

Pour vous qui vous considérez comme des leaders, quelle responsabilité voulez-vous assumer pour créer un meilleur environnement émotionnel et psychologique pour vous et pour les gens autour de vous? Pouvez-vous partager votre pouvoir et votre vulnérabilité? Pouvez-vous faire confiance aux autres et montrer aux autres comment vous faire confiance? Pouvez-vous vraiment demander ce dont vous avez besoin et vous sentir en sécurité en le demandant? Et pouvez-vous donner aux autres la même opportunité?

Et pour vous qui ne vous considérez pas comme des leaders, rappelez-vous de votre autonomie! N’oubliez pas que chaque jour vous donne la possibilité de faire un petit choix différent à la fois. Ces petits choix sont vos matériaux de construction pour un avenir meilleur, pour vous-même et pour les gens autour de vous.

Je me demande comment le monde changerait si les milieux de travail changeaient. Je me demande comment notre santé mentale et émotionnelle changerait si nous nous sentions entendu-e-s, apprécié-e-s et simplement à l’aise d’être qui nous sommes au travail.

Pouvez-vous imaginer les échos d’une telle transformation? Comment cela changerait-il votre vie et celle des personnes qui vous sont chères?

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3 stratégies pour changer la culture de votre milieu de travail en changeant vos réunions

Publication originale : Berrett-Koehler Publishers

 

Les réunions sont la colonne vertébrale de votre culture organisationnelle. Votre façon d’animer vos réunions en dit plus que vous ne le pensez sur le fonctionnement de votre organisation. Le fait est que les réunions sont un baromètre efficace pour mesurer comment performe votre organisation en termes de productivité, d’innovation et de travail d’équipe. Si vous rêvez d’avoir une organisation où les gens sont engagés, travaillent au maximum de leur créativité et de leur potentiel et partagent réellement les responsabilités, les réunions sont un lieu à faible risque où il est facile de cultiver ce rêve.

La plupart des gens trouvent que les réunions sont stressantes ou ennuyantes et n’y participent qu’à contrecœur. De fait, de nombreux indices suggèrent que les gens sont prêts pour quelque chose de nouveau. Quand les organisations arrivent à corriger leurs mauvaises habitudes qui étouffent la créativité, les réunions deviennent un levier idéal pour transformer des habitudes et des croyances fortement ancrées dans votre culture.

Nous vous présentons ici trois étapes faciles pour inviter tout le monde à se présenter à une réunion d’une façon différente et dans un esprit de collaboration. En suivant ces étapes, nous puisons dans notre pouvoir commun et notre créativité collective. Il s’agit d’une pratique, ce qui veut dire que vous n’y arriverez pas simplement en en parlant; vous devez vous mettre en action, réfléchir sur comment ça s’est passé, puis vous mettre de nouveau en action. C’est de cette façon qu’on change les habitudes. On ne doit pas s’attendre à ce que ça soit parfait du premier coup.

 

1. Identifier un objectif et une durée

Assurez-vous que votre groupe s’entende sur l’objectif et la durée de la réunion parce que les gens ont des attentes différentes qui peuvent générer de la confusion et de la frustration. Par exemple, une réunion de 60 minutes centrée sur la clarification des prochaines étapes d’un projet sera différente d’une réunion de 90 minutes où l’on vise à trouver des façons d’améliorer les relations entre les partenaires de projet. Si vous vous retrouvez dans une réunion dont l’objectif et la durée ne sont pas clairs, vous pouvez informer les organisateurs de vos attentes.

 

2. Cocréer judicieusement l’ordre du jour sur place

Aucun individu ne peut vraiment savoir tout ce qui devrait être abordé durant une réunion, et personne ne devrait avoir à gérer cela tout seul. Redistribuer la responsabilité d’établir l’ordre du jour peut se faire en mettant l’accent sur l’importance de prendre l’initiative. Le principe est le suivant : « Si vous voyez un sujet qu’il est important d’aborder, ajoutez-le à l’ordre du jour et animez la discussion sur ce sujet. »

Faites savoir au groupe quelle quantité du temps partagé et de l’attention collective vous requérez pour traiter votre sujet. Utiliser les quatre catégories de sujets ci-dessous permet de déterminer comment sera traité chaque sujet et peut renforcer la conscience intentionnelle au sein du groupe :

  • Annonces (quand vous désirez seulement que les gens vous écoutent);
  • Rétroaction (quand vous désirez écouter les autres);
  • Cocréation (quand vous désirez travailler sur quelque chose avec vos collègues);
  • Propositions et décisions (quand vous désirez en arriver à une décision collective sur un sujet).

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler un ordre du jour cocréé (conseil : utiliser un outil de travail collaboratif sur le Web, tel que Google Docs ou Asana, peut rendre les ordres du jour modifiables en direct très faciles à cocréer) :

 

Objectif de la réunion : les prochaines étapes de notre projet (60 minutes)

Catégorie Personne Sujet
Informations/annonces Hana

Ed

Mise à jour du calendrier

Relations avec les partenaires

Rétroaction/consultation Paul

Marina

Résultats des entrevues

Présenter notre nouveau service

Cocréer / travailler ensemble Hafid Idées pour la prochaine activité de consultation
Proposition / prise de décision Maria Embaucher des étudiants?

 

Gardez en tête qu’il n’y a pas de règle selon laquelle tout le monde doit être en mode conversation tout le temps. Vous pouvez être créatif par rapport à votre façon de présenter votre sujet à l’ordre du jour. Vous pouvez inviter les gens à réfléchir en silence pendant une minute avant un tour de table ou à se positionner physiquement dans la salle pour exprimer où ils se situent par rapport à la question. À vous de décider.

 

3. Animez la réunion avec des rôles

En tant qu’organisation, accordez une priorité à l’attribution des rôles de réunion. Entendez-vous sur qui sera l’animateur de la réunion, le gardien du temps et le preneur de notes. Il est également critique de faire une rotation de ces rôles régulièrement si vous voulez développer le leadership participatif. Définir une attente par rapport à cette flexibilité peut aider à rationaliser la manière dont les rôles sont attribués. Par exemple, on peut s’attendre à ce que tout le monde ait joué un rôle en particulier avant qu’une personne puisse le jouer une deuxième fois, ou encore à ce que les rôles soient attribués par rotation alphabétiquement selon le nom de famille.

L’animateur de la réunion se sert des liens naturels entre les sujets à l’ordre du jour et de l’énergie du groupe pour établir l’ordre dans lequel seront traités les sujets. Le gardien du temps aide les animateurs de la discussion pour chacun des sujets à respecter le temps qu’ils se sont eux-mêmes alloué, avec gentillesse et attention. Le preneur de notes documente les points essentiels : clarifications, propositions qui prennent forme, décisions qui sont prises, etc.

 

Bâtir une culture horizontale

Ces trois stratégies, employées conjointement, promeuvent une façon de travailler qui est collaborative et consciente. Le fait d’animer des réunions consciemment crée une culture de travail horizontale parce que les membres de l’équipe se sentent habilités, entendus et valorisés pour leurs contributions spécifiques, ce qui leur permet d’atteindre des objectifs plus larges et collectifs.

Le groupe assume une responsabilité partagée par rapport à ce qui est abordé, à comment c’est abordé et à la gestion du temps. Les réunions deviennent des espaces vivifiants, démocratiques et propices à la cocréation. Ceci est tout le contraire de la façon conventionnelle d’animer des réunions, où l’initiative appartient à une ou deux personnes seulement.

Il ne s’agit pas d’un « chacun pour soi » chaotique. Il s’agit du contraire, en fait. Des éléments structurants clairs permettent de s’auto-organiser efficacement.

 

Bâtir la confiance au sein de l’équipe

En réalité, il s’agit avant tout d’apprendre à faire confiance de nouveau. Ayez confiance que vos collègues feront preuve d’engagement et mettront des sujets à l’ordre du jour. Ayez confiance en la capacité des gens à partager le temps, et ayez confiance que les sujets pertinents pour aujourd’hui seront abordés. C’est réellement libérant.

Une fois que vous maîtriserez l’art d’animer ce genre de réunions, vous verrez les pratiques qui les sous-tendent commencer à influencer d’autres aspects du travail. Vous ferez valoir ce qui compte pour vous tout en faisant confiance aux autres pour qu’ils nomment ce qu’ils voient et fassent valoir ce qui compte pour eux. Vous serez plus apte à permettre à vos collègues de s’auto-organiser. Vous serez plus apte à puiser dans la diversité qui vous entoure. Tout ceci redonne de la vie au milieu de travail et insuffle de la flexibilité et de la fluidité à la culture qui le charpente. En fait, renouer avec notre capacité à se faire confiance mutuellement fait partie de notre cheminement collectif pour renouer avec notre humanité. Les organisations ont désespérément besoin de ceci en ce moment, et le monde aussi.

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L’avenir est dans les affaires comme communs | Samantha Slade | TEDxGeneva

Dans un monde où les modèles d’affaires changent et même si la notion traditionnelle du travail a perdu son adéquation avec les paradigmes actuels, Samantha Slade, innovatrice et pionnière dans les modèles organisationnels et commercials, présente une nouvelle organisation centrée sur la rémunération comme une conversation, la co-gouvernance, le partage et la collaboration.

Samantha est pasionnée par la transition vers les futurs paradigmes. Avec ses antécédents en anthropologie, elle est pionnière de nouveaux modèles et pratiques organisationnels. Il y a dix ans, elle a cofondé deux entreprises – Percolab, une société internationale de co-création et de co-design et Ecto, une coopérative de coworking dans sa ville natale, Montréal, Canada. Samantha travaille avec les gouvernements, les startups, les associations professionnelles et les fondations pour faire face à leurs défis complexes. Elle co-crée également des initiatives et des plateformes d’impact collectif basées sur les communs. Engagé dans les mouvements d’innovation sociale, Samantha écrit actuellement un livre – Horizon horizontal – Penser horizontal créer une organisation non hiérarchique, une pratique à la fois (qui sortira à l’automne 2018 avec les éditeurs Berrett-Koehler). Samantha croit que les organisations peuvent être un microcosme du monde dans lequel nous voulons vivre.

+ Pour en savoir plus à propos de son livre, visitez goinghorizontal.co 

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