DES IDÉES CONCRÈTES POUR CRÉER UNE ORGANISATION HORIZONTALE

Voici une copie du blogue du Congrès RH 2018 par l’Ordre des conseillers ressources humaines agrées (CRHA).

Qu’on parle de l’entreprise « libérée », « vivante » ou « autogérée », la tendance à viser des organisations moins ancrées dans un modèle hiérarchique est dans l’air du temps. Seulement, au-delà de l’idée, comment les CRHA peuvent-ils insuffler à l’organisation un état d’esprit plus « horizontal » ?

C’est la question qui sera au cœur d’un atelier-conférence donné le 24 octobre prochain par Lucie Marcoux, CRHA, consultante en gestion des compétences, et Samantha Slade, auteure et codirectrice de Percolab, dans le cadre du Congrès RH 2018.

Du principe à l’action

Samantha Slade aime comparer l’organisation au fonctionnement vertical à un rapport « parent-enfant ». « Quand un enfant se fait mal, il se tourne vers l’autorité parentale, dit-elle. Dans un mode de fonctionnement horizontal, on considère plutôt les employés comme une communauté d’adultes qui sont responsables et aptes à prendre des décisions. »

Dans le cadre de ses activités de consultation, Mme Slade a eu l’occasion de collaborer étroitement avec de nombreuses organisations, autant en Europe qu’en Amérique du Nord. De ces échanges avec des professionnels RH d’un peu partout, elle retient une chose : « Il y a un réel intérêt de la part des gens pour tout ce qui concerne le fonctionnement horizontal. Là où ça bloque, c’est qu’on a du mal à mettre en pratique ces idées dans l’entreprise. Les gens lisent beaucoup de livres, ça les inspire…, mais ils ne savent pas ce qu’ils pourraient faire lundi matin ! »

C’est dans cette optique que Samantha Slade a commencé à identifier des gestes concrets, des actions pour tendre vers l’horizontalité. C’est ce qu’elle a nommé les « 7 domaines de pratique », des principes qu’elle décrit dans son livre Going Horizontal – Creating a Non-hierarchical Organization, One Practice at a Time.

« Ces 7 domaines de pratique, explique-t-elle, ce sont les premiers pas accessibles aux organisations. Le premier domaine est l’autonomie, qui est tout de même le résultat d’une vision des employés : on les considère comme des humains capables de prendre des décisions… »

Le rôle du CRHA dans l’organisation horizontale

Selon Samantha Slade, les professionnels RH ont un rôle prépondérant à jouer dans un contexte où les organisations visent plus d’horizontalité dans leur fonctionnement.

« Par exemple, dit-elle, en ce qui concerne les relations entre les employés et la gestion des conflits : dans une organisation verticale, l’employé qui vit une problématique avec un collègue aura le réflexe d’aller voir son supérieur. Dans un fonctionnement horizontal, il faut créer un contexte où les employés pourront se considérer comme compétents et aptes à régler eux-mêmes leurs conflits. »

Déjà, insuffler au sein de ses équipes cette nouvelle façon de penser, c’est tout un défi !

« On verra ce que signifie concrètement l’horizontalité dans leurs pratiques RH, conclut Samantha Slade, qu’il s’agisse de la formation, des descriptions de postes, des systèmes de rémunération, etc. »

L’atelier-conférence du 24 octobre, Samantha Slade et Lucie Marcoux inviteront donc les participants à réfléchir aux enjeux propres à leur réalité.

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L’avenir est dans les affaires comme communs | Samantha Slade | TEDxGeneva

Dans un monde où les modèles d’affaires changent et même si la notion traditionnelle du travail a perdu son adéquation avec les paradigmes actuels, Samantha Slade, innovatrice et pionnière dans les modèles organisationnels et commercials, présente une nouvelle organisation centrée sur la rémunération comme une conversation, la co-gouvernance, le partage et la collaboration.

Samantha est pasionnée par la transition vers les futurs paradigmes. Avec ses antécédents en anthropologie, elle est pionnière de nouveaux modèles et pratiques organisationnels. Il y a dix ans, elle a cofondé deux entreprises – Percolab, une société internationale de co-création et de co-design et Ecto, une coopérative de coworking dans sa ville natale, Montréal, Canada. Samantha travaille avec les gouvernements, les startups, les associations professionnelles et les fondations pour faire face à leurs défis complexes. Elle co-crée également des initiatives et des plateformes d’impact collectif basées sur les communs. Engagé dans les mouvements d’innovation sociale, Samantha écrit actuellement un livre – Horizon horizontal – Penser horizontal créer une organisation non hiérarchique, une pratique à la fois (qui sortira à l’automne 2018 avec les éditeurs Berrett-Koehler). Samantha croit que les organisations peuvent être un microcosme du monde dans lequel nous voulons vivre.

+ Pour en savoir plus à propos de son livre, visitez goinghorizontal.co 

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Processus génératif de prise de décision

Processus génératif de prise de décisionLa prise de décision collective rendue efficace (oui, c’est possible!)

Prendre des décisions ensemble n’a pas besoin d’être long et pénible. La prise de décision par consentement peut aider les organisations à prendre des décisions collectives efficacement et judicieusement. Ce domaine reste cependant peu connu.

Chez Percolab, une compagnie de consultation internationale qui propulse l’innovation sociale et la collaboration, nous avons développé le Processus génératif de prise de décision, un outil basé sur le consentement élaboré à partir de la méthode de Prise de décision intégrative de l’Holacratie en y ajoutant la culture et les pratiques de l’Art de la rencontre (Art of Hosting). Nous l’utilisons toutes les semaines. Notre record est 19 décisions stratégiques en une heure!

Ce processus demande un hôte (facilitateur). Idéalement, cet hôte tourne entre les personnes. Chez Percolab, chacun peut faciliter ce type de processus et nous varions d’hôte de manière organique selon les jours.

Lorsqu’une organisation commencer à développer cette pratique, il peut être utile d’inviter un hôte externe pour une initiation au processus ou pour de l’accompagnement permettant de développer les capacités internes.

1. Maturité

La décision est-elle « mûre »? Le contexte est-il clair? Est-ce qu’il y a de l’information ou des données qui doivent être rassemblées? Est-ce qu’une conversation ouverte pourrait aider à progresser vers la maturité?

Trucs pour l’hôte : Il sera peut-être nécessaire d’offrir au groupe une ou deux conversations ouvertes pour arriver à la maturité (ex. : Je vais bloquer une période de dix minutes pour qu’on explore le sujet en question). Offrez des périodes supplémentaires de discussion si nécessaire. Vous arriverez peut-être à la conclusion que la décision n’est pas mûre et c’est OK. Écoutez profondément, et quand vous sentez qu’il y a une proposition possible, c’est le moment. Invitez le groupe à passer à la prochaine étape.

2. Proposition version I

Invitez le groupe – l’un de vous souhaite-t-il faire une proposition initiale? Cela aidera le groupe à avancer et il y aura plusieurs opportunités d’affiner la proposition ensemble.

Trucs pour l’hôte : Aider le proposant à rédiger sa proposition, idéalement en une seule phrase. Évitez que la proposition se démultiplie. Assurez-vous que la proposition est visible de tous (séparée du porteur lui-même) et répétez-la à haute voix.

3. Clarifications

À cette étape, le groupe peut poser des questions de clarification au porteur de la proposition. Le porteur a deux options de réponse – i) Répondre à la question ou ii) Dire « non spécifié » si la réponse est inconnue.

Trucs pour l’hôte : Si quelqu’un parle sans poser de questions (ex. : une réaction), rappelez-lui que la phase est aux questions, que les réactions viendront ensuite. Assurez-vous que toutes les questions sont dirigées au proposant et que personne d’autre n’intervient. Cadrez afin que le porteur réponde aux questions et ne parle pas d’autre chose (soyez ferme!). Sentez quand la période de clarification est sur le point de finir (ex. : les gens sont prêts à réagir).

4. Réactions

Il est obligatoire d’exprimer ses réactions vis-à-vis de la proposition (outre le porteur); toutes les voix et perspectives ont besoin d’être entendues. Le proposant écoute avec attention et prend des notes. Il rédigera ensuite une nouvelle version de la proposition.

Trucs pour l’hôte : Commencez avec la personne ayant la réaction la plus émotive et tournez dans le cercle jusqu’à ce que tout le monde ait partagé ses réactions. Assurez-vous qu’elles ne se font pas sur le porteur de proposition mais sur la proposition elle-même. Intervenez si nécessaire.

 

5. Proposition version II

Le porteur formule une nouvelle version de la proposition à la lumière de tout ce qui s’est dit. L’hôte s’assure que la proposition est lisible et visible de tous et la lit à haute voix.

Trucs pour l’hôte : Si vous sentez que le porteur de proposition souhaite garder la première version, rappelez-lui que c’est possible. S’il vous semble qu’il a besoin d’aide pour la réécriture, rappelez-lui qu’il est possible de demander de l’aide; toutefois, ne vous précipitez pas pour le dire.

6. Objections

Une objection doit exprimer un risque ou un recul pour l’organisation/initiative. Toutes les objections sont adressées à l’hôte qui décide si l’objection est valide ou non. Quand une objection est validée, le porteur de proposition doit l’intégrer dans une nouvelle proposition. (Ensuite le tour d’objections est répété).

Trucs pour l’hôte : Parfois des préoccupations personnelles sont exprimées qui, en fait, ne posent pas de risques pour l’organisation. Il faut différencier les deux. S’il y a du flou n’hésitez pas à demander l’aide du groupe. C’est la partie la plus difficile du processus pour l’hôte.

7. Confirmation visuelle

Chacun confirme visuellement qu’il peut « vivre avec cette décision » en levant le pouce. Ça permet au groupe de voir que tout le monde est à bord. C’est difficile de lever le pouce si on n’est pas en phase avec la décision, par exemple si quelqu’un cherche ses mots pour exprimer une idée importante et ne l’a pas encore faite ou s’est désengagé avec le processus, tout le monde le saura.  Si quelqu’un ne lève pas son pouce, le groupe doit retourner à la partie du processus qui n’a pas été pleinement traitée.

Note : Il est bon d’avoir une culture de confirmation visuelle – le processus peut ensuite être accéléré. Quelqu’un pourrait faire une proposition et on passe directement à la confirmation visuelle pour voir si tout le monde peut vivre avec cette proposition.

Trucs pour l’hôte : Ce n’est pas un conseil de décision et ce n’est pas l’opportunité de baisser les pouces pour reprendre le processus.  C’est simplement une confirmation visuelle. Si le processus s’est bien déroulé tous les pouces sont levés. Si quelqu’un peine à s’exprimer, avec soin, offrir du soutien et laisser tout le monde savoir que toute information est importante. 

Ceci résume le procédé. Pour conclure, un peu comme pour jouer au piano, ne vous attendez pas à tout réussir parfaitement du premier coup. Il faut effectivement un petit peu de pratique.

Traduction par Laurence Leduc-Primeau

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Facilitation graphique pour l’industrie française du futur

Client : OPEO cabinet-conseil (www.opeo-conseil.fr)
Localisation : Paris
Durée : Évènement ponctuel, 1 jour
Facilitatrices graphiques : Fanny Monod-Mitrev et Mélanie Lacayrouze

 

Contexte

OPEO a organisé les « Rencontres de la Compétitivité industrielle » en partenariat avec BPI France.
L’intention de l’événement était de mettre de avant l’industrie française du futur, en présentant les avancées et innovations, afin de redonner confiance et motivation aux acteurs du secteur. L’évènement était constitué de plusieurs temps de conférences, de débats et de questions-réponses avec le public, et également d’un temps plus participatif. Ce temps avait lieu pendant la pause déjeuner avec la présentation de 5 startups et de leurs innovations sur les 4 aspects de l’industrie du futur soit : l’écologie, la technologie, le management et l’excellence opérationnelle. Pour les rencontres du 30 novembre 2017, Opéo a sollicité Percolab pour assurer la facilitation graphique de l’événement par des fresques.

 

Démarche et rôle de percolab

La structure de l’événement et les contraintes logistiques étaient:
  • 5 thématiques abordées au travers de 6 temps de conférences avec une grande variété d’intervenants,
  • Des temps de pause assez courts, y compris pour le déjeuner du fait des présentations des « startups »,
  • Impossibilité d’afficher sur les murs de la salle de conférences, dans les couloirs ou dans la salle de déjeuner,
  • Durée d’une journée de 8h30 à 17h en continu.
Nous avons élaboré le plan de facilitation graphique suivant:
  • La réalisation de 9 fresques, dont 1 pour la présentation, 6 correspondant au temps de conférence, 1 sur les retours des participants lors du repas et 1 pour la synthèse générale.
  • Les titres ont été co-définis avec le client, en cohérence avec le programme de l’évènement.
  • Un micro-trottoir auprès des participants sur leurs ressentis « Qu’est-ce que vous êtes venus chercher et qu’est-ce que vous avez trouvé ?« 
  • L’exposition autoportée des fresques sur table dans les espaces communs
  • Une diffusion via nos profils sur les réseaux sociaux
  • Prise de photos de qualité de toutes les fresques pour la communication future.

Impacts

Les fresques ont été exposées à la mi-journée et en fin de journée, lors des moments conviviaux. Cette mise en place a permis à notre travail d’être le support d’échanges sur les thèmes, et les fresques ont été photographiées par de nombreux participants, au fil et à la fin de l’événement. Utilisées par l’agence de communication avec leurs réseaux sociaux, les fresques ont permis de communiquer autour de l’évènement aux personnes non présentes. Les fresques via le mot-clef #RCI2017 ont notamment été partagées et appréciées plus d’une centaine de fois sur Twitter.
La mise en place d’un code couleur par thématique a permis de faciliter la compréhension des sujets au fil des fresques. Cela a donné une vue d’ensemble visuelle et claire pour se repérer à travers la richesse du contenu. 
Les fresques ont aussi servi de support pour les participants et les organisateurs.
La 9e et dernière fresque de la journée a été pensée sous la forme d’un « key take away », c’est-à-dire une synthèse des thèmes abordés dans l’évènementLa fresque sur les ressentis a eu pour fonction de prendre la température sur les attentes et la satisfaction des participants au cours de l’événement.
Par la suite, les photos de toutes les fresques retravaillées par des logiciels de retouche ont été envoyées au client. Elles serviront pour démarcher de nouveaux partenaires, communiquer dès maintenant sur le prochain événement et en améliorer les contenus.


Témoignage

« En revoyant les fresques plus en détail, je me rends compte de votre capacité à avoir su intégrer les sujets à la vitesse de l’éclair et en plus à les rendre beaux et dynamiques. Un tout grand merci pour votre intervention et ce super rendu, nous ne manquerons pas de diffuser cela rapidement ! » – Odile Ricour, Responsable Développement OPEO

 Galerie des réalisations


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Guide des compétences pour emmener un domaine vers son futur

Contexte

Le guide des compétences est un outil névralgique pour l’ensemble des professionnels québécois en ressources humaines (formation, accréditation, inspection et développement professionnel). Pour la première fois de son histoire, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) aborde le renouvellement de cet outil en mode co-création afin de produire un guide qui répond aujourd’hui aux besoins de ses membres tout en portant la profession vers son futur.

Rôle de Percolab

Percolab a conçu une démarche de co-création sur mesure pour l’occasion – ancrée dans l’écoute du milieu et nourrie par d’autres guides de compétences et des cadres conceptuels, tout en étant soutenue par un processus d’accompagnement et de création de sens.


La démarche, radicalement créative, a permis, dans un premier temps, d’explorer l’utile existant et de révéler les possibles et les rêves, tant au niveau du contenu que du format.

Dans un deuxième temps, une série d’ateliers en mode itératif a mené la communauté à travailler sur le guide à mesure qu’il se construisait.

Dans un troisième temps, des auditoires spécifiques ont été ciblés afin de plonger en profondeur sur certains aspects du guide. Pour tenir toute cette démarche, et particulièrement l’arrivée et le départ de participants, une stratégie visuelle avec une fresque évolutive venait appuyer et expliciter l’avancement des travaux en intégrant le travail fait. 

Environ 200 participants ont contribué aux différentes étapes de la démarche.

Les ateliers, la facilitation et la production des visuels étaient de la responsabilité de Percolab, alors que la stratégie, la rédaction et la présentation des résultats ont été conçues en co-création avec le client.

Impacts de notre intervention

Un guide de compétences simplifié, pratique, qui va à l’essentiel;

  • Qui a l’adhésion et la fierté de la communauté RH, et sera largement utilisé, de l’inspection jusqu’aux professionnels en ressources humaines;
  • Qui sera présenté comme un exemple de guide de compétences à d’autres ordres professionnels au Canad a et dans le monde;
  • Qui intègre deux nouveaux domaines de compétences, une innovation importante.

 

 

 

Fresque évolutive par Paul Messer de Percolab

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Principes et processus de co-conception d’événements auto-organisés

C’est plus facile que ça en a l’air. Si vous organisez des événements, cet article est pour vous.

La communauté internationale Art of Hosting a développé une manière différente de concevoir des rencontres avec un modèle sous-jacent peaufiné et expérimenté dans le monde entier depuis plus de 20 ans. Quel que soit le sujet, des méthodes de collaboration à la gestion de l’eau, en passant par les questions financières, il est possible de concevoir, d’organiser et de rencontrer la saveur et la sensation de la vie, parce qu’elles sont le résultat de ce modèle sous-jacent.

Les participants et les organisateurs ne voient pas nécessairement les coulisses (comment l’équipe d’accueil travaille ensemble pendant la conception / préparation et au-delà) bien que tout le monde sente que ce travail existe. À maintes reprises, ce modèle a permis aux groupes d’expérimenter un système opératoire fonctionnel et auto-organisé, de vivre une expérience vivifiante, d’accéder à un apprentissage en profondeur et de faire du bon travail. Un ami avec des décennies d’organisation d’événements l’explique comme une mise à jour du logiciel système avec lequel nous travaillons depuis longtemps; une version 2.0, si vous voulez. Ce qui suit est ma tentative de partager ce modèle d’une manière pratique et utile, sans le réduire à une simple recette à suivre. Le modèle contient une conscience et une sagesse profondes, et j’espère que je lui rend honneur. Cela commence avec trois principes.

Il est sage qu’une équipe de facilitation passe du temps ensemble juste avant un événement. Ce temps dépendra d’éléments tels que la durée de la rencontre, la familiarité entre les membres de l’équipe, les défis et les risques. Typiquement, pour un événement de trois jours, l’équipe d’accueil passera un ou deux jours ensemble avant. Pour une réunion très courte, ce temps sera plus court.


Principe 1: Conception adaptative – Attendre le plus près possible du rassemblement / de la formation pour concevoir le programme

Certains aspects liés à l’organisation d’un rassemblement ou d’une formation peuvent et doivent être faits bien avant l’événement, tels que le lieu, la nourriture, l’aménagement de l’espace, l’hébergement, le budget, l’inscription, la communication. Ce que l’équipe fait également en amont, c’est de mieux connaître le contexte et de mieux se connaître, pour devenir une véritable équipe. Quant à la conception du programme même, si nous voulons qu’il soit vraiment en lien avec le contexte et réponde aux besoins qui se rattachent à la rencontre, à des changements minimes au niveau local et au-delà, arrivant toujours juste avant le premier jour de la rencontre, alors il est logique de travailler la programmation juste avant l’événement.

Avertissement amical: Nous sommes tellement habitués à développer nos programmes des mois avant les événements, qu’attendre juste avant celui-ci peut générer un certain niveau d’anxiété.

Principe 2: Un contenant fort – Donner de l’importance au champ invisible qui tient une réunion

Si nous voulons que nos rassemblements soient puissants, aient de la profondeur et soient fluides, alors nous devrons accorder du temps et de l’espace pour construire ce que nous appelons, faute d’un meilleur mot, «un champ relationnel» ou «un contenant solide». C’est le champ invisible qui contient le potentiel d’un groupe. C’est la présence collective et la qualité des relations entre les membres de l’équipe qui font la qualité de ce champ. Fort et sain, il facilitera les conversations génératives, les changements de paradigmes et les connexions profondes. Avec ce champ invisible et puissant, l’équipe d’hôtes restera sauve même si l’événement est orageux. Cela veut dire prendre du temps pour être ensemble, jouer, chanter, cuisiner, partager le silence, tout ce qui peut créer de la fluidité. C’est ainsi que l’amitié et la familiarité grandissent. Être en bonne relation avec soi-même et avec les autres nous ouvre à la diversité des autres et nous aide à en tirer profit.

Avertissement amical: Nous sommes tellement habitués à gérer le temps pour être performants que donner du temps et de l’espace pour être ensemble peut causer de l’anxiété.

Principe 3 : —  Apprentissage profond, auto-organisation et communauté de pratique – Pratiquer notre propre médecine

Chaque séance de travail durant la préparation est un micro-exemple de ce qui est à créer. La façon dont vous imaginez l’événement devrait apparaître pendant ce temps de préparation. Si vous voulez que les participants récoltent en ligne, l’équipe devrait commencer à le faire pendant les jours de conception. Pratiquez avec l’équipe avant et vous serez à l’aise durant l’événement. La pratique contribue à la qualité « du contenant ». Si nous voulons que les participants fassent l’expérience d’un apprentissage approfondi, l’équipe doit être en mode apprentissage profond, dans ses zones de vulnérabilité. Si l’équipe se fait confiance et se propose d’expérimenter durant la rencontre, au-delà de ses peurs, avec le soutien des autres, alors nous modélisons cela pour l’ensemble de l’événement. Il y a de la vie dans nos tremblements et c’est ça faire partie d’une communauté de pratique.

Avertissement amical : Nous sommes tellement habitués à nous montrer avec notre expertise qu’il peut être inconfortable de révéler nos zones vulnérables.

Comment pouvons-nous concevoir ensemble?

Quand nous arrivons enfin à la conception de l’événement en question, notre réflexe est de sauter dedans directement. Avancez lentement et dans l’ordre ci-dessous. En passant par ces étapes, ce qui est nécessaire en terme de design se révélera. Incarnez les principes décrits ci-dessus pendant le temps de conception de votre événement.

Besoin, but et participants
Prenez le temps de renforcer le lien avec le besoin sous-jacent à l’événement et donc avec l’intention. L’intention étant notre leader invisible, elle doit être clairement portée par toute l’équipe. L’appel initial à l’événement s’est fait avec cette intention, il devrait en être de même avec la conception. L’intention est au centre du travail.

Apprentissages de l’équipe
Quelle est l’intention ou zone d’apprentissage souhaitées par chaque personne dans l’équipe? Si nous voulons faciliter l’apprentissage ensuite, nous devons être en mode apprentissage nous-mêmes. Si nous incarnons le travail, nous le renforçons.

Écoute sensible
Prenez le temps de comprendre le contexte, les personnes qui viendront, ce qui se passe en ce moment pour être plus à l’écoute et mieux répondre à ce qui est nécessaire. Écoutez avec tous vos sens, à tous les niveaux.

Extrants – Agir plus judicieusement pour le monde
Un bon travail devrait toujours donner de vrais résultats. Les Indiens Hopi disent: « Est-ce que ça va faire pousser du maïs pour le peuple? ». Que va créer la rencontre qui sera utile au monde?

Le lieu
Le lieu peut soutenir la qualité de l’événement. Quand est-il possible de passer du temps sur le site? Connectez-vous au lieu et ressentez ce qu’évoque pour vous l’espace. Comment l’événement peut-il se servir au mieux du lieu? Y a-t-il des possibilités en extérieur? Imaginez l’espace et la beauté qui se déploient. Embrasser les contraintes qui vont avec.

Rappel amical: Ce n’est pas ou l’un ou l’autre, vous avez autant besoin de capacités d’analyse et de planification que de nombreuses compétences non techniques.

Comment concevoir pour l’auto-organisation?

Lorsque vient le temps de concevoir l’événement, les mêmes principes s’appliquent.

1) Clarifier les responsabilités / équipes
Si l’événement se poursuit sur quelques jours, créez des sous-équipes. Une bonne façon de s’y prendre est d’organiser une sous-équipe pour chaque journée, une pour l’espace et la beauté et une autre pour documenter (récolter). Il peut être utile d’identifier un lieu spécifique pour chaque sous-équipe; Cela permet de voir clairement si les personnes sont dans une seule ou plusieurs équipes. Quand il est temps de décider qui fait quoi, dans un cadre auto-organisé, il est important que chaque personne choisisse pour elle-même. Il peut être utile d’inviter les gens à réfléchir sur leur offre et leurs limites d’apprentissage avant de placer des stylos sur la table pour qu’en silence, tout le monde écrive son nom là où il pense qu’il devrait être. Il est important de noter que les équipes ont un rôle de supervision des tâches, et non d’exécution de toutes les activités et du travail de la journée.

2) Clarifier le flux et la structure
Chaque équipe passe du temps à concevoir le flux des activités dont elle a la responsabilité. Il n’est PAS encore temps de creuser dans la conception de chaque activité, seulement d’identifier le flux d’activités (par exemple quels seront les hôtes, les coachs, les participants) et le nombre pour chacun. Ensuite, pour s’assurer que toutes les parties travaillent ensemble, les équipes partagent leur structure et leurs activités et reçoivent des commentaires. Les points de friction et les angles morts seront révélés. Les équipes disposent alors d’un peu de temps pour produire une seconde version de leur flux et de leurs activités si nécessaire. Le groupe revient ensuite en entier pour se mettre d’accord sur le design. De cette façon, tout le monde est conscient et à l’appui de la conception globale.

3) Conception des activités
Seulement maintenant, chaque personne identifie les activités / rôles dont elle sera responsable, individuellement ou en équipe. Maintenant, chaque activité peut être conçue en détail. Celles du premier jour auront la priorité. Certaines seront prêtes avant l’événement et d’autres seront conçues pendant l’événement avec (certains des) participants (pendant les pauses ou le soir).

4) Invitation à
Lors de la première matinée de l’événement, les participants sont invités à proposer leurs propres activités ou à se proposer dans le cadre de la structure mise en place par l’équipe. Cette structure tient l’espace afin que la facilitation/ l’accueil (hosting en anglais) et la documentation / la récolte puissent se faire avec la large participation de tous, de manière ouverte et flexible. Quand le travail de préparation a été fait – en prenant soin de tous les détails  – les principes décrits ci-dessus permettent à cette structure lâche d’être tenue avec qualité et rigueur. Cela peut sembler chaotique mais la liberté pour participer est maintenue par un conteneur qui soutient la cohérence, l’alignement et la liberté. Cela nous permet de nous ouvrir à ce qui est possible et vivant. C’est ainsi que nous nous organisons entre nous.

L’Art of Hosting (Art d’accueillir des conversations qui comptent en français) crée un système d’exploitation auto-organisé, un espace de possibilités, une profondeur d’apprentissage et une qualité de connexion humaine qui souvent nous échappent dans d’autres types de réunions ou rassemblements. Dans le monde entier des événements sont organisés de cette manière avec beaucoup de succès, des institutions européennes aux associations de quartiers, des entreprises aux réseaux professionnels.


Pour savoir plus sur l’Art of Hosting

Merci à Denis Cristol pour la traduction de l’anglais.

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