Démarche d’accompagnement co-créatif pour la prévention de la santé et sécurité au travail

Contexte

Le Secrétariat Général des Affaires Régionales (SGAR) Occitanie est une instance institutionnelle relevant de l’autorité de la Préfecture de Région donc du Ministère de l’Intérieur français. Ses actions sont transversales et interministérielles, notamment en apportant un soutien aux Ministères et Services dans leur fonctionnement, l’organisation de formations et l’appui à la mise en œuvre des politiques sociales internes.

Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels est un document devant être rempli par un service pour diagnostiquer les risques professionnels présents au moment de l’évaluation. Il est ensuite laissé le soin aux équipes de trouver des solutions aux risques identifiés. Ce document fait l’objet d’une obligation mais sans sanction. Sa forme n’étant pas définie et le travail pour le réaliser pouvant être rébarbatif, sa mise en œuvre n’est pas évidente. De plus, son sujet étant la prévention de la santé et de la sécurité au travail, ce document peut être l’objet de divergences politiques et relationnelles au sein des services. Il peut également cristalliser les tensions dans un contexte de restructuration, fusion et remise en question d’un système hiérarchique strict à l’heure de l’injonction de l’innovation.

 

 

Pour pallier à ces obstacles et réellement donner lieu à une culture et des actions de prévention, le SGAR Occitanie a sollicité un fond d’innovation pour mener des actions spécifiques auprès des agents et concernant le Document Unique. L’objectif était de réaliser des outils graphiques, sans coût d’impression (format A3 maximum) permettant de remplir et utiliser le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), afin que celui-ci soit vivant, utile et collaboratif.

 

Rôle de Percolab

  • Mise en œuvre de la démarche de design thinking
  • Design des 10 ateliers collectifs
  • Facilitation des ateliers et rédaction des comptes-rendus synthétiques et visuels
  • Compte-rendus des différentes étapes et prises de décisions collectives
  • Capture graphique des conversations-clefs et points d’avancement importants
  • Réalisation infographique des outils : vidéo dessinée, fascicule, canevas, jeu et site internet
  • Co-facilitation de la présentation officielle

Démarche

Afin de vérifier le diagnostic de la commanditaire, nous avons réalisé une série d’entretiens avec une quinzaine d’acteurs de la prévention : assistants et conseillers de prévention, inspecteurs santé et sécurité au travail, assistantes sociales. Nous avons ensuite précisé et validé la problématique lors d’une première demi-journée avec un groupe de participants.

Une première série de 5 ateliers a ensuite mis en œuvre les phases de créativité, de prototypage et de test des premiers outils. Puis, lors d’un second cycle de 4 ateliers, de nouvelles phases de prototypage ont été réalisées, en invitant les autres acteurs concernés : médecins de prévention, chefs de service, représentants syndicaux et autres agents.

Les ateliers ont pu bénéficier d’un noyau dur de participants, indispensable face à l’important renouvellement des membres du groupe du fait du rythme soutenu de la démarche et des contraintes d’agenda de chacun. C’est un groupe mouvant que nous avons accompagné. Parfois, compte tenu de la charge émotionnelle liée à la santé et sécurité au travail et de l’arrivée de nouveaux participants assez tardivement dans la démarche, une approche médiation a pu être nécessaire.

Le design flexible des ateliers nous a permis de continuer à avancer à chaque étape tout en accueillant les contextes de chacun. La démarche a porté ses fruits, les agents ont révélé une créativité et un dévouement à la cause de la prévention qui ont permis l’éclosion et la finalisation de nombreux outils.

Résultats

  • Une communauté de « préventeurs » mobilisés autour des outils réalisés
  • Une vidéo ludique expliquant les principes généraux de la prévention avec la mascotte Ecurisk
  • Un fascicule graphique expliquant le fonctionnement et les bienfaits du Document Unique
  • 4 canevas pour compléter facilement et en équipe le Document Unique
  • Un jeu de cartes avec plateau pour apprendre en jouant les principes de prévention
  • Un site internet réunissant l’ensemble des outils réalisés, ainsi qu’une importante banque de fichiers liés à la prévention : https://prevention-etat.jimdofree.com/

Impacts

Des agents remotivés par leur métier, des « préventeurs » qui ne sont plus seuls dans leur mission, une série d’outils adaptables et modifiables en fonction des contextes et des missions.

Une stratégie de communication en or portée par les différents acteurs.

L’intégration des bonnes pratiques de facilitation et du travail en collectif par la vingtaine de participants réguliers aux ateliers.

Témoignage d’un participant lors de la présentation

C’est génial ces outils, c’est exactement ce dont nous avions besoin, nous devions justement refaire notre Document Unique, nous allons tous les utiliser !

Domaines : | | | | | |
Secteurs d'activités : gouvernement
Méthodes et outils : | | | |

Processus de concertation nationale sur les dynamiques littorales

Contexte

Les côtes attirent toujours plus d’habitants tandis que les risques littoraux sont accentués par le changement climatique et la montée du niveau des mers. Aménager différemment les territoires littoraux pour mieux prendre en compte ces évolutions devient urgent. Or, le cadre juridique reste fragmentaire du fait entre autres, de la diversité des acteurs impliqués et une multiplicité des domaines impactés. Cela rend difficile l’émergence de positions convergentes et concertées concernant la gestion du trait de côte alors qu’il est essentiel de pouvoir croiser les différents points de vue.

Rôle de Percolab

  • Participation à et co-animation des sessions de travail du comité de pilotage
  • Préconisations logistiques et d’organisation du processus de concertation
  • Design de la journée de lancement le 5 février 2018, des 10 journées d’ateliers entre mars et juin et de la journée de restitution le 13 septembre en concertation avec l’équipe AMO constituée d’un cabinet d’avocats et d’une agence d’urbanisme spécialisée dans l’aménagement littoral.
  • Co-facilitation de l’ensemble
  • Synthèse des résultats des ateliers pour élaborer les documents de restitution et les préconisations pour l’écriture de la future proposition loi littoral pour l’automne.

Démarche

Le processus de concertation s’est appuyé sur une étude approfondie, faite en amont par le cabinet d’avocats, de deux documents : le projet de loi « adaptation des territoires littoraux au changement climatique » d’une part, et un programme d’actions mené par le ministère entre 2012 et 2015.

La journée de lancement a été bâtie pour valider (ou pas) les axes de travail soulevés par cette analyse préalable et proposer d’emblée une méthodologie résolument participative pour donner le ton à l’ensemble du processus.

De manière générale, nous avons conçu chaque atelier sur la base des résultats du précédent, dans une approche laissant une large place à l’émergence, avec le postulat que tout pouvait être remis en cause par les participants à chaque fois.

Afin de leur permettre de pouvoir « plonger » et vivre ce processus d’émergence, nous avons décidé d’organiser 5 ateliers de 2 jours et non 10 d’une seule journée. Le design sur deux jours nous a permis de faire « descendre » la quarantaine de personnes présentes lors de chaque atelier, dans la divergence de leur points de vue, puis de faire émerger des idées, élaborées ensuite dans des scénarios d’usage, des prototypes d’action, des préconisations pour la future proposition de loi, le tout repris dans les synthèses et les livrables, disponibles sur une plateforme numérique dédiée.

L’enjeu était double : emmener à la fois l’équipe AMO et les participants dans des processus participatifs : avec l’équipe, pour bâtir le design de chaque atelier, les faciliter en laissant le maximum de place à l’expression de chacun et avec les participants pour soulever le maximum de questions et d’idées novatrices dans un contexte de sentiment d’urgence face au changement climatique.

Suites et Apprentissages

La secrétaire d’Etat du ministère dans son allocution de clôture le 13 septembre a repris les conclusions issues du processus de concertation pour mener à bien ce chantier colossal. Le ministère a entériné le besoin des acteurs de se retrouver, à minima une journée par an, sur un mode participatif pour faire le point et continuer à échanger. La date de cette prochaine rencontre sera fixée pour le 2è trimestre 2019. Une véritable dynamique s’est en effet construite au fil des ateliers entre les 354 personnes ayant participé à ce processus. Un nouvel appel d’offre est lancé pour animer cette communauté, coordonner et renforcer du national au local, la communication.

Pour nous, ce processus de concertation aura été l’opportunité de mettre en œuvre avec succès nos méthodes avec une équipe d’assistance à maîtrise d’ouvrage diverse et peu préparée au départ à ces nouvelles façons de faire.

Ce fut aussi, la découverte concrète de l’impact énorme de la montée de l’eau sur tous les territoires littoraux. Il n’y a pas de planète B, nous le savions ; avec ce projet, nous l’avons touché du doigt.

 

«  s’il fallait mettre bout à bout tout ce que les ateliers m’ont apporté, il me faudrait écrire un livre ! »

« vous m’avez ouvert à un univers tout entier ; impossible de revenir en arrière »

 

Client : Ministère de la transition écologique et solidaire, direction de l’aménagement, du logement et de la nature

Localisation : France

Durée : 9 mois

Équipe : Percolab France en partenariat avec l’agence étrangeOrdinaire

 

Domaines : | | | | | |
| |
Secteurs d'activités : gouvernement

Méthodes et outils : | | | |

Principes et processus de co-conception d’événements auto-organisés

C’est plus facile que ça en a l’air. Si vous organisez des événements, cet article est pour vous.

La communauté internationale Art of Hosting a développé une manière différente de concevoir des rencontres avec un modèle sous-jacent peaufiné et expérimenté dans le monde entier depuis plus de 20 ans. Quel que soit le sujet, des méthodes de collaboration à la gestion de l’eau, en passant par les questions financières, il est possible de concevoir, d’organiser et de rencontrer la saveur et la sensation de la vie, parce qu’elles sont le résultat de ce modèle sous-jacent.

Les participants et les organisateurs ne voient pas nécessairement les coulisses (comment l’équipe d’accueil travaille ensemble pendant la conception / préparation et au-delà) bien que tout le monde sente que ce travail existe. À maintes reprises, ce modèle a permis aux groupes d’expérimenter un système opératoire fonctionnel et auto-organisé, de vivre une expérience vivifiante, d’accéder à un apprentissage en profondeur et de faire du bon travail. Un ami avec des décennies d’organisation d’événements l’explique comme une mise à jour du logiciel système avec lequel nous travaillons depuis longtemps; une version 2.0, si vous voulez. Ce qui suit est ma tentative de partager ce modèle d’une manière pratique et utile, sans le réduire à une simple recette à suivre. Le modèle contient une conscience et une sagesse profondes, et j’espère que je lui rend honneur. Cela commence avec trois principes.

Il est sage qu’une équipe de facilitation passe du temps ensemble juste avant un événement. Ce temps dépendra d’éléments tels que la durée de la rencontre, la familiarité entre les membres de l’équipe, les défis et les risques. Typiquement, pour un événement de trois jours, l’équipe d’accueil passera un ou deux jours ensemble avant. Pour une réunion très courte, ce temps sera plus court.


Principe 1: Conception adaptative – Attendre le plus près possible du rassemblement / de la formation pour concevoir le programme

Certains aspects liés à l’organisation d’un rassemblement ou d’une formation peuvent et doivent être faits bien avant l’événement, tels que le lieu, la nourriture, l’aménagement de l’espace, l’hébergement, le budget, l’inscription, la communication. Ce que l’équipe fait également en amont, c’est de mieux connaître le contexte et de mieux se connaître, pour devenir une véritable équipe. Quant à la conception du programme même, si nous voulons qu’il soit vraiment en lien avec le contexte et réponde aux besoins qui se rattachent à la rencontre, à des changements minimes au niveau local et au-delà, arrivant toujours juste avant le premier jour de la rencontre, alors il est logique de travailler la programmation juste avant l’événement.

Avertissement amical: Nous sommes tellement habitués à développer nos programmes des mois avant les événements, qu’attendre juste avant celui-ci peut générer un certain niveau d’anxiété.

Principe 2: Un contenant fort – Donner de l’importance au champ invisible qui tient une réunion

Si nous voulons que nos rassemblements soient puissants, aient de la profondeur et soient fluides, alors nous devrons accorder du temps et de l’espace pour construire ce que nous appelons, faute d’un meilleur mot, «un champ relationnel» ou «un contenant solide». C’est le champ invisible qui contient le potentiel d’un groupe. C’est la présence collective et la qualité des relations entre les membres de l’équipe qui font la qualité de ce champ. Fort et sain, il facilitera les conversations génératives, les changements de paradigmes et les connexions profondes. Avec ce champ invisible et puissant, l’équipe d’hôtes restera sauve même si l’événement est orageux. Cela veut dire prendre du temps pour être ensemble, jouer, chanter, cuisiner, partager le silence, tout ce qui peut créer de la fluidité. C’est ainsi que l’amitié et la familiarité grandissent. Être en bonne relation avec soi-même et avec les autres nous ouvre à la diversité des autres et nous aide à en tirer profit.

Avertissement amical: Nous sommes tellement habitués à gérer le temps pour être performants que donner du temps et de l’espace pour être ensemble peut causer de l’anxiété.

Principe 3 : —  Apprentissage profond, auto-organisation et communauté de pratique – Pratiquer notre propre médecine

Chaque séance de travail durant la préparation est un micro-exemple de ce qui est à créer. La façon dont vous imaginez l’événement devrait apparaître pendant ce temps de préparation. Si vous voulez que les participants récoltent en ligne, l’équipe devrait commencer à le faire pendant les jours de conception. Pratiquez avec l’équipe avant et vous serez à l’aise durant l’événement. La pratique contribue à la qualité « du contenant ». Si nous voulons que les participants fassent l’expérience d’un apprentissage approfondi, l’équipe doit être en mode apprentissage profond, dans ses zones de vulnérabilité. Si l’équipe se fait confiance et se propose d’expérimenter durant la rencontre, au-delà de ses peurs, avec le soutien des autres, alors nous modélisons cela pour l’ensemble de l’événement. Il y a de la vie dans nos tremblements et c’est ça faire partie d’une communauté de pratique.

Avertissement amical : Nous sommes tellement habitués à nous montrer avec notre expertise qu’il peut être inconfortable de révéler nos zones vulnérables.

Comment pouvons-nous concevoir ensemble?

Quand nous arrivons enfin à la conception de l’événement en question, notre réflexe est de sauter dedans directement. Avancez lentement et dans l’ordre ci-dessous. En passant par ces étapes, ce qui est nécessaire en terme de design se révélera. Incarnez les principes décrits ci-dessus pendant le temps de conception de votre événement.

Besoin, but et participants
Prenez le temps de renforcer le lien avec le besoin sous-jacent à l’événement et donc avec l’intention. L’intention étant notre leader invisible, elle doit être clairement portée par toute l’équipe. L’appel initial à l’événement s’est fait avec cette intention, il devrait en être de même avec la conception. L’intention est au centre du travail.

Apprentissages de l’équipe
Quelle est l’intention ou zone d’apprentissage souhaitées par chaque personne dans l’équipe? Si nous voulons faciliter l’apprentissage ensuite, nous devons être en mode apprentissage nous-mêmes. Si nous incarnons le travail, nous le renforçons.

Écoute sensible
Prenez le temps de comprendre le contexte, les personnes qui viendront, ce qui se passe en ce moment pour être plus à l’écoute et mieux répondre à ce qui est nécessaire. Écoutez avec tous vos sens, à tous les niveaux.

Extrants – Agir plus judicieusement pour le monde
Un bon travail devrait toujours donner de vrais résultats. Les Indiens Hopi disent: « Est-ce que ça va faire pousser du maïs pour le peuple? ». Que va créer la rencontre qui sera utile au monde?

Le lieu
Le lieu peut soutenir la qualité de l’événement. Quand est-il possible de passer du temps sur le site? Connectez-vous au lieu et ressentez ce qu’évoque pour vous l’espace. Comment l’événement peut-il se servir au mieux du lieu? Y a-t-il des possibilités en extérieur? Imaginez l’espace et la beauté qui se déploient. Embrasser les contraintes qui vont avec.

Rappel amical: Ce n’est pas ou l’un ou l’autre, vous avez autant besoin de capacités d’analyse et de planification que de nombreuses compétences non techniques.

Comment concevoir pour l’auto-organisation?

Lorsque vient le temps de concevoir l’événement, les mêmes principes s’appliquent.

1) Clarifier les responsabilités / équipes
Si l’événement se poursuit sur quelques jours, créez des sous-équipes. Une bonne façon de s’y prendre est d’organiser une sous-équipe pour chaque journée, une pour l’espace et la beauté et une autre pour documenter (récolter). Il peut être utile d’identifier un lieu spécifique pour chaque sous-équipe; Cela permet de voir clairement si les personnes sont dans une seule ou plusieurs équipes. Quand il est temps de décider qui fait quoi, dans un cadre auto-organisé, il est important que chaque personne choisisse pour elle-même. Il peut être utile d’inviter les gens à réfléchir sur leur offre et leurs limites d’apprentissage avant de placer des stylos sur la table pour qu’en silence, tout le monde écrive son nom là où il pense qu’il devrait être. Il est important de noter que les équipes ont un rôle de supervision des tâches, et non d’exécution de toutes les activités et du travail de la journée.

2) Clarifier le flux et la structure
Chaque équipe passe du temps à concevoir le flux des activités dont elle a la responsabilité. Il n’est PAS encore temps de creuser dans la conception de chaque activité, seulement d’identifier le flux d’activités (par exemple quels seront les hôtes, les coachs, les participants) et le nombre pour chacun. Ensuite, pour s’assurer que toutes les parties travaillent ensemble, les équipes partagent leur structure et leurs activités et reçoivent des commentaires. Les points de friction et les angles morts seront révélés. Les équipes disposent alors d’un peu de temps pour produire une seconde version de leur flux et de leurs activités si nécessaire. Le groupe revient ensuite en entier pour se mettre d’accord sur le design. De cette façon, tout le monde est conscient et à l’appui de la conception globale.

3) Conception des activités
Seulement maintenant, chaque personne identifie les activités / rôles dont elle sera responsable, individuellement ou en équipe. Maintenant, chaque activité peut être conçue en détail. Celles du premier jour auront la priorité. Certaines seront prêtes avant l’événement et d’autres seront conçues pendant l’événement avec (certains des) participants (pendant les pauses ou le soir).

4) Invitation à
Lors de la première matinée de l’événement, les participants sont invités à proposer leurs propres activités ou à se proposer dans le cadre de la structure mise en place par l’équipe. Cette structure tient l’espace afin que la facilitation/ l’accueil (hosting en anglais) et la documentation / la récolte puissent se faire avec la large participation de tous, de manière ouverte et flexible. Quand le travail de préparation a été fait – en prenant soin de tous les détails  – les principes décrits ci-dessus permettent à cette structure lâche d’être tenue avec qualité et rigueur. Cela peut sembler chaotique mais la liberté pour participer est maintenue par un conteneur qui soutient la cohérence, l’alignement et la liberté. Cela nous permet de nous ouvrir à ce qui est possible et vivant. C’est ainsi que nous nous organisons entre nous.

L’Art of Hosting (Art d’accueillir des conversations qui comptent en français) crée un système d’exploitation auto-organisé, un espace de possibilités, une profondeur d’apprentissage et une qualité de connexion humaine qui souvent nous échappent dans d’autres types de réunions ou rassemblements. Dans le monde entier des événements sont organisés de cette manière avec beaucoup de succès, des institutions européennes aux associations de quartiers, des entreprises aux réseaux professionnels.


Pour savoir plus sur l’Art of Hosting

Merci à Denis Cristol pour la traduction de l’anglais.

Domaines : | | | | | |
| |

Secteurs d'activités : gouvernement

| | | | | | | | | | |
Méthodes et outils : | | | |


Self-management and public administrations are not a match you say?

I met Bernd Reichert at a training I offered in Brussels on Self-management. During introductions everyone was surprised that we had amongst us a Head of Unit from a European Union Agency that supports small and medium enterprises to bring disruptive innovations to market. Even more surprising was that he was already implementing self-management since 2014 and was there to fine tune his practices and reflect on how he was doing it! It’s not evident how to implement self-management within a larger hierarchical organization; the story of Bernd is helpful if that is your situation and to learn that it is actually possible! After the training I interviewed Bernd to learn a bit more about his amazing story. Here it is.


How did you come to being a ‘director’ of a self-managing unit at a European Union Agency?

I participated in an Art of Hosting training with some colleagues; in the European institutions it is named Participatory Leadership. At that training I was given the book Reinventing Organizations by Frederic Laloux by one of the team. This gave words to the ways I was thinking and working and supported my shift to deliberately develop my unit with self-organization, wholeness and evolutionary purpose (the three main elements described in the book).

However, I was challenged because in the book Laloux states that if you are in a bigger organization and you are not at the top, or the people at the top are not supporting working like this, then forget it. Later on Laloux did change this story though, stating the job of the manager is to hold what he calls, the “shit umbrella”. That’s to say, make sure people can do their work in a self-organized way and also take care of the people who don’t understand this way of working.

How is your unit set up?

We are currently 60 people and still growing. We are organized as per our business processes into three strands of about 20 persons each: i) Evaluation of proposals; ii) Contract management; iii) Business acceleration. Each sector has a ‘head’ of sector who acts as team coach and helps the sector find its way of what they are doing. Each sector is organized into teams of 5–6 people. There are no orders.

How is a self-managing unit perceived within your European Agency?

If you deliver, people leave in you peace. They might think you are crazy, but they leave you in peace. When I first let my colleagues attend a meeting between business units on my behalf their was an uproar. Then over time it became normal.

What is a challenge you still have to figure out?

Performance assessment and promotions. There is an invitation now to do performance assessment as conversations in groups. But we work with people who do expect the organization to work in a certain way and “does” the assessment to them. This is a major issue right now.

What does your recruitment process look like?

The important part of the recruitment process is being able to get a sense if the person applying has a belief that self-management is possible. That’s basically all we are looking for. They don’t need to know ‘how’ to do it, but at least believe in the possibility.

What have you had to unlearn?

1. I am able to decide by myself. It’s a deeply rooted belief that there has to be a hierarchy.

2. You are allowed to make errors. We very much come from a blame culture. So that is huge.

3. Work can be fun. There is an ingrained belief that if you get paid for doing this work it must be serious and hard.

What impact is this having on other units? If any?

Here are two self-managing practices that are being picked up by other units:

1. Freedom — you are the best positioned to know the best place where you need to be during a work day and how you track your hours. Everyone has flex time and telework as they wish. The priority is more on delivering on the work rather than having to know where a person is.

2. Personal development. Training is free and you can take trainings on whatever you want. The priority is people developing themselves rather than having to take trainings related to their job.

What is your advice for other leaders in large hierarchical organizations contemplating a shift to self-organization?

Just let go. You cannot know what will happen until you do it. It’s like everyone is standing around a swimming pool and now everyone is allowed to go in. There is no real danger because the swimming pool is shallow. You can stand up at any time.

Thank you Bernd for sharing.
Domaines : | | | | | |
| |


Secteurs d'activités : gouvernement

| | | | | | | | | | |

Méthodes et outils : | | | |


|

Collective sense-making as practice

Semi-structured co-learning across projects, domains, territories

Collective sense making is not evaluation nor debate. Very simply it requires some common themes which serve as common language or filters through which to think together about work that is very different. The common filters honor what is specific of what is happening in each place or domain and invite in a common language and thinking angle.

Recently I joined the European university of public sector territorial innovation for a 3 day adventure with over 200 people structured around 16 real projects from multiple countries. I was invited as an external witness (a healthy innovation practice) and was invited to intervene at the closing session. My task was to bridge between the event itself and the future via my external observations and insights. It was an invitation to work in emergence, with no possibility to plan ahead; this is the zone in which I thrive.

 At the end of the three days, I spoke to the group on the importance of prototyping as a rapid learning process, imperfect doing in order to gain information and insights. I reminded us all that co-creation requires being explicit with ourselves and the group on our commitment and contribution level. It is ok to be involved intensely and then step out, as long as it is made known. And then I finished on the topic of collective sense-making as a key process to help see more systemically. It is this point I wish to share in more detail.

I invited participants to identify some themes that could be interesting for us all. I do love how I can trust human beings and their intelligence and natural care. The themes that emerged were:

#citizeninvolvement

#coherence

#interdisciplinarity

There was no need to modify or improve upon these themes. They came straight from those who had lived the three days together. They would serve us for our collective sense making. We needed only to trust that that they were helpful themes for us.

I invited everyone to spend 5 minutes in silence to write whatever came up for them around these themes and our last three days of exploration around public sector innovation via the projects. Just a raw 5 minute writing time to prepare us for our collective sense-making.

Then it was time to step into conversations in pairs. Again, I reminded everyone to help each other not fall into debate or evaluation culture and to find someone who they had not met and who had worked on a different project than them. We had 15 minutes together in co-learning around our agreed themes.

There was some hesitation and then the entire room delved into deep conversation. Afterwards we had a share back and people spoke to how this had brought forward insights, anchored learning and made connections. People spoke of the delight to be in this type of flowing conversation with depth. The process was received as a gift. Some even used the term “soothing”. It does feel good to step back from our daily work, and converse with someone we don’t even know. Having a light “container” of shared themes and a little bit of solo time helps us access the deeper learnings that are ready to surface. It is about the sweet spot between chaos and order that allows generative emergence.

Domaines : | | | | | |
| |



Secteurs d'activités : gouvernement

| | | | | | | | | | |

| | |
Méthodes et outils : | | | |


|
| | |

Tournée de consultation pour une nouvelle stratégie gouvernementale

Tournée de consultation du ministère de l’économie, des sciences et de l’innovation


Contexte

En septembre 2017, percolab était invité à assister le Ministère Québécois de l’économie, science et innovation du Québec pour une tournée de consultations auprès de professionnels du secteur à travers la province en vue de l’élaboration d’une nouvelle stratégie gouvernementale de soutien de l’innovation industrielle.

Les représentants du ministère voulaient le faire avec l’intelligence collective, et désiraient être accompagnés dans la création et facilitation d’un processus participatif.

Design

Les ateliers ont réuni autour de 300 personnes – chercheurs, industriels, innovateurs et entrepreneurs en vue de créer un portrait des défis liés à l’innovation au Québec, et de recueillir des commentaires et propositions pour créer une stratégie qui soit à même de répondre aux besoins des acteurs du milieu.

Nous avons élaboré un design basé sur les cadres conceptuels de la complexité (Cynefin par Dave Snowden)  et de l’émergence (Sam Kaner: le diamant de la participation) pour arriver aux résultats attendus, et naviguer la complexité de ce type de processus de consultation. En effet, quand on travaille dans un cadre de consultation entre un palier de gouvernement et des citoyens, l’enjeu est de cultiver suffisamment de confiance pour que les parties prenantes se sentent écoutées et que leur parole est valorisée, tout en allant au-delà de l’expression des frustrations pour entrer en co-création. Il faut en outre pouvoir transcender les polarités entre les voix individuelles pour faire émerger une vraie voix collective forte, sans pour autant évacuer les tensions. Ces processus nécessitent donc un travail subtil de design et de facilitation.  Voici comment nous avons procédé:

  1. On commence avec un check-in sur le thème de l’innovation, léger, qui permet de se connecter au sujet de l’atelier et de rentrer en relation avec les autres participants, en mode humain.
  2. Un exercice pour identifier son défi personnel en lien avec l’innovation, faire des liens avec les défis d’autres personnes et identifier des pistes de solutions possibles.
  3. Un moment d’improvisation appliquée pour se mettre en mode collaboration, ouverture et co-création.
  4. Un dialogue ouvert, en mode émergence, pour recueillir ce qui est ressorti du partage des défis et de la réflexion sur des solutions communes, identifier des tendances et tracer un portrait des besoins et des opportunités pour chaque région.

Résultats

Outre les livrables attendus, à savoir un portrait de la diversité des défis vécus par les praticiens de l’innovation dans le monde de l’industrie à travers les régions du Québec et des recommandations en vue de l’élaboration de la future stratégie d’innovation par le MESI, le processus a donné lieu à d’autres résultats moins attendus:

  1. Des relations créées ou renforcées entre acteurs des écosystèmes locaux;
  2. Les participants aux ateliers et les représentants du ministère ont découvert des pratiques et des cadres théoriques de la collaboration qu’ils pourront essayer à leur tour dans leur milieu, renforçant ainsi la culture d’innovation et de collaboration.

Le tout au service d’une stratégie d’innovation mieux connectée aux besoins et aspirations du milieu entrepreneurial au Québec, et mieux à même d’appuyer le développement des régions en fonction des forces présentes.






Suites et apprentissages

Pour ce qui est de la suite de ce projet, une seconde phase de consultation a eu lieu en automne 2017 avec des ateliers de co-design, et la stratégie sera déposée par le ministère dans le courant de l’année 2017.

Pour nous, ce projet aura été une belle opportunité de découvrir les différentes réalités de l’innovation dans les régions du Québec en allant à la rencontre des gens. Nous avons pu découvrir toute la richesse et la diversité du Québec.

Domaines : | | | | | |
| |



| | | | |
Secteurs d'activités : gouvernement

| | | | | | | | | | |

| | |

Méthodes et outils : | | | |


|
| | |