Facilitation graphique pour l’industrie française du futur

Client : OPEO cabinet-conseil (www.opeo-conseil.fr)
Localisation : Paris
Durée : Évènement ponctuel, 1 jour
Facilitatrices graphiques : Fanny Monod-Mitrev et Mélanie Lacayrouze

 

Contexte

OPEO a organisé les « Rencontres de la Compétitivité industrielle » en partenariat avec BPI France.
L’intention de l’événement était de mettre de avant l’industrie française du futur, en présentant les avancées et innovations, afin de redonner confiance et motivation aux acteurs du secteur. L’évènement était constitué de plusieurs temps de conférences, de débats et de questions-réponses avec le public, et également d’un temps plus participatif. Ce temps avait lieu pendant la pause déjeuner avec la présentation de 5 startups et de leurs innovations sur les 4 aspects de l’industrie du futur soit : l’écologie, la technologie, le management et l’excellence opérationnelle. Pour les rencontres du 30 novembre 2017, Opéo a sollicité Percolab pour assurer la facilitation graphique de l’événement par des fresques.

 

Démarche et rôle de percolab

La structure de l’événement et les contraintes logistiques étaient:
  • 5 thématiques abordées au travers de 6 temps de conférences avec une grande variété d’intervenants,
  • Des temps de pause assez courts, y compris pour le déjeuner du fait des présentations des « startups »,
  • Impossibilité d’afficher sur les murs de la salle de conférences, dans les couloirs ou dans la salle de déjeuner,
  • Durée d’une journée de 8h30 à 17h en continu.
Nous avons élaboré le plan de facilitation graphique suivant:
  • La réalisation de 9 fresques, dont 1 pour la présentation, 6 correspondant au temps de conférence, 1 sur les retours des participants lors du repas et 1 pour la synthèse générale.
  • Les titres ont été co-définis avec le client, en cohérence avec le programme de l’évènement.
  • Un micro-trottoir auprès des participants sur leurs ressentis « Qu’est-ce que vous êtes venus chercher et qu’est-ce que vous avez trouvé ?« 
  • L’exposition autoportée des fresques sur table dans les espaces communs
  • Une diffusion via nos profils sur les réseaux sociaux
  • Prise de photos de qualité de toutes les fresques pour la communication future.

Impacts

Les fresques ont été exposées à la mi-journée et en fin de journée, lors des moments conviviaux. Cette mise en place a permis à notre travail d’être le support d’échanges sur les thèmes, et les fresques ont été photographiées par de nombreux participants, au fil et à la fin de l’événement. Utilisées par l’agence de communication avec leurs réseaux sociaux, les fresques ont permis de communiquer autour de l’évènement aux personnes non présentes. Les fresques via le mot-clef #RCI2017 ont notamment été partagées et appréciées plus d’une centaine de fois sur Twitter.
La mise en place d’un code couleur par thématique a permis de faciliter la compréhension des sujets au fil des fresques. Cela a donné une vue d’ensemble visuelle et claire pour se repérer à travers la richesse du contenu. 
Les fresques ont aussi servi de support pour les participants et les organisateurs.
La 9e et dernière fresque de la journée a été pensée sous la forme d’un « key take away », c’est-à-dire une synthèse des thèmes abordés dans l’évènementLa fresque sur les ressentis a eu pour fonction de prendre la température sur les attentes et la satisfaction des participants au cours de l’événement.
Par la suite, les photos de toutes les fresques retravaillées par des logiciels de retouche ont été envoyées au client. Elles serviront pour démarcher de nouveaux partenaires, communiquer dès maintenant sur le prochain événement et en améliorer les contenus.


Témoignage

« En revoyant les fresques plus en détail, je me rends compte de votre capacité à avoir su intégrer les sujets à la vitesse de l’éclair et en plus à les rendre beaux et dynamiques. Un tout grand merci pour votre intervention et ce super rendu, nous ne manquerons pas de diffuser cela rapidement ! » – Odile Ricour, Responsable Développement OPEO

 Galerie des réalisations


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L’autogestion, une question d’espace dans le verre

Laurence écrit sa première entrée de blogue chez Percolab en jouant les journalistes. Entretien avec Lisa Fecteau, de Régitex.

Comment libérer son usine et méditer entre collègues?

En 2009, la direction de Régitex commence à rencontrer et écouter ses employés pour savoir ce qu’ils vivent. Premier constat : les employés sont plein de bonnes idées et ils sont frustrés de ne pas avoir le pouvoir de les mettre en place. Deuxième constat : une prise de conscience – l’humain est l’élément le plus important de cette transformation à venir et c’est en le mettant au centre que la solution viendra. S’amorce une transition graduelle vers la collégialité et l’autogestion, un pas à la fois.

Depuis un an, l’organisation est parfaitement horizontale. Pas de boss. Pas de cadres de direction. Des équipes de dix-douze personnes, des rôles, des agendas agiles et de la méditation. Le plus gros changement? La liberté et la reconnaissance.

J’ajoute que Régitex est une entreprise syndiquée d’une centaine d’employés, fondée en 1998, spécialisée en fabrication de fils techniques et reconnue mondialement pour son expertise. Une shoppe, donc. Qui plus est, ils n’arrivent pas à fournir à la demande, tant elle est grande.

C’est à Québec qu’Elizabeth et moi avons rencontré Lisa Fecteau, propriétaire de l’entreprise, pour jaser autogestion. De son parcours et ses réflexions sur l’autogestion, je note ici quelques bribes qui m’ont marquées, principalement par leur simplicité – comme un rappel de retourner, de temps en temps, à la base, qu’on a si facilement tendance à oublier.

La confiance, le premier pas vers l’autogestion

C’est peut-être un évidence. Ça n’en rend pas pour autant son application simple. Les relations et la confiance sont au cœur de l’autogestion : confiance en soi, confiance en son équipe. S’écouter, se respecter, suivre ses instincts et connaître ses collègues au-delà de l’environnement de travail.

Vous vous demandez par où commencer? Faites-donc comme Lisa et invitez vos collègues à souper pour parler de leur enfance.

Supprimer les intermédiaires et les plans à long terme

Avant de passer en autogestion, la direction se butait constamment au manque d’information et beaucoup de temps et d’énergie étaient perdus à tenter de régler des problèmes loin de la source. Un jour, encore au début de ce processus, suite à la difficulté de remplacer un directeur de production, Régitex essaye, un peu par hasard, une équipe tournante de direction de production. Surprise, le climat et les résultats s’améliorent. Encore plus tard, les titres tombent.

Les postes sont maintenant remplacés par des rôles et chaque employé est invité à se concentrer sur ce qui l’intéresse. Chacun a une responsabilité envers son équipe et envers Régitex. Si une équipe a le pouvoir d’agir sur une tension qu’elle vit, elle le fait directement. Sinon, on s’adresse à ceux qui l’ont. Avec le moins d’intermédiaires possible.

En parallèle, les lourds plans directeurs ont pris le bord, remplacés par une capacité de réponse rapide, de l’agilité et de la flexibilité.

Créer des espaces où les tensions peuvent être nommées

Pour réussir le passage à l’autogestion, il faut des espaces (physiques, ainsi que des moments dédiés) où les tensions peuvent être nommées. C’est de travailler en amont, ensemble, en adressant les tensions au fur et à mesure, qui permet à Régitex d’avancer comme une équipe forte, en constante ébullition. Les représentants du syndicat font partie intégrante de ce travail. Comme tout est co-construit, fini les lourdes négociations et les bras de fer autour des conventions collectives.

La présence et le retrait : essentiels et difficiles

Dans cette société d’hyperproductivité, il peut paraître étrange de prôner le moins, ou à tout le moins risqué. Mais c’est en laissant de l’espace autour que les portes s’ouvrent. « Le plus difficile », dit Lisa, « c’est arriver à ne rien faire. Ça prend énormément de courage. » « S’il n’y a pas d’espace, comment veux-tu que quelque chose de nouveau arrive? »

C’est par le corps que ce changement de culture et d’approche se fait. La méditation et les coachs entrent dans l’entreprise : pour saisir les tension et les travailler, il faut savoir ressentir et entrer dans son corps. Si le futur est humain, il est aussi entier. Et il passe par un présent vécu et senti.

Vers la fin de la conversation, Lisa nous dit que « de plus en plus, des gens viennent cogner à la porte. Ils me disent, je ne sais pas ce que vous faites mais je veux travailler ici.

J’ai souri. Je me suis dit, tiens, ça arrive ici aussi ça.

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What is the pay system you dream of? Beyond the taboo of money

As an employee for 16 years, I was thankful for my regular pay checks. I never really gave a thought to how I would dream of being paid.  In 2007, I co-founded my own company and I was faced with the freedom and possibility of all that compensation could potentially be. A journey began.

At the start, submerged in the business of starting a business, my associate and I agreed on a model that was a cinch to administrate, though somewhat naive: equal salary. No need to waste time tallying up who is bringing in more business or debating who has more value. All company earnings go into a collective « pot » and equal pay comes out, irrelevant of what each person put in. A bit idealistic you might say? Yes. The model requires similar work experience, similar weekly work hours and similar vacation time. And of course it also requires sufficient revenues for all.

As the company grew, we realized we wanted to offer freedom and possibility for people to create the working rhythm and pace that suits their needs and desires. We didn’t want to systematize any obligations, giving preference to diversity and modularity. This meant that we needed to move on to a different compensation model.

Initially, we were attracted to an algorithm based compensation model. We were inspired by Buffer’s approach. They even have a transparent salary calculator whereby you can find out how much you would make if you worked there.   What were the variables that could help us establish our own contextualized formula?

After a bit of in house exploration we crafted a proposal for the team with our percolab variables as complexity of the work, experience and risk. We held a team workshop and each of us plugged in numbers to try to see if the formula would work for us. Major flop! The process revealed that working abstractly with numbers caused us to create a collective salary budget much higher than the funds available. We were operating from a dream scenario rather than reality. This is when it started becoming clear that the path to fair and equitable pay required the whole team to understand money flows of our company.

But how could we do this? The regular salary model offers stability and regularity of bi-monthly pay checks of fixed amounts as well as benefits. We generally have little influence or involvement in this approach as it is directly linked to an organisation’s budget and pay scale.  The freelancer model offers flexibility and autonomy around our earnings as we are responsible for negotiating our own contractual agreements. The latter model usually comes with extra administrative burden and stress to be able to ensure regular and sufficient pay. Was there a way to blend the advantages of these models together?

Things were becoming clearer. Not only did we want self-set salaries but we also wanted to allow for variance from month to month in the amount each person was earning or wanted to work. As simple as that, we broke free from our fixed salaries and stepped into a negotiated agreements model that we also call variable self-determined salaries.  In so doing, we each gained control over our earnings, began benefiting from a shared administrative system and were better able to leverage the collective work opportunities amongst ourselves to help ensure regular and sufficient pay for all.

Our percolab model goes like this.

  1. Each project has a project lead and project budget parameters (projects can be client based and others not)
  2. A fixed percentage of the project goes to the company  to cover our collective services  (our beautiful office, insurances, web services, resources, business development, accounting, work tools etc.) and development.
  3. Together, the project team (anyone in the team) discusses and makes financial agreements based the project honorarium budget, with full transparency. We strive for a feeling of fairness and there is freedom in how agreements are made
  4. Administration of the compensation model is carried out in a distributed, collective way.  Percolab team members keep track of their agreements with standardized tools and are responsible for their own data entry into the online book keeping system (WaveApps). The project lead takes care of all agreements, invoicing and billing with external contractors, clients and suppliers.
  5. Any challenges with a project that have consequences on the budget are managed within the project with the team and do not overflow onto the company.

Each month any percolab member is involved in multiple projects (as lead, team member or business development).  Therefore your salary is the sum of the work you accomplished that month in each project as per your agreements.

For the system to work, everyone needs to make explicit their work availability and skills they can offer or wish to develop within projects.

Suddenly it was if each person was injected with more space, freedom and creativity to sculpt their ideal professional world. A new service went from idea to reality and the team was stepping up to greater challenges  than ever before. Having control over ones earnings reveals itself as a key lever for empowerment and leadership. Services and business development grew. With hindsight it seems evident that for people to be in their full potential having control over their pay is a key condition.  

Underlying principles

  1. Engagement is commiserate with our power to self-determine our own salary and expenses. Each person is responsible for the salary they want to earn.
  2. Practicing conversations around value helps us to better own our own value.
  3. Our relationship with money is not a taboo, but a skill that can be developed.

Impact

This flexible compensation model has supported us getting beyond our assumptions and fears around pay. It helps us get to deeper conversations around value and to work with money without it being the finality. The potential of a team is strengthened through this compensation as practice approach. More specifically:

  1. Individual: We are all even more responsible and engaged. Each person is finding her own balance with how much she wants to be working, earning, learning, playing and making their personal projects come to action. We are each developing skills around money, business and value.
  2. Teams: More solidarity, mutual support and good spirit.
  3. Organization: More initiatives and entrepreneurship and more revenues.

Lessons

1. A compensation model is meant to be energizing a team forward – if that is no longer the case, then try out a different model. It’s as easy as that.

2. A compensation model can be flexible and self-managing

3. A flexible negotiated compensation model can be an enormous driver of individual, team and organisational development.

If you want to know more about this model and the tools that support its functioning, contact Samantha Slade sam@percolab.com

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Fablabs Nation, la caravane qui traverse le canada

Depuis quelques années, de nombreux fab labs ou maker spaces ont vu le jour à travers le Canada. L’initiative du Fab labs Nation a été initiée par Communautique, créateur de ECHOFab, de Montréal. L’idée est ici de créer quelque chose de grand avec toutes ces instances individuelles.

Le tour

Depuis lundi 1er mai 2017 une caravane est partie en exploration pour trois mois à travers le pays dans le but de venir à la rencontre des fab labs. Trois résidents virent dans cet espace, complétement aménagé en fab lab mobile, avec tout ce qu’il faut pour faire émerger des idées (imprimantes 3D, découpe laser, équipement de tournage, etc.). Ils partent à la rencontre de l’écosystème des fab labs du Canada pour provoquer ce monde et revenir avec des idées, des informations, des connexions.

Les résidents vont creuser à chacun de leurs arrêts, les défis locaux et ramener leur apprentissage à une échelle plus large. Le projet n’est pas programmé, c’est un concept d’émergence continuelle où ceux qui se sentent concernés peuvent intervenir. Ce processus laisse libre court à l’expérimentation et permet d’explorer en mode émergence une question complexe qui parle à chacun et qui nécessite un processus de co-exploration de la part de l’ensemble de la communauté pour y répondre.

La caravane se base, néanmoins, sur 4 étapes :

  • Faire des entretiens et de l’exploration
  • Evoquer des rêves et des possibles
  • Prototyper
  • Ramener de l’information qui pourrait être intégrer à un niveau plus systémique

Percolab appuie le projet en apportant son expertise sur le processus utilisé et par du coaching. En effet, percolab a déjà utilisé cette méthodologie à deux reprises. L’idée est de commencer par caler une question qui permettra de cadrer une exploration dans la complexité. Les deux premières semaines permettront de la valider puis les résidents auront, alors, trois mois pour explorer tout ce qui est possible autour de ce questionnement. Cette méthodologie permet de laisser le processus très libre tout en structurant toujours le raisonnement par rapport au point d’ancrage.

La caravane s’est lancée à travers le pays avec le questionnement suivant :

Qu’est-ce qui devient possible quand les Fab Labs et Maker Space du Canada agissent en interstructure collective ?

Pour suivre son périple, rendez-vous sur http://www.fablabsnation.ca !

Mais au fait c’est quoi un fab lab ?

Le terme fab lab vient de la contraction des mots « fabrication » et « laboratory », ce concept a été créé au MIT de Cambridge, Massachussetts, en 2002 par le Professeur Neil Gershenfeld. Ce sont des espaces dédiés à des « makers » où on peut créer presque tout par soi-même. Ces espaces sont aménagés avec tous les outils modernes qu’on connait à ce jour. Chacun d’eux sont différents en fonction des personnes qui y échangent et produisent mais ils sont toujours tournée vers le numérique et l’innovation.

Pour entrer dans le réseau mondial et devenir officiellement un fab lab (et non plus un maker space), il faut pouvoir répondre à la Fab charter, une charte très succincte (http://fab.cba.mit.edu/about/charter/).

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Art of Asking for Help

How comfortable are you at asking for help? How clear are your requests for help?

Have you ever thought that we can improve our asking for help skills and even approach asking for help as a practice? Our awareness of the specific type of help we are asking for and the words we use to ask for help can be fine-tuned. Indeed, the more our request for help is precise the higher our chances of obtaining the help we actually want and avoid frustrations on both sides (feelings of not being heard or not being appreciated).

At percolab we have developed a simple tool to support the development of our asking for help culture. We have seen how it can open up space and deconstruct preset minds. We have noticed that it can work with everyone.

Before you dive into the typology, think of a moment when you offered help recently and think of a moment when you asked for help recently.

Jot down your examples and then read through the typology and see where they fit. If your examples are not in the typology, let me know so the typology can evolve and strengthen with our collective intelligence.

1. Ask me questions (coaching)

2. Show me how to . . . (demonstrate)

3. Tell me information or perspective (local knowledge/experience based)

4. Give me expert advice (expertise based)

5. Think creatively with me (idea generation)

6. Give me feedback on my idea, model etc. (enriching)

7. Be my audience/participant (practice)

8. Provide me moral support (emotion)

9. Give me a hand… (physical, action help)

10. Loan/give me something (material support)

11. Protect and care for me (abuse support)

12. Make sense with me (intellectual/intuitive)

13. Motivate me (kick in the butt)

14. Step in with/for me (solidarity)

15. Can you listen to me (attention)

Now, write down two requests for help using the typology. Go and ask someone for help. If the person can’t answer the first request, try the second one. How was that? Did you notice a difference?

As collaboration and participatory leadership are on the rise, our capacity to excel at asking for help is becoming all the more important. The time of the hero leader who could figure everything out on his or her own is over.

It is kind to ask for help. Do not trust someone who cannot ask for help”.

Note: Feel free to adapt and adjust this typology. Think of it as a commons. I invite you share how you are using it and how it is evolving with your usage. here or email sam@percolab.com

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Atelier sur le design thinking avec le Carrefour International

Initiation au design thinking et à l’expérience utilisateur pour le Carrefour International

Le contexte.

Dans le cadre d’un voyage apprenant, Carrefour International a mandaté Percolab pour réaliser un atelier sur les approches du design thinking, l’expérience utilisateur (UX) et le prototypage afin de mieux comprendre leurs clients et leurs nouveaux usages.

L’objectif était pour Carrefour de se mettre à la place de leurs clients spécifiques; de pratiquer différents outils, méthodes et pratiques; d’expérimenter, pour comprendre en faisant, ce qu’est le design thinking et ses différentes étapes. L’atelier a permis à l’équipe de mieux comprendre le processus de création et les différentes notions telles que le « design empathy canevas ». Le prototypage par le jeu a montré comment le développement de nouvelles solutions par la collaboration peut être pertinent.

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Le cadre.

  • Atelier de 3 heures pour 35 participants.
  • Comprendre le design thinking et ses différentes composantes.
  • Utiliser et expérimenter la démarche par rapport à son propre cas d’usages.
  • Imaginer un personæ.
  • Comprendre l’empathie pour mieux répondre au besoin de ses clients.
  • Prototyper par le jeu pour co-créer des solutions nouvelles.
  • Partager des solutions par fertilisation croisée. Pollinisation des solutions à l’ensemble des participants.

Résultats concrets de l’atelier.

6 prototypes ont été conçus. Comment 3 heures peuvent être utiles et au service de votre organisation, de vos clients et de vos nouveaux projets!

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Témoignages :

· L’atelier à permis un travail d’équipe, une très bonne visualisation des enjeux clients.

· L’atelier à permis une communication simple des concepts théoriques et pratiques.

· Avoir une clarté sur un problème spécifique.

· C’est vraiment une super méthodologie.

· La conception de l’espace à permis de pousser notre créativité.

· Sujet pertinent pour Carrefour.

· L’idéation permet de développer une nouvelle créativité; impliquant plus de personnes dans un processus plus structuré, le bénéfice est que nous avons eu beaucoup de solutions possible dans un court laps de temps.

Un mot sur l’appréciation des trois heures :

Enrichissant, humain, créatif, innovant, éducatif, différent, ça change , passez à l’action !

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