Principes et processus de co-conception d’événements auto-organisés

C’est plus facile que ça en a l’air. Si vous organisez des événements, cet article est pour vous.

La communauté internationale Art of Hosting a développé une manière différente de concevoir des rencontres avec un modèle sous-jacent peaufiné et expérimenté dans le monde entier depuis plus de 20 ans. Quel que soit le sujet, des méthodes de collaboration à la gestion de l’eau, en passant par les questions financières, il est possible de concevoir, d’organiser et de rencontrer la saveur et la sensation de la vie, parce qu’elles sont le résultat de ce modèle sous-jacent.

Les participants et les organisateurs ne voient pas nécessairement les coulisses (comment l’équipe d’accueil travaille ensemble pendant la conception / préparation et au-delà) bien que tout le monde sente que ce travail existe. À maintes reprises, ce modèle a permis aux groupes d’expérimenter un système opératoire fonctionnel et auto-organisé, de vivre une expérience vivifiante, d’accéder à un apprentissage en profondeur et de faire du bon travail. Un ami avec des décennies d’organisation d’événements l’explique comme une mise à jour du logiciel système avec lequel nous travaillons depuis longtemps; une version 2.0, si vous voulez. Ce qui suit est ma tentative de partager ce modèle d’une manière pratique et utile, sans le réduire à une simple recette à suivre. Le modèle contient une conscience et une sagesse profondes, et j’espère que je lui rend honneur. Cela commence avec trois principes.

Il est sage qu’une équipe de facilitation passe du temps ensemble juste avant un événement. Ce temps dépendra d’éléments tels que la durée de la rencontre, la familiarité entre les membres de l’équipe, les défis et les risques. Typiquement, pour un événement de trois jours, l’équipe d’accueil passera un ou deux jours ensemble avant. Pour une réunion très courte, ce temps sera plus court.


Principe 1: Conception adaptative – Attendre le plus près possible du rassemblement / de la formation pour concevoir le programme

Certains aspects liés à l’organisation d’un rassemblement ou d’une formation peuvent et doivent être faits bien avant l’événement, tels que le lieu, la nourriture, l’aménagement de l’espace, l’hébergement, le budget, l’inscription, la communication. Ce que l’équipe fait également en amont, c’est de mieux connaître le contexte et de mieux se connaître, pour devenir une véritable équipe. Quant à la conception du programme même, si nous voulons qu’il soit vraiment en lien avec le contexte et réponde aux besoins qui se rattachent à la rencontre, à des changements minimes au niveau local et au-delà, arrivant toujours juste avant le premier jour de la rencontre, alors il est logique de travailler la programmation juste avant l’événement.

Avertissement amical: Nous sommes tellement habitués à développer nos programmes des mois avant les événements, qu’attendre juste avant celui-ci peut générer un certain niveau d’anxiété.

Principe 2: Un contenant fort – Donner de l’importance au champ invisible qui tient une réunion

Si nous voulons que nos rassemblements soient puissants, aient de la profondeur et soient fluides, alors nous devrons accorder du temps et de l’espace pour construire ce que nous appelons, faute d’un meilleur mot, «un champ relationnel» ou «un contenant solide». C’est le champ invisible qui contient le potentiel d’un groupe. C’est la présence collective et la qualité des relations entre les membres de l’équipe qui font la qualité de ce champ. Fort et sain, il facilitera les conversations génératives, les changements de paradigmes et les connexions profondes. Avec ce champ invisible et puissant, l’équipe d’hôtes restera sauve même si l’événement est orageux. Cela veut dire prendre du temps pour être ensemble, jouer, chanter, cuisiner, partager le silence, tout ce qui peut créer de la fluidité. C’est ainsi que l’amitié et la familiarité grandissent. Être en bonne relation avec soi-même et avec les autres nous ouvre à la diversité des autres et nous aide à en tirer profit.

Avertissement amical: Nous sommes tellement habitués à gérer le temps pour être performants que donner du temps et de l’espace pour être ensemble peut causer de l’anxiété.

Principe 3 : —  Apprentissage profond, auto-organisation et communauté de pratique – Pratiquer notre propre médecine

Chaque séance de travail durant la préparation est un micro-exemple de ce qui est à créer. La façon dont vous imaginez l’événement devrait apparaître pendant ce temps de préparation. Si vous voulez que les participants récoltent en ligne, l’équipe devrait commencer à le faire pendant les jours de conception. Pratiquez avec l’équipe avant et vous serez à l’aise durant l’événement. La pratique contribue à la qualité « du contenant ». Si nous voulons que les participants fassent l’expérience d’un apprentissage approfondi, l’équipe doit être en mode apprentissage profond, dans ses zones de vulnérabilité. Si l’équipe se fait confiance et se propose d’expérimenter durant la rencontre, au-delà de ses peurs, avec le soutien des autres, alors nous modélisons cela pour l’ensemble de l’événement. Il y a de la vie dans nos tremblements et c’est ça faire partie d’une communauté de pratique.

Avertissement amical : Nous sommes tellement habitués à nous montrer avec notre expertise qu’il peut être inconfortable de révéler nos zones vulnérables.

Comment pouvons-nous concevoir ensemble?

Quand nous arrivons enfin à la conception de l’événement en question, notre réflexe est de sauter dedans directement. Avancez lentement et dans l’ordre ci-dessous. En passant par ces étapes, ce qui est nécessaire en terme de design se révélera. Incarnez les principes décrits ci-dessus pendant le temps de conception de votre événement.

Besoin, but et participants
Prenez le temps de renforcer le lien avec le besoin sous-jacent à l’événement et donc avec l’intention. L’intention étant notre leader invisible, elle doit être clairement portée par toute l’équipe. L’appel initial à l’événement s’est fait avec cette intention, il devrait en être de même avec la conception. L’intention est au centre du travail.

Apprentissages de l’équipe
Quelle est l’intention ou zone d’apprentissage souhaitées par chaque personne dans l’équipe? Si nous voulons faciliter l’apprentissage ensuite, nous devons être en mode apprentissage nous-mêmes. Si nous incarnons le travail, nous le renforçons.

Écoute sensible
Prenez le temps de comprendre le contexte, les personnes qui viendront, ce qui se passe en ce moment pour être plus à l’écoute et mieux répondre à ce qui est nécessaire. Écoutez avec tous vos sens, à tous les niveaux.

Extrants – Agir plus judicieusement pour le monde
Un bon travail devrait toujours donner de vrais résultats. Les Indiens Hopi disent: « Est-ce que ça va faire pousser du maïs pour le peuple? ». Que va créer la rencontre qui sera utile au monde?

Le lieu
Le lieu peut soutenir la qualité de l’événement. Quand est-il possible de passer du temps sur le site? Connectez-vous au lieu et ressentez ce qu’évoque pour vous l’espace. Comment l’événement peut-il se servir au mieux du lieu? Y a-t-il des possibilités en extérieur? Imaginez l’espace et la beauté qui se déploient. Embrasser les contraintes qui vont avec.

Rappel amical: Ce n’est pas ou l’un ou l’autre, vous avez autant besoin de capacités d’analyse et de planification que de nombreuses compétences non techniques.

Comment concevoir pour l’auto-organisation?

Lorsque vient le temps de concevoir l’événement, les mêmes principes s’appliquent.

1) Clarifier les responsabilités / équipes
Si l’événement se poursuit sur quelques jours, créez des sous-équipes. Une bonne façon de s’y prendre est d’organiser une sous-équipe pour chaque journée, une pour l’espace et la beauté et une autre pour documenter (récolter). Il peut être utile d’identifier un lieu spécifique pour chaque sous-équipe; Cela permet de voir clairement si les personnes sont dans une seule ou plusieurs équipes. Quand il est temps de décider qui fait quoi, dans un cadre auto-organisé, il est important que chaque personne choisisse pour elle-même. Il peut être utile d’inviter les gens à réfléchir sur leur offre et leurs limites d’apprentissage avant de placer des stylos sur la table pour qu’en silence, tout le monde écrive son nom là où il pense qu’il devrait être. Il est important de noter que les équipes ont un rôle de supervision des tâches, et non d’exécution de toutes les activités et du travail de la journée.

2) Clarifier le flux et la structure
Chaque équipe passe du temps à concevoir le flux des activités dont elle a la responsabilité. Il n’est PAS encore temps de creuser dans la conception de chaque activité, seulement d’identifier le flux d’activités (par exemple quels seront les hôtes, les coachs, les participants) et le nombre pour chacun. Ensuite, pour s’assurer que toutes les parties travaillent ensemble, les équipes partagent leur structure et leurs activités et reçoivent des commentaires. Les points de friction et les angles morts seront révélés. Les équipes disposent alors d’un peu de temps pour produire une seconde version de leur flux et de leurs activités si nécessaire. Le groupe revient ensuite en entier pour se mettre d’accord sur le design. De cette façon, tout le monde est conscient et à l’appui de la conception globale.

3) Conception des activités
Seulement maintenant, chaque personne identifie les activités / rôles dont elle sera responsable, individuellement ou en équipe. Maintenant, chaque activité peut être conçue en détail. Celles du premier jour auront la priorité. Certaines seront prêtes avant l’événement et d’autres seront conçues pendant l’événement avec (certains des) participants (pendant les pauses ou le soir).

4) Invitation à
Lors de la première matinée de l’événement, les participants sont invités à proposer leurs propres activités ou à se proposer dans le cadre de la structure mise en place par l’équipe. Cette structure tient l’espace afin que la facilitation/ l’accueil (hosting en anglais) et la documentation / la récolte puissent se faire avec la large participation de tous, de manière ouverte et flexible. Quand le travail de préparation a été fait – en prenant soin de tous les détails  – les principes décrits ci-dessus permettent à cette structure lâche d’être tenue avec qualité et rigueur. Cela peut sembler chaotique mais la liberté pour participer est maintenue par un conteneur qui soutient la cohérence, l’alignement et la liberté. Cela nous permet de nous ouvrir à ce qui est possible et vivant. C’est ainsi que nous nous organisons entre nous.

L’Art of Hosting (Art d’accueillir des conversations qui comptent en français) crée un système d’exploitation auto-organisé, un espace de possibilités, une profondeur d’apprentissage et une qualité de connexion humaine qui souvent nous échappent dans d’autres types de réunions ou rassemblements. Dans le monde entier des événements sont organisés de cette manière avec beaucoup de succès, des institutions européennes aux associations de quartiers, des entreprises aux réseaux professionnels.


Pour savoir plus sur l’Art of Hosting

Merci à Denis Cristol pour la traduction de l’anglais.

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Collective sense-making as practice

Semi-structured co-learning across projects, domains, territories

Collective sense making is not evaluation nor debate. Very simply it requires some common themes which serve as common language or filters through which to think together about work that is very different. The common filters honor what is specific of what is happening in each place or domain and invite in a common language and thinking angle.

Recently I joined the European university of public sector territorial innovation for a 3 day adventure with over 200 people structured around 16 real projects from multiple countries. I was invited as an external witness (a healthy innovation practice) and was invited to intervene at the closing session. My task was to bridge between the event itself and the future via my external observations and insights. It was an invitation to work in emergence, with no possibility to plan ahead; this is the zone in which I thrive.

 At the end of the three days, I spoke to the group on the importance of prototyping as a rapid learning process, imperfect doing in order to gain information and insights. I reminded us all that co-creation requires being explicit with ourselves and the group on our commitment and contribution level. It is ok to be involved intensely and then step out, as long as it is made known. And then I finished on the topic of collective sense-making as a key process to help see more systemically. It is this point I wish to share in more detail.

I invited participants to identify some themes that could be interesting for us all. I do love how I can trust human beings and their intelligence and natural care. The themes that emerged were:

#citizeninvolvement

#coherence

#interdisciplinarity

There was no need to modify or improve upon these themes. They came straight from those who had lived the three days together. They would serve us for our collective sense making. We needed only to trust that that they were helpful themes for us.

I invited everyone to spend 5 minutes in silence to write whatever came up for them around these themes and our last three days of exploration around public sector innovation via the projects. Just a raw 5 minute writing time to prepare us for our collective sense-making.

Then it was time to step into conversations in pairs. Again, I reminded everyone to help each other not fall into debate or evaluation culture and to find someone who they had not met and who had worked on a different project than them. We had 15 minutes together in co-learning around our agreed themes.

There was some hesitation and then the entire room delved into deep conversation. Afterwards we had a share back and people spoke to how this had brought forward insights, anchored learning and made connections. People spoke of the delight to be in this type of flowing conversation with depth. The process was received as a gift. Some even used the term “soothing”. It does feel good to step back from our daily work, and converse with someone we don’t even know. Having a light “container” of shared themes and a little bit of solo time helps us access the deeper learnings that are ready to surface. It is about the sweet spot between chaos and order that allows generative emergence.

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Fablabs Nation, la caravane qui traverse le canada

Depuis quelques années, de nombreux fab labs ou maker spaces ont vu le jour à travers le Canada. L’initiative du Fab labs Nation a été initiée par Communautique, créateur de ECHOFab, de Montréal. L’idée est ici de créer quelque chose de grand avec toutes ces instances individuelles.

Le tour

Depuis lundi 1er mai 2017 une caravane est partie en exploration pour trois mois à travers le pays dans le but de venir à la rencontre des fab labs. Trois résidents virent dans cet espace, complétement aménagé en fab lab mobile, avec tout ce qu’il faut pour faire émerger des idées (imprimantes 3D, découpe laser, équipement de tournage, etc.). Ils partent à la rencontre de l’écosystème des fab labs du Canada pour provoquer ce monde et revenir avec des idées, des informations, des connexions.

Les résidents vont creuser à chacun de leurs arrêts, les défis locaux et ramener leur apprentissage à une échelle plus large. Le projet n’est pas programmé, c’est un concept d’émergence continuelle où ceux qui se sentent concernés peuvent intervenir. Ce processus laisse libre court à l’expérimentation et permet d’explorer en mode émergence une question complexe qui parle à chacun et qui nécessite un processus de co-exploration de la part de l’ensemble de la communauté pour y répondre.

La caravane se base, néanmoins, sur 4 étapes :

  • Faire des entretiens et de l’exploration
  • Evoquer des rêves et des possibles
  • Prototyper
  • Ramener de l’information qui pourrait être intégrer à un niveau plus systémique

Percolab appuie le projet en apportant son expertise sur le processus utilisé et par du coaching. En effet, percolab a déjà utilisé cette méthodologie à deux reprises. L’idée est de commencer par caler une question qui permettra de cadrer une exploration dans la complexité. Les deux premières semaines permettront de la valider puis les résidents auront, alors, trois mois pour explorer tout ce qui est possible autour de ce questionnement. Cette méthodologie permet de laisser le processus très libre tout en structurant toujours le raisonnement par rapport au point d’ancrage.

La caravane s’est lancée à travers le pays avec le questionnement suivant :

Qu’est-ce qui devient possible quand les Fab Labs et Maker Space du Canada agissent en interstructure collective ?

Pour suivre son périple, rendez-vous sur http://www.fablabsnation.ca !

Mais au fait c’est quoi un fab lab ?

Le terme fab lab vient de la contraction des mots « fabrication » et « laboratory », ce concept a été créé au MIT de Cambridge, Massachussetts, en 2002 par le Professeur Neil Gershenfeld. Ce sont des espaces dédiés à des « makers » où on peut créer presque tout par soi-même. Ces espaces sont aménagés avec tous les outils modernes qu’on connait à ce jour. Chacun d’eux sont différents en fonction des personnes qui y échangent et produisent mais ils sont toujours tournée vers le numérique et l’innovation.

Pour entrer dans le réseau mondial et devenir officiellement un fab lab (et non plus un maker space), il faut pouvoir répondre à la Fab charter, une charte très succincte (http://fab.cba.mit.edu/about/charter/).

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L’art du débat en mode dialogue

Comment travaille-t-on dans le débat quand on est une organisation qui pratique le dialogue?

À la récente Nuit des débats, qui se tenait le même soir à Montréal, Paris et Dakar, Percolab a apporté cette question aux deux débats que nous avons tenu.  Notre hypothèse est que pour qu’un débat puisse se dérouler sur le mode d’une conversation constructive qui accueille la diversité des perspectives il faut créer des conditions.

Le choc des récits: Montréal vue de l’intérieur et de l’extérieur

Dans le premier débat nous avons invité les participants à s’identifier comme « insider » ou « outsider » sur un spectre. Les gens se sont positionnés et se sont racontés l‘histoire de leur positionnement. Nous avons découvert que dans tout le groupe seulement deux personnes étaient nées à Montréal! Dans un second temps, nous avons invité chaque personne à identifier deux choses appréciées de leur ville et deux choses qu’ils n’aiment pas, et à les écrire. Les personnes présentes sont ensuite venus placer leurs réponses, en les lisant à haute voix. La table était mise ; nous nous connaissions un peu et nous avons vu la diversité des perspectives sur la même ville, dans la salle. Certains adorent la neige et le froid et d’autre les détestent. Le « débat » qui s’en est suivi avait plus la saveur d’une conversation collective. Et pourtant des choses profondes et parfois difficiles se sont dites durant les 90 minutes.

C’est ce qui se passe quand on met en rencontre des expériences de la diversité Montréalaise. Nous portons tous en nous les deux pôles des récits sur le ville: nous tenons tous le positif et le négatif. Cette soirée a été l’occasion d’explorer cette dualité en chacun de nous et de jeter un nouveau regard sur nos expériences de la ville sous cet angle.

Le second débat était centré autour de la question de l’autogestion comme faux remède ou vrai soutien  nos problèmes de société, et a permis d’explorer quelques-uns des décalages et le paradigme de l’auto-gestion, encore méconnu. Vous êtes curieux d’en savoir plus sur ce dernier point? Venez participer à notre atelier sur l’autre-gestion le 4 mai prochain à Santropol Roulant…

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Art of Asking for Help

How comfortable are you at asking for help? How clear are your requests for help?

Have you ever thought that we can improve our asking for help skills and even approach asking for help as a practice? Our awareness of the specific type of help we are asking for and the words we use to ask for help can be fine-tuned. Indeed, the more our request for help is precise the higher our chances of obtaining the help we actually want and avoid frustrations on both sides (feelings of not being heard or not being appreciated).

At percolab we have developed a simple tool to support the development of our asking for help culture. We have seen how it can open up space and deconstruct preset minds. We have noticed that it can work with everyone.

Before you dive into the typology, think of a moment when you offered help recently and think of a moment when you asked for help recently.

Jot down your examples and then read through the typology and see where they fit. If your examples are not in the typology, let me know so the typology can evolve and strengthen with our collective intelligence.

1. Ask me questions (coaching)

2. Show me how to . . . (demonstrate)

3. Tell me information or perspective (local knowledge/experience based)

4. Give me expert advice (expertise based)

5. Think creatively with me (idea generation)

6. Give me feedback on my idea, model etc. (enriching)

7. Be my audience/participant (practice)

8. Provide me moral support (emotion)

9. Give me a hand… (physical, action help)

10. Loan/give me something (material support)

11. Protect and care for me (abuse support)

12. Make sense with me (intellectual/intuitive)

13. Motivate me (kick in the butt)

14. Step in with/for me (solidarity)

15. Can you listen to me (attention)

Now, write down two requests for help using the typology. Go and ask someone for help. If the person can’t answer the first request, try the second one. How was that? Did you notice a difference?

As collaboration and participatory leadership are on the rise, our capacity to excel at asking for help is becoming all the more important. The time of the hero leader who could figure everything out on his or her own is over.

It is kind to ask for help. Do not trust someone who cannot ask for help”.

Note: Feel free to adapt and adjust this typology. Think of it as a commons. I invite you share how you are using it and how it is evolving with your usage. here or email sam@percolab.com

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Un territoire comme un commun

« Le Collectif des Garrigues a pour finalité de rassembler et de valoriser les expériences et les connaissances sur la garrigue, de contribuer au rapprochement des acteurs du territoire, et de susciter la réflexion sur le futur des garrigues, préservant et développant les spécificités de ce territoire, dans le respect des milieux et de sa vie citoyenne. »

nadineNadine Jouanen de l’équipe percolab, basée à Montpellier, France, emmène notre travail dans le Collectif des Garrigues. Le dernier webzine du collectif a fait un zoom sur Nadine. Le voici, reproduit ici :

Quel est votre lien avec le Collectif des Garrigues?
J’ai découvert le Collectif à mon arrivée ici en 2014. Je renoue avec ma région d’origine après 30 ans passées ailleurs dans le monde! Il m’aura fallu tout ce temps pour découvrir que mes racines étaient plongées profondément dans la garrigue. Ma jeunesse, passée à Nîmes, a ancré en moi ce paysage, les odeurs de thym et de pin, les caillasses et les vignes. Manu et David sont venus me chercher pour participer au bureau en 2015 et j’ai dit oui sans hésiter tant l’intention du Collectif des Garrigues colle à mes valeurs, ma vision de cette région et de l’animation citoyenne, multiple dont a besoin un territoire.

Que pouvez-vous apporter au Collectif et que vous apporte-t-il en retour? 
J’espère pouvoir apporter un surplus de participation, puisque c’est une compétence forte que je suis soucieuse de propager autant que possible. C’est la raison pour laquelle je travaille souvent avec l’équipe pour préparer le déroulé des ateliers, les rencontres, les forums et faire en sorte que l’intelligence collective se manifeste à plein. La reconquête des biens communs, et la gestion de nos communs est un autre axe important pour le Collectif et j’aimerais que mon action au plan national et international ait un impact positif pour une meilleure reconnaissance du Collectif comme acteur clé pour notre territoire sur ce sujet sensible et tellement important.
En retour, le collectif m’apporte une meilleure connaissance, profonde, multiple et transversale de ce bout de terre qui me tient à cœur.

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Quel projet vous motive le plus?
Je crois que c’est le projet global, c’est à dire le croisement entre tous les projets du Collectif. Cette vision du territoire dans toutes ses dimensions: géographique, humaine, économique, historique, culturelle… Je le vois bien en ce moment, où un nouveau groupe, Patrimoine et Arts Vivants est en train de se former et que je suis ravie d’accompagner. C’est formidablement enrichissant et c’est une chance incroyable que de pouvoir participer, modestement, à la reconnaissance de notre Garrigue et à son développement harmonieux. Je le dis souvent: vous vivez ici, adhérez et venez participer à nos chantiers, vous n’allez pas en revenir!

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