Principes et processus de co-conception d’événements auto-organisés

C’est plus facile que ça en a l’air. Si vous organisez des événements, cet article est pour vous.

La communauté internationale Art of Hosting a développé une manière différente de concevoir des rencontres avec un modèle sous-jacent peaufiné et expérimenté dans le monde entier depuis plus de 20 ans. Quel que soit le sujet, des méthodes de collaboration à la gestion de l’eau, en passant par les questions financières, il est possible de concevoir, d’organiser et de rencontrer la saveur et la sensation de la vie, parce qu’elles sont le résultat de ce modèle sous-jacent.

Les participants et les organisateurs ne voient pas nécessairement les coulisses (comment l’équipe d’accueil travaille ensemble pendant la conception / préparation et au-delà) bien que tout le monde sente que ce travail existe. À maintes reprises, ce modèle a permis aux groupes d’expérimenter un système opératoire fonctionnel et auto-organisé, de vivre une expérience vivifiante, d’accéder à un apprentissage en profondeur et de faire du bon travail. Un ami avec des décennies d’organisation d’événements l’explique comme une mise à jour du logiciel système avec lequel nous travaillons depuis longtemps; une version 2.0, si vous voulez. Ce qui suit est ma tentative de partager ce modèle d’une manière pratique et utile, sans le réduire à une simple recette à suivre. Le modèle contient une conscience et une sagesse profondes, et j’espère que je lui rend honneur. Cela commence avec trois principes.

Il est sage qu’une équipe de facilitation passe du temps ensemble juste avant un événement. Ce temps dépendra d’éléments tels que la durée de la rencontre, la familiarité entre les membres de l’équipe, les défis et les risques. Typiquement, pour un événement de trois jours, l’équipe d’accueil passera un ou deux jours ensemble avant. Pour une réunion très courte, ce temps sera plus court.


Principe 1: Conception adaptative – Attendre le plus près possible du rassemblement / de la formation pour concevoir le programme

Certains aspects liés à l’organisation d’un rassemblement ou d’une formation peuvent et doivent être faits bien avant l’événement, tels que le lieu, la nourriture, l’aménagement de l’espace, l’hébergement, le budget, l’inscription, la communication. Ce que l’équipe fait également en amont, c’est de mieux connaître le contexte et de mieux se connaître, pour devenir une véritable équipe. Quant à la conception du programme même, si nous voulons qu’il soit vraiment en lien avec le contexte et réponde aux besoins qui se rattachent à la rencontre, à des changements minimes au niveau local et au-delà, arrivant toujours juste avant le premier jour de la rencontre, alors il est logique de travailler la programmation juste avant l’événement.

Avertissement amical: Nous sommes tellement habitués à développer nos programmes des mois avant les événements, qu’attendre juste avant celui-ci peut générer un certain niveau d’anxiété.

Principe 2: Un contenant fort – Donner de l’importance au champ invisible qui tient une réunion

Si nous voulons que nos rassemblements soient puissants, aient de la profondeur et soient fluides, alors nous devrons accorder du temps et de l’espace pour construire ce que nous appelons, faute d’un meilleur mot, «un champ relationnel» ou «un contenant solide». C’est le champ invisible qui contient le potentiel d’un groupe. C’est la présence collective et la qualité des relations entre les membres de l’équipe qui font la qualité de ce champ. Fort et sain, il facilitera les conversations génératives, les changements de paradigmes et les connexions profondes. Avec ce champ invisible et puissant, l’équipe d’hôtes restera sauve même si l’événement est orageux. Cela veut dire prendre du temps pour être ensemble, jouer, chanter, cuisiner, partager le silence, tout ce qui peut créer de la fluidité. C’est ainsi que l’amitié et la familiarité grandissent. Être en bonne relation avec soi-même et avec les autres nous ouvre à la diversité des autres et nous aide à en tirer profit.

Avertissement amical: Nous sommes tellement habitués à gérer le temps pour être performants que donner du temps et de l’espace pour être ensemble peut causer de l’anxiété.

Principe 3 : —  Apprentissage profond, auto-organisation et communauté de pratique – Pratiquer notre propre médecine

Chaque séance de travail durant la préparation est un micro-exemple de ce qui est à créer. La façon dont vous imaginez l’événement devrait apparaître pendant ce temps de préparation. Si vous voulez que les participants récoltent en ligne, l’équipe devrait commencer à le faire pendant les jours de conception. Pratiquez avec l’équipe avant et vous serez à l’aise durant l’événement. La pratique contribue à la qualité « du contenant ». Si nous voulons que les participants fassent l’expérience d’un apprentissage approfondi, l’équipe doit être en mode apprentissage profond, dans ses zones de vulnérabilité. Si l’équipe se fait confiance et se propose d’expérimenter durant la rencontre, au-delà de ses peurs, avec le soutien des autres, alors nous modélisons cela pour l’ensemble de l’événement. Il y a de la vie dans nos tremblements et c’est ça faire partie d’une communauté de pratique.

Avertissement amical : Nous sommes tellement habitués à nous montrer avec notre expertise qu’il peut être inconfortable de révéler nos zones vulnérables.

Comment pouvons-nous concevoir ensemble?

Quand nous arrivons enfin à la conception de l’événement en question, notre réflexe est de sauter dedans directement. Avancez lentement et dans l’ordre ci-dessous. En passant par ces étapes, ce qui est nécessaire en terme de design se révélera. Incarnez les principes décrits ci-dessus pendant le temps de conception de votre événement.

Besoin, but et participants
Prenez le temps de renforcer le lien avec le besoin sous-jacent à l’événement et donc avec l’intention. L’intention étant notre leader invisible, elle doit être clairement portée par toute l’équipe. L’appel initial à l’événement s’est fait avec cette intention, il devrait en être de même avec la conception. L’intention est au centre du travail.

Apprentissages de l’équipe
Quelle est l’intention ou zone d’apprentissage souhaitées par chaque personne dans l’équipe? Si nous voulons faciliter l’apprentissage ensuite, nous devons être en mode apprentissage nous-mêmes. Si nous incarnons le travail, nous le renforçons.

Écoute sensible
Prenez le temps de comprendre le contexte, les personnes qui viendront, ce qui se passe en ce moment pour être plus à l’écoute et mieux répondre à ce qui est nécessaire. Écoutez avec tous vos sens, à tous les niveaux.

Extrants – Agir plus judicieusement pour le monde
Un bon travail devrait toujours donner de vrais résultats. Les Indiens Hopi disent: « Est-ce que ça va faire pousser du maïs pour le peuple? ». Que va créer la rencontre qui sera utile au monde?

Le lieu
Le lieu peut soutenir la qualité de l’événement. Quand est-il possible de passer du temps sur le site? Connectez-vous au lieu et ressentez ce qu’évoque pour vous l’espace. Comment l’événement peut-il se servir au mieux du lieu? Y a-t-il des possibilités en extérieur? Imaginez l’espace et la beauté qui se déploient. Embrasser les contraintes qui vont avec.

Rappel amical: Ce n’est pas ou l’un ou l’autre, vous avez autant besoin de capacités d’analyse et de planification que de nombreuses compétences non techniques.

Comment concevoir pour l’auto-organisation?

Lorsque vient le temps de concevoir l’événement, les mêmes principes s’appliquent.

1) Clarifier les responsabilités / équipes
Si l’événement se poursuit sur quelques jours, créez des sous-équipes. Une bonne façon de s’y prendre est d’organiser une sous-équipe pour chaque journée, une pour l’espace et la beauté et une autre pour documenter (récolter). Il peut être utile d’identifier un lieu spécifique pour chaque sous-équipe; Cela permet de voir clairement si les personnes sont dans une seule ou plusieurs équipes. Quand il est temps de décider qui fait quoi, dans un cadre auto-organisé, il est important que chaque personne choisisse pour elle-même. Il peut être utile d’inviter les gens à réfléchir sur leur offre et leurs limites d’apprentissage avant de placer des stylos sur la table pour qu’en silence, tout le monde écrive son nom là où il pense qu’il devrait être. Il est important de noter que les équipes ont un rôle de supervision des tâches, et non d’exécution de toutes les activités et du travail de la journée.

2) Clarifier le flux et la structure
Chaque équipe passe du temps à concevoir le flux des activités dont elle a la responsabilité. Il n’est PAS encore temps de creuser dans la conception de chaque activité, seulement d’identifier le flux d’activités (par exemple quels seront les hôtes, les coachs, les participants) et le nombre pour chacun. Ensuite, pour s’assurer que toutes les parties travaillent ensemble, les équipes partagent leur structure et leurs activités et reçoivent des commentaires. Les points de friction et les angles morts seront révélés. Les équipes disposent alors d’un peu de temps pour produire une seconde version de leur flux et de leurs activités si nécessaire. Le groupe revient ensuite en entier pour se mettre d’accord sur le design. De cette façon, tout le monde est conscient et à l’appui de la conception globale.

3) Conception des activités
Seulement maintenant, chaque personne identifie les activités / rôles dont elle sera responsable, individuellement ou en équipe. Maintenant, chaque activité peut être conçue en détail. Celles du premier jour auront la priorité. Certaines seront prêtes avant l’événement et d’autres seront conçues pendant l’événement avec (certains des) participants (pendant les pauses ou le soir).

4) Invitation à
Lors de la première matinée de l’événement, les participants sont invités à proposer leurs propres activités ou à se proposer dans le cadre de la structure mise en place par l’équipe. Cette structure tient l’espace afin que la facilitation/ l’accueil (hosting en anglais) et la documentation / la récolte puissent se faire avec la large participation de tous, de manière ouverte et flexible. Quand le travail de préparation a été fait – en prenant soin de tous les détails  – les principes décrits ci-dessus permettent à cette structure lâche d’être tenue avec qualité et rigueur. Cela peut sembler chaotique mais la liberté pour participer est maintenue par un conteneur qui soutient la cohérence, l’alignement et la liberté. Cela nous permet de nous ouvrir à ce qui est possible et vivant. C’est ainsi que nous nous organisons entre nous.

L’Art of Hosting (Art d’accueillir des conversations qui comptent en français) crée un système d’exploitation auto-organisé, un espace de possibilités, une profondeur d’apprentissage et une qualité de connexion humaine qui souvent nous échappent dans d’autres types de réunions ou rassemblements. Dans le monde entier des événements sont organisés de cette manière avec beaucoup de succès, des institutions européennes aux associations de quartiers, des entreprises aux réseaux professionnels.


Pour savoir plus sur l’Art of Hosting

Merci à Denis Cristol pour la traduction de l’anglais.

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