Plan d’action pour MedilabSecure, Réseau Européen de Recherche

Contexte

Medilabsecure est un large réseau collaboratif et multidisciplinaire de laboratoires et d’instituts de santé publique (virologie humaine, animale et entomologie médicale). Ce projet européen est dédié à l’étude, diagnostic et surveillance des maladies virales émergentes sur le pourtour méditerranéen et la mer noire.

Doté d’une forte reconnaissance pour le travail accompli au cours de ses 4 ans d’existence, le réseau vise un nouveau cycle de financement dès juin 2018 auprès de la UE.

Pour lancer le deuxième volet de financement, le comité de coordination a choisi de se faire accompagner par Percolab afin de consolider résolument la transversalité et l’intégration entre activités. Le point de mire de cette rencontre stratégique est la co-construction du plan d’actions sur les 4 prochaines années.

Rôle de Percolab

  • Co-design du programme avec l’équipe coordinatrice
  • Facilitation en anglais des journées
  • Capture des différentes étapes et prises de décisions collectives

Démarche

Dès le départ, cette intervention se place sous le signe de la co-construction serrée avec l’équipe de coordination (basée à Montpellier et Paris) de ce séminaire stratégique. Plusieurs rencontres préparatoires nous permettent d’intégrer les deux enjeux majeurs de la rencontre dans le design : l’ajout d’une nouvelle activité dans le futur programme, avec une composante environnement/climat (modélisation d’arrivée d’épidémies), et l’élargissement du périmètre territorial à des pays du Sahel demandé par la Commission.

Ce travail préparatoire nous a permis de calibrer les dispositifs participatifs en tenant compte des impératifs de ce type de séminaire, comme les présentations, dont celle de l’évaluateur désigné du projet. Notre partie pris a été de les faire vivre dans un dispositif adapté (storytelling) qui a permis de faire le bilan et mettre en lumière les points de convergences, de divergences et les questions restantes pour le réseau.

En alternant les temps de travail en grand groupe, comme la production collective d’un SWOT, le partage via un fishbowl sur la thématique d’une meilleure intégration des nouveaux venus, et les ateliers via un forum ouvert sur l’amélioration de la transversalité, le groupe s’est acheminé vers la production d’un macro-plan d’action sur 4 ans, en mode visuel, sur de larges feuilles.

Résultats

  • Plusieurs prises de décisions collectives (selon le processus de prise de décision par consentement) sur des points de gouvernance importants pour la suite où chacun-e aura eu l’opportunité de clarifier sa compréhension des sujets et exprimer ses réactions.
  • La productions d’un plan d’actions co-construit ensemble à la fin du séminaire, avec une cohérence budgétaire.

Impacts

Participation des différents membres du réseau et des partenaires invités pour lancer ensemble et de manière collégiale cette deuxième phase importante du travail du réseau.

Consolidation de la transversalité des activités à venir avec plus de collaboration intersectorielle, lisible dans le macro-plan d’action final.

Facilitation de l’intégration de la nouvelle activité transversale sur l’environnement/climat avec la présence de son coordinateur.

Témoignage de la coordinatrice

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Processus génératif de prise de décision

Processus génératif de prise de décisionLa prise de décision collective rendue efficace (oui, c’est possible!)

Prendre des décisions ensemble n’a pas besoin d’être long et pénible. La prise de décision par consentement peut aider les organisations à prendre des décisions collectives efficacement et judicieusement. Ce domaine reste cependant peu connu.

Chez Percolab, une compagnie de consultation internationale qui propulse l’innovation sociale et la collaboration, nous avons développé le Processus génératif de prise de décision, un outil basé sur le consentement élaboré à partir de la méthode de Prise de décision intégrative de l’Holacratie en y ajoutant la culture et les pratiques de l’Art de la rencontre (Art of Hosting). Nous l’utilisons toutes les semaines. Notre record est 19 décisions stratégiques en une heure!

Ce processus demande un hôte (facilitateur). Idéalement, cet hôte tourne entre les personnes. Chez Percolab, chacun peut faciliter ce type de processus et nous varions d’hôte de manière organique selon les jours.

Lorsqu’une organisation commencer à développer cette pratique, il peut être utile d’inviter un hôte externe pour une initiation au processus ou pour de l’accompagnement permettant de développer les capacités internes.

1. Maturité

La décision est-elle « mûre »? Le contexte est-il clair? Est-ce qu’il y a de l’information ou des données qui doivent être rassemblées? Est-ce qu’une conversation ouverte pourrait aider à progresser vers la maturité?

Trucs pour l’hôte : Il sera peut-être nécessaire d’offrir au groupe une ou deux conversations ouvertes pour arriver à la maturité (ex. : Je vais bloquer une période de dix minutes pour qu’on explore le sujet en question). Offrez des périodes supplémentaires de discussion si nécessaire. Vous arriverez peut-être à la conclusion que la décision n’est pas mûre et c’est OK. Écoutez profondément, et quand vous sentez qu’il y a une proposition possible, c’est le moment. Invitez le groupe à passer à la prochaine étape.

2. Proposition version I

Invitez le groupe – l’un de vous souhaite-t-il faire une proposition initiale? Cela aidera le groupe à avancer et il y aura plusieurs opportunités d’affiner la proposition ensemble.

Trucs pour l’hôte : Aider le proposant à rédiger sa proposition, idéalement en une seule phrase. Évitez que la proposition se démultiplie. Assurez-vous que la proposition est visible de tous (séparée du porteur lui-même) et répétez-la à haute voix.

3. Clarifications

À cette étape, le groupe peut poser des questions de clarification au porteur de la proposition. Le porteur a deux options de réponse – i) Répondre à la question ou ii) Dire « non spécifié » si la réponse est inconnue.

Trucs pour l’hôte : Si quelqu’un parle sans poser de questions (ex. : une réaction), rappelez-lui que la phase est aux questions, que les réactions viendront ensuite. Assurez-vous que toutes les questions sont dirigées au proposant et que personne d’autre n’intervient. Cadrez afin que le porteur réponde aux questions et ne parle pas d’autre chose (soyez ferme!). Sentez quand la période de clarification est sur le point de finir (ex. : les gens sont prêts à réagir).

4. Réactions

Il est obligatoire d’exprimer ses réactions vis-à-vis de la proposition (outre le porteur); toutes les voix et perspectives ont besoin d’être entendues. Le proposant écoute avec attention et prend des notes. Il rédigera ensuite une nouvelle version de la proposition.

Trucs pour l’hôte : Commencez avec la personne ayant la réaction la plus émotive et tournez dans le cercle jusqu’à ce que tout le monde ait partagé ses réactions. Assurez-vous qu’elles ne se font pas sur le porteur de proposition mais sur la proposition elle-même. Intervenez si nécessaire.

 

5. Proposition version II

Le porteur formule une nouvelle version de la proposition à la lumière de tout ce qui s’est dit. L’hôte s’assure que la proposition est lisible et visible de tous et la lit à haute voix.

Trucs pour l’hôte : Si vous sentez que le porteur de proposition souhaite garder la première version, rappelez-lui que c’est possible. S’il vous semble qu’il a besoin d’aide pour la réécriture, rappelez-lui qu’il est possible de demander de l’aide; toutefois, ne vous précipitez pas pour le dire.

6. Objections

Une objection doit exprimer un risque ou un recul pour l’organisation/initiative. Toutes les objections sont adressées à l’hôte qui décide si l’objection est valide ou non. Quand une objection est validée, le porteur de proposition doit l’intégrer dans une nouvelle proposition. (Ensuite le tour d’objections est répété).

Trucs pour l’hôte : Parfois des préoccupations personnelles sont exprimées qui, en fait, ne posent pas de risques pour l’organisation. Il faut différencier les deux. S’il y a du flou n’hésitez pas à demander l’aide du groupe. C’est la partie la plus difficile du processus pour l’hôte.

7. Confirmation visuelle

Chacun confirme visuellement qu’il peut « vivre avec cette décision » en levant le pouce. Ça permet au groupe de voir que tout le monde est à bord. C’est difficile de lever le pouce si on n’est pas en phase avec la décision, par exemple si quelqu’un cherche ses mots pour exprimer une idée importante et ne l’a pas encore faite ou s’est désengagé avec le processus, tout le monde le saura.  Si quelqu’un ne lève pas son pouce, le groupe doit retourner à la partie du processus qui n’a pas été pleinement traitée.

Note : Il est bon d’avoir une culture de confirmation visuelle – le processus peut ensuite être accéléré. Quelqu’un pourrait faire une proposition et on passe directement à la confirmation visuelle pour voir si tout le monde peut vivre avec cette proposition.

Trucs pour l’hôte : Ce n’est pas un conseil de décision et ce n’est pas l’opportunité de baisser les pouces pour reprendre le processus.  C’est simplement une confirmation visuelle. Si le processus s’est bien déroulé tous les pouces sont levés. Si quelqu’un peine à s’exprimer, avec soin, offrir du soutien et laisser tout le monde savoir que toute information est importante. 

Ceci résume le procédé. Pour conclure, un peu comme pour jouer au piano, ne vous attendez pas à tout réussir parfaitement du premier coup. Il faut effectivement un petit peu de pratique.

Traduction par Laurence Leduc-Primeau

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Invitation : Série 5à7 Dégustation de nos pratiques – 23, 30 janvier et 6 février 2018

Workshop-Percolab-Montreal-2018

INVITATION

  • Lieu

    ECTO, 936 av. Mont-Royal Est, 2e étage, Montréal H2J 1X2

    Montréal, Québec, Canada

  • Date

    23, 30 janvier et 6 février 2018

  • Heures

    16h30

  • Organisateur

    Percolab Montréal

En janvier, Percolab offre une série de trois rencontres pour vous aider à remettre l’humain au centre du travail et (pourquoi pas!) contribuer à la révolution des organisations. Du réseautage apprenant, léger et ludique, en mode 5 à 7, pour partager quelques-unes des pratiques que nous appliquons au quotidien.

Session #1 (23 Janvier)- Ouverture. Comment s’ouvrir à de nouvelles possibilités? Énergiser les pratiques et bien débuter et fermer les réunions.
Session #2 (30 Janvier)- Émergence. Comment répondre à ce qui émerge et vivre avec l’incertitude? S’ajuster de manière agile en étant à l’écoute de ce qui est là.
Session #3 (6 fevrier)- Décision. Comment converger sur une décision commune qui nous permet d’avancer? Pratiquer la prise de décision par consentement. 6 février 2018

Coût: Participation consciente en économie du partage. (Ensemble, les participants s’engagent à partager la responsabilité financier avec les organisatrices en assurant de couvrir les frais de base, après une divulgation transparente des coûts associés à l’événement. La dernière fois que nous avons tenu un atelier de soirée similaire, les participants ont donné entre 15$ et 50$.) Plus savoir plus sur le sujet, voir notre nouvelle article de blog (en anglais):
https://medium.com/percolab-droplets/there-is-more-than-one-way-to-price-a-workshop-experiments-in-shared-economy-2c36f25ea0c7

  • Nom(s) des organisateur/trice(s)

    Laurent et Meghan

  • Contact

    Courriel :  laurence [at] percolab.com, meghan [at] percolab.com

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Qu’est-ce que tu fais mardi ? Ou pourquoi Percolab tient ses réunions ouvertes.

« Pourquoi ne viens-tu pas à l’une de nos rencontres d’équipe? » dis-je au serveur. «  Elles ont lieu tous les mardis de 10h à midi chez ECTO, l’espace de travail partagé. »

Il hoche sérieusement la tête et note l’information sur une serviette derrière le comptoir. J’attrape mon latté et me dirige vers l’une des tables pour travailler sur une proposition budgétaire pour l’un de nos prochains projets.

Inviter quelqu’un, pas-si-au hasard-que-ça, à l’une des rencontres d’équipe de Percolab est devenu l’une de mes pratiques quotidiennes. Je dois faire entre 5 et 10 de ces invitations par semaine. Parfois, ces invitations sont reçues comme un cadeau, une opportunité, c’est le cas de ce serveur. Il vient juste de passer un diplôme d’études supérieur en urbanisme et il est intéressé par les consultations et le co-design citoyens : l’un des axes d’expertise de Percolab. Il m’a reconnue suite à la facilitation d’une session de planification stratégique que j’ai donnée pour l’une des unités à l’université où il a fait ses études.

D’autres fois, les invitations sont reçues les yeux écarquillés par l’incrédulité comme si je proposais de venir samedi au brunch familial, sans que l’on se connaisse ; dans le genre : apporte des fleurs et rejoins les p’tits et Matante Guylaine sur la trampoline.

« Pourquoi m’inviter à une réunion d’équipe ? » me demande la personne, « Vous ne traitez pas de trucs internes dans vos rencontres ? »

« Oui, bien sûr », je confirme, « nous traitons de trucs internes. Ça peut être stratégique, opérationnel, ou cela peut avoir avec notre dynamique interpersonnelle et le premier mardi du mois il s’agit de questions internationales. Certaines réunions parle d’argent et de la façon dont nous auto-gérons nos revenus. Il arrive même que nous ayons à gérer des conflits durant nos rencontres. Comme je le disais, mardi à 10h, tu devrais venir participer ».

« Oh, d’accord, je peux venir observer », dit la personne, « Je suis vraiment curieuse. Je serais très discrète, c’est promis ».

« Heu… bien… non, ça ne marche pas comme ça », Je réplique avec un sourire retenu, « Je ne t’invite pas à venir observer. Nous ne sommes pas des hamsters. Je t’invite à être avec nous, à participer. A nous aider à traverser nos défis, nos questions, à amener toute ton expérience, intelligence et sagesse, pour contribuer à nos décisions ».

« Vraiment ? » demande la personne, « Mais tu viens juste de me rencontrer ! Comment puis-je comprendre tout votre contexte, votre fonctionnement, vos règles ?  Comment puis-je réellement contribuer à une prise de décision ? Et votre directeur, il va dire quoi ? »

«  Pour commencer, il n’y a pas de directeur chez Percolab. Nous sommes vraiment une organisation horizontale et nous prenons nos décisions selon une approche basée sur le consentement. Bien sûr il n’est pas imaginable que tu comprennes tout. Mais participer à l’une de nos réunions est un moyen nettement plus efficace pour nous connaître que de lire la page « Accueil » de notre site web. Si nous discutons d’un problème nécessitant une décision, et que toi, depuis ta compréhension forcément limitée, tu y vois un risque potentiel pour notre entreprise, nous allons t’écouter et le prendre en compte pour avancer ».

« OK », dit la personne – je peux voir sa curiosité grandir, « mais est-ce que je serai la seule personne étrangère ? »

« Aucune idée ! » Lui dis-je. « Nous le saurons quand tu te présenteras ! Certaines semaines nous n’avons aucun invité (on ne les appelle pas des étrangers), il y en a souvent un ou deux, et il est arrivé, plusieurs d’entre nous étant à l’extérieur avec des clients, qu’il y ait trois fois plus d’invités que de membres Percolab ! Ces semaines-là sont en général super pour « brainstormer » autour de questions qui nous travaillent, comme repenser notre site web, par exemple ».

Ça ne finit pas par être épuisant d’avoir de nouvelles personnes chaque semaine dans vos réunions ? » Me demande-t-on ?

« Ça arrive, «  j’admets, « Certaines semaines ça m’agace d’avoir à accueillir des gens nouveaux lors d’une rencontre d’équipe, en particulier lorsqu’il y a un sujet vraiment important pour moi. Cela dit, à chaque fois, je trouve que nos invités m’aident à traverser les questions difficiles que ce soit vis à vis de notre métier ou de notre travail ensemble en tant qu’équipe. C’est tout particulièrement vrai si la personne n’arrive pas à saisir aisément ce que nous faisons ; ça nous oblige à clarifier la façon dont nous parlons de nous-mêmes et d’être plus transparents dans notre travail ensemble. Donc, je peux arriver grognon mais je repars presque toujours énergisée… avec l’aide du café ! »

« Quel genre de personne vient à vos réunions ? » me demande la personne.

« Il y a des invités intéressés par une collaboration avec nous, certains veulent nous étudier pour un projet d’étude, d’autres viennent à nos rencontres pour en savoir plus sur l’auto-organisation voire transférer de nouvelles pratiques dans leur entreprise ; il y a des experts internationaux profitant de leur passage à Montréal pour échanger avec nous et des personnes déjà clientes ou qui songent à travailler avec nous – participer à nos réunions leur donnent une idée vraiment concrète de l’application de notre savoir. L’une de mes pratiques favorites est d’inviter d’un coup tous les participants de mes ateliers à venir à l’une de nos réunions d’équipe. Tu devrais voir leur visage ! »

« D’accord ; je viens ! » s’exclame ma nouvelle connaissance, « Ça fait longtemps que je voulais en savoir plus sur l’auto-organisation mais sans être tout à fait sûr que mon équipe est prête. Vous voir en action m’aiderait. Je me sens vraiment mieux à l’idée de ne pas être juste un voyeur et contribuer avec mes connaissances et l’expérience que j’ai déjà. Je trouve cette idée de réunion ouverte vraiment inspirante et inhabituelle. Vous êtes courageux de faire ça ! »

« Ahh… » Je réponds prudemment. J’ai envie d’accepter ce compliment mais en même temps je suis un peu agacée que cette pratique que je trouve si normale soit considérée comme courageuse. « Il nous faut choisir : soit on parle de collaboration soit on expérimente, on vit l’expérience de ce que c’est que de travailler avec des «étrangers». Nous pouvons parler de transparence ou bien nous ouvrir à d’autres afin que nous puissions vraiment être vus, pour le meilleur ou pour le pire, et mieux comprendre qui nous sommes et nos points aveugles. Nous pouvons parler d’intelligence collective ou alors nous engager pour de bon avec d’autres personnes venant de contextes réellement différents. Pour moi et probablement pour tous les autres chez Percolab, ouvrir nos réunions bénéficie à l’entreprise ; la générosité que les gens nous montrent en partageant leurs connaissances dans notre travail est incroyable. Mais ouvrir nos rencontres d’équipe est aussi un acte significatif et symbolique: nous sommes une fractale de la façon dont nous aimerions que les organisations fonctionnent dans le monde. Imagine que les gouvernements, les institutions et les entreprises, les fondations et les associations aient un modèle de réunion qui soit ouvert, transparent, collaboratif et s’inspirent de l’intelligence collective ? Juste ça. Imagine un peu. »

« Waow ! » Me dit l’autre, « Je vais avoir besoin de temps pour me faire à cette idée-là. On pourrait peut-être en parler après la rencontre de mardi. »

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OrgBook – Announcement

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Un territoire comme un commun

« Le Collectif des Garrigues a pour finalité de rassembler et de valoriser les expériences et les connaissances sur la garrigue, de contribuer au rapprochement des acteurs du territoire, et de susciter la réflexion sur le futur des garrigues, préservant et développant les spécificités de ce territoire, dans le respect des milieux et de sa vie citoyenne. »

nadineNadine Jouanen de l’équipe percolab, basée à Montpellier, France, emmène notre travail dans le Collectif des Garrigues. Le dernier webzine du collectif a fait un zoom sur Nadine. Le voici, reproduit ici :

Quel est votre lien avec le Collectif des Garrigues?
J’ai découvert le Collectif à mon arrivée ici en 2014. Je renoue avec ma région d’origine après 30 ans passées ailleurs dans le monde! Il m’aura fallu tout ce temps pour découvrir que mes racines étaient plongées profondément dans la garrigue. Ma jeunesse, passée à Nîmes, a ancré en moi ce paysage, les odeurs de thym et de pin, les caillasses et les vignes. Manu et David sont venus me chercher pour participer au bureau en 2015 et j’ai dit oui sans hésiter tant l’intention du Collectif des Garrigues colle à mes valeurs, ma vision de cette région et de l’animation citoyenne, multiple dont a besoin un territoire.

Que pouvez-vous apporter au Collectif et que vous apporte-t-il en retour? 
J’espère pouvoir apporter un surplus de participation, puisque c’est une compétence forte que je suis soucieuse de propager autant que possible. C’est la raison pour laquelle je travaille souvent avec l’équipe pour préparer le déroulé des ateliers, les rencontres, les forums et faire en sorte que l’intelligence collective se manifeste à plein. La reconquête des biens communs, et la gestion de nos communs est un autre axe important pour le Collectif et j’aimerais que mon action au plan national et international ait un impact positif pour une meilleure reconnaissance du Collectif comme acteur clé pour notre territoire sur ce sujet sensible et tellement important.
En retour, le collectif m’apporte une meilleure connaissance, profonde, multiple et transversale de ce bout de terre qui me tient à cœur.

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Quel projet vous motive le plus?
Je crois que c’est le projet global, c’est à dire le croisement entre tous les projets du Collectif. Cette vision du territoire dans toutes ses dimensions: géographique, humaine, économique, historique, culturelle… Je le vois bien en ce moment, où un nouveau groupe, Patrimoine et Arts Vivants est en train de se former et que je suis ravie d’accompagner. C’est formidablement enrichissant et c’est une chance incroyable que de pouvoir participer, modestement, à la reconnaissance de notre Garrigue et à son développement harmonieux. Je le dis souvent: vous vivez ici, adhérez et venez participer à nos chantiers, vous n’allez pas en revenir!

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