Démarche d’accompagnement co-créatif pour la prévention de la santé et sécurité au travail

Contexte

Le Secrétariat Général des Affaires Régionales (SGAR) Occitanie est une instance institutionnelle relevant de l’autorité de la Préfecture de Région donc du Ministère de l’Intérieur français. Ses actions sont transversales et interministérielles, notamment en apportant un soutien aux Ministères et Services dans leur fonctionnement, l’organisation de formations et l’appui à la mise en œuvre des politiques sociales internes.

Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels est un document devant être rempli par un service pour diagnostiquer les risques professionnels présents au moment de l’évaluation. Il est ensuite laissé le soin aux équipes de trouver des solutions aux risques identifiés. Ce document fait l’objet d’une obligation mais sans sanction. Sa forme n’étant pas définie et le travail pour le réaliser pouvant être rébarbatif, sa mise en œuvre n’est pas évidente. De plus, son sujet étant la prévention de la santé et de la sécurité au travail, ce document peut être l’objet de divergences politiques et relationnelles au sein des services. Il peut également cristalliser les tensions dans un contexte de restructuration, fusion et remise en question d’un système hiérarchique strict à l’heure de l’injonction de l’innovation.

 

 

Pour pallier à ces obstacles et réellement donner lieu à une culture et des actions de prévention, le SGAR Occitanie a sollicité un fond d’innovation pour mener des actions spécifiques auprès des agents et concernant le Document Unique. L’objectif était de réaliser des outils graphiques, sans coût d’impression (format A3 maximum) permettant de remplir et utiliser le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), afin que celui-ci soit vivant, utile et collaboratif.

 

Rôle de Percolab

  • Mise en œuvre de la démarche de design thinking
  • Design des 10 ateliers collectifs
  • Facilitation des ateliers et rédaction des comptes-rendus synthétiques et visuels
  • Compte-rendus des différentes étapes et prises de décisions collectives
  • Capture graphique des conversations-clefs et points d’avancement importants
  • Réalisation infographique des outils : vidéo dessinée, fascicule, canevas, jeu et site internet
  • Co-facilitation de la présentation officielle

Démarche

Afin de vérifier le diagnostic de la commanditaire, nous avons réalisé une série d’entretiens avec une quinzaine d’acteurs de la prévention : assistants et conseillers de prévention, inspecteurs santé et sécurité au travail, assistantes sociales. Nous avons ensuite précisé et validé la problématique lors d’une première demi-journée avec un groupe de participants.

Une première série de 5 ateliers a ensuite mis en œuvre les phases de créativité, de prototypage et de test des premiers outils. Puis, lors d’un second cycle de 4 ateliers, de nouvelles phases de prototypage ont été réalisées, en invitant les autres acteurs concernés : médecins de prévention, chefs de service, représentants syndicaux et autres agents.

Les ateliers ont pu bénéficier d’un noyau dur de participants, indispensable face à l’important renouvellement des membres du groupe du fait du rythme soutenu de la démarche et des contraintes d’agenda de chacun. C’est un groupe mouvant que nous avons accompagné. Parfois, compte tenu de la charge émotionnelle liée à la santé et sécurité au travail et de l’arrivée de nouveaux participants assez tardivement dans la démarche, une approche médiation a pu être nécessaire.

Le design flexible des ateliers nous a permis de continuer à avancer à chaque étape tout en accueillant les contextes de chacun. La démarche a porté ses fruits, les agents ont révélé une créativité et un dévouement à la cause de la prévention qui ont permis l’éclosion et la finalisation de nombreux outils.

Résultats

  • Une communauté de « préventeurs » mobilisés autour des outils réalisés
  • Une vidéo ludique expliquant les principes généraux de la prévention avec la mascotte Ecurisk
  • Un fascicule graphique expliquant le fonctionnement et les bienfaits du Document Unique
  • 4 canevas pour compléter facilement et en équipe le Document Unique
  • Un jeu de cartes avec plateau pour apprendre en jouant les principes de prévention
  • Un site internet réunissant l’ensemble des outils réalisés, ainsi qu’une importante banque de fichiers liés à la prévention : https://prevention-etat.jimdofree.com/

Impacts

Des agents remotivés par leur métier, des « préventeurs » qui ne sont plus seuls dans leur mission, une série d’outils adaptables et modifiables en fonction des contextes et des missions.

Une stratégie de communication en or portée par les différents acteurs.

L’intégration des bonnes pratiques de facilitation et du travail en collectif par la vingtaine de participants réguliers aux ateliers.

Témoignage d’un participant lors de la présentation

C’est génial ces outils, c’est exactement ce dont nous avions besoin, nous devions justement refaire notre Document Unique, nous allons tous les utiliser !

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Dessiner comme un enfant

Growing up, noone remembers the first time they drew. We were given crayons, pencils, pens, paper and encouraged to draw. From simple marks on the paper, to representations of our home, our family, our world we saw. We were encouraged and supported to make more.

We learnt from it, we better understood our world through it, we got feedback from each stroke, each picture, each adult (or sometimes) children who saw it. It shaped our understanding and learning. Helped us see our place, that of others and to break things down into simple component parts.

We were liberated, free, without guilt or questioning our abilities. It didn’t matter what we drew, it helped, aided us in our understanding. It wasn’t art, it was what it was. Adults encouraged us, proud in the development they saw. We were given different tools, found new ways of marking the paper, paint, different pens and colors. We explored the mixing of colors, we reflected the world and chose colors that supported the understanding to us what it was, green for trees, blue for sky. We drew to tell stories, we brought life to the pictures, they served a bigger intention than just doodling. But then we stopped, we wrote, we clicked. Drawing became the tool of creatives: artists; designers; architects etc.

But, what happens when we draw like a child in our adult world?

What happens when we draw our system, map out the elements, their relationship to each other. What happens when we listen to a group and visualise the connections, provide feedback to groups through visual scribing? Or when we use visual metaphors and visualise frameworks to better our collective understanding?

Welcome to the world of Visual Thinking.

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Invitation : Découverte Art of Hosting France, 31 janv. – 2 février 2018

INVITATION

  • Lieu

    Sommières, France

    Adresse : CART, 31 rue Emilien Dumas, 30250 Sommières, France

  • Date

    31 janvier au 2 février 2018

  • Heures

    Dès 17h30

  • Organisateur

    Percolab France

(English below)
L’Art of Hosting modélise depuis plus de vingt ans, partout dans le monde, une façon d’avancer ensemble en intelligence collective. Venez découvrir comment, durant une formation de 3 jours intensifs en résidentiel.

For more than twenty years, Art of Hosting has modelled a way forward in collective intelligence all over the world. Come discover for yourself, during a 3 day intensive training in the beautiful south of France #AoHFrance


Nous innovons cette année en vous proposant pour les frais pédagogiques, outre le tarif fixe habituel(de 1250€ net de taxes *), un mode d’économie partagée. Il s’agit d’une approche coopérative axée sur la responsabilité financière, partagée par toute la communauté constituée par les participants et l’équipe des hôtes.

Vivre ce séminaire, c’est vouloir changer de regard, accepter de reconsidérer ses propres représentations et s’ouvrir. Vous déciderez ainsi de la somme en euros qui traduit la richesse de ces 3 jours, en prenant en considération : les coûts de l’événement, sa valeur et vos ressources financières.   Le paiement se fera en 2 fois : un premier versement commun à l’avance et un deuxième à l‘issue du séminaire.  Premier versement 450€ net, payable d’avance sur ce site : contribution minimale à l’organisation et au déroulement du séminaire (frais logistiques, matériel, communication, plateforme internet).Deuxième versement : son montant sera décidé par vous-même à la fin du séminaire. Pour couvrir avec respect les frais pédagogiques de l’équipe d’hôtes, nous donnerons du temps et de l’attention pendant le séminaire pour ouvrir cette conversation et cette expérience enrichissante, avec une réflexion sur la valeur du séminaire pour vous et la façon dont nous pourrons couvrir le budget en tant que communauté. Une explication plus détaillée de ce modèle et de la réflexion qui le soutien est disponible sur le site web: http://leaderparticipatif.weebly.com   *Dans le cas de la prise en charge par les entreprises, par un OPCA ou autres structures qui ne permet pas au participant de participer au modèle d’économie partagée, le tarif fixe des frais pédagogiques est de 1250€ net de taxes.

In addition to the usual fixed rate to cover the hosting and teaching costs (€1250 *) we are therefore innovating by also inviting you to participate in a shared economy experiment. This is a cooperative approach whereby the financial responsibility for the seminar is shared by the community of both participants and hosting team. For this seminar, we invite your willingness to open up to different ways of seeing ourselves and the world. In practice, this means that you will decide on the sum of money that represents the richness of these 3 days, taking account of the costs of the event, its value to you and your own financial resources.   Payment will take place in two installments: a first instalment, the same for everyone, before the seminar, and the second at the end.  1st instalment: 450€, payable in advance on this website : he minimum contribution needed to organise and run the seminar (logistics, materials, communication, website)  2nd instalment: at the end of the seminar, you will choose the amount to honour and appreciate the work of the hosting team. We will be dedicating time and attention during the seminar to open this conversation – always an enriching experience – about the value of this seminar to you and the ways in which we as a community can cover the budget. You can find a more detailed explanation of this financial model and its ethos at http://leaderparticipatif.weebly.com

* Percolab est un organisme de formation exonéré de TVA. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat.

* Percolab is a TVA exempt training center

  • Nom de l’organisateur/trice

    Nadine Jouanen, SAS percolab Europe

  • Contact

    Courriel :  infofrance [at] percolab.com

    Téléphone : +33 6 17 79 83 10

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Facilitation graphique pour l’industrie française du futur

Client : OPEO cabinet-conseil (www.opeo-conseil.fr)
Localisation : Paris
Durée : Évènement ponctuel, 1 jour
Facilitatrices graphiques : Fanny Monod-Mitrev et Mélanie Lacayrouze

 

Contexte

OPEO a organisé les « Rencontres de la Compétitivité industrielle » en partenariat avec BPI France.
L’intention de l’événement était de mettre de avant l’industrie française du futur, en présentant les avancées et innovations, afin de redonner confiance et motivation aux acteurs du secteur. L’évènement était constitué de plusieurs temps de conférences, de débats et de questions-réponses avec le public, et également d’un temps plus participatif. Ce temps avait lieu pendant la pause déjeuner avec la présentation de 5 startups et de leurs innovations sur les 4 aspects de l’industrie du futur soit : l’écologie, la technologie, le management et l’excellence opérationnelle. Pour les rencontres du 30 novembre 2017, Opéo a sollicité Percolab pour assurer la facilitation graphique de l’événement par des fresques.

 

Démarche et rôle de percolab

La structure de l’événement et les contraintes logistiques étaient:
  • 5 thématiques abordées au travers de 6 temps de conférences avec une grande variété d’intervenants,
  • Des temps de pause assez courts, y compris pour le déjeuner du fait des présentations des « startups »,
  • Impossibilité d’afficher sur les murs de la salle de conférences, dans les couloirs ou dans la salle de déjeuner,
  • Durée d’une journée de 8h30 à 17h en continu.
Nous avons élaboré le plan de facilitation graphique suivant:
  • La réalisation de 9 fresques, dont 1 pour la présentation, 6 correspondant au temps de conférence, 1 sur les retours des participants lors du repas et 1 pour la synthèse générale.
  • Les titres ont été co-définis avec le client, en cohérence avec le programme de l’évènement.
  • Un micro-trottoir auprès des participants sur leurs ressentis « Qu’est-ce que vous êtes venus chercher et qu’est-ce que vous avez trouvé ?« 
  • L’exposition autoportée des fresques sur table dans les espaces communs
  • Une diffusion via nos profils sur les réseaux sociaux
  • Prise de photos de qualité de toutes les fresques pour la communication future.

Impacts

Les fresques ont été exposées à la mi-journée et en fin de journée, lors des moments conviviaux. Cette mise en place a permis à notre travail d’être le support d’échanges sur les thèmes, et les fresques ont été photographiées par de nombreux participants, au fil et à la fin de l’événement. Utilisées par l’agence de communication avec leurs réseaux sociaux, les fresques ont permis de communiquer autour de l’évènement aux personnes non présentes. Les fresques via le mot-clef #RCI2017 ont notamment été partagées et appréciées plus d’une centaine de fois sur Twitter.
La mise en place d’un code couleur par thématique a permis de faciliter la compréhension des sujets au fil des fresques. Cela a donné une vue d’ensemble visuelle et claire pour se repérer à travers la richesse du contenu. 
Les fresques ont aussi servi de support pour les participants et les organisateurs.
La 9e et dernière fresque de la journée a été pensée sous la forme d’un « key take away », c’est-à-dire une synthèse des thèmes abordés dans l’évènementLa fresque sur les ressentis a eu pour fonction de prendre la température sur les attentes et la satisfaction des participants au cours de l’événement.
Par la suite, les photos de toutes les fresques retravaillées par des logiciels de retouche ont été envoyées au client. Elles serviront pour démarcher de nouveaux partenaires, communiquer dès maintenant sur le prochain événement et en améliorer les contenus.


Témoignage

« En revoyant les fresques plus en détail, je me rends compte de votre capacité à avoir su intégrer les sujets à la vitesse de l’éclair et en plus à les rendre beaux et dynamiques. Un tout grand merci pour votre intervention et ce super rendu, nous ne manquerons pas de diffuser cela rapidement ! » – Odile Ricour, Responsable Développement OPEO

 Galerie des réalisations


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Guide des compétences pour emmener un domaine vers son futur

Contexte

Le guide des compétences est un outil névralgique pour l’ensemble des professionnels québécois en ressources humaines (formation, accréditation, inspection et développement professionnel). Pour la première fois de son histoire, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) aborde le renouvellement de cet outil en mode co-création afin de produire un guide qui répond aujourd’hui aux besoins de ses membres tout en portant la profession vers son futur.

Rôle de Percolab

Percolab a conçu une démarche de co-création sur mesure pour l’occasion – ancrée dans l’écoute du milieu et nourrie par d’autres guides de compétences et des cadres conceptuels, tout en étant soutenue par un processus d’accompagnement et de création de sens.


La démarche, radicalement créative, a permis, dans un premier temps, d’explorer l’utile existant et de révéler les possibles et les rêves, tant au niveau du contenu que du format.

Dans un deuxième temps, une série d’ateliers en mode itératif a mené la communauté à travailler sur le guide à mesure qu’il se construisait.

Dans un troisième temps, des auditoires spécifiques ont été ciblés afin de plonger en profondeur sur certains aspects du guide. Pour tenir toute cette démarche, et particulièrement l’arrivée et le départ de participants, une stratégie visuelle avec une fresque évolutive venait appuyer et expliciter l’avancement des travaux en intégrant le travail fait. 

Environ 200 participants ont contribué aux différentes étapes de la démarche.

Les ateliers, la facilitation et la production des visuels étaient de la responsabilité de Percolab, alors que la stratégie, la rédaction et la présentation des résultats ont été conçues en co-création avec le client.

Impacts de notre intervention

Un guide de compétences simplifié, pratique, qui va à l’essentiel;

  • Qui a l’adhésion et la fierté de la communauté RH, et sera largement utilisé, de l’inspection jusqu’aux professionnels en ressources humaines;
  • Qui sera présenté comme un exemple de guide de compétences à d’autres ordres professionnels au Canad a et dans le monde;
  • Qui intègre deux nouveaux domaines de compétences, une innovation importante.

 

 

 

Fresque évolutive par Paul Messer de Percolab

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Pourquoi la pensée visuelle est-elle si importante

Notre travail, nos projets et nos vies entremêlés nous font évoluer dans la complexité. Définir le coeur, les limites de nos projets est un travail difficile, les expliquer aux autres l’est encore plus !

Une carte nous aide à comprendre notre monde et permet de partager cette compréhension avec les autres. De la même manière, les supports visuels définissent le territoire et le terrain de nos projets, les rendant accessibles aux autres.

Je remarque une tendance de plus en plus grande à utiliser les visuels pour parler des projets et communiquer leurs résultats.

Pourquoi les visuels sont-ils si importants pour apporter de la compréhension et de la contribution dans un projet ? Comment les utiliser pour obtenir plus d’impact ?

Contexte

La plupart des personnes que je rencontre aujourd’hui n’ont pas l’habitude d’utiliser des visuels. Nous avons tendance à nous précipiter sur nos ordinateurs pour prendre des notes, éventuellement nous exprimer avec des gestes, mais que se passerait-il si à la place, nous attrapions instinctivement un crayon ?

Les gens aiment les visuels. L’une des premières choses qui attire l’attention des lecteurs dans un rapport ou un document sont les images, les diagrammes, les photos. S’appuyer sur des visuels est de plus en plus demandé, que ce soit avec des données, de la technologie ou l’habileté manuelle d’un facilitateur graphique. Nous intégrons les images 60% plus vite que le texte et les images peuvent déminer nos présupposés en contextualisant notre compréhension. Nous apprenons rapidement à travers les visuels, en réalité chacun-e de nous est un « apprenant visuel ».

Nous entrons dans une phase où dessiner par ordinateur est presque aussi facile que d’attraper un crayon et la réalité virtuelle offre de nouvelles voies d’exploration pour l’usage des visuels comme soutien à notre travail.

Compréhension collective?

Dans le cadre d’un mandat pour la Commission Européenne, nous avons été amenés à designer et à bâtir une plateforme en ligne (PICS) permettant aux pays membres et à leurs administrations de partager mutuellement leurs ressources et de travailler sur des projets collectifs. Pour garantir la réussite de ce projet, il était vital que les usagers acquièrent une bonne compréhension du système. Nous avions besoin d’un moyen simple pour expliquer son principe de fonctionnement.

Lors de l’événement de lancement du PICS, les chefs de projet de chaque administration et pays furent rassemblés pour être briefés et se former. Nous voulions qu’ils soient à l’aise avec le système et se sentent confiants pour l’expliquer aux autres ensuite. Ils commencèrent par découvrir l’application sans être guidés, afin d’avoir une première perspective d’utilisateur. Puis, nous leur avons demandé de cartographier visuellement leur compréhension individuelle du système et de la partager avec d’autres. Cet exercice les aida, non seulement à avoir une meilleure compréhension du projet, mais aussi à construire une représentation visuelle globale utilisable par tous. L’impact était clair : durant les sessions et les activités suivantes au cours de l’événement, chacun avait une compréhension plus pointue du système et était capable d’expliquer ses commentaires ou questions en se référant au modèle visuel que nous avions créé collectivement.

Partager visuellement nos modèles mentaux permet d’amplifier et d’approfondir notre compréhension, et d’accélérer le développement d’un projet

Modèles mentaux

Notre interaction avec le monde dépend de nos modèles mentaux. Notre usage d’une porte en est un exemple simple. Sans réfléchir beaucoup, nous analysons le mécanisme de la porte et comprenons comment l’ouvrir grâce à des indices visuels et notre expérience passée. S’ouvre-t-elle à l’intérieur ou à l’extérieur ? Ouvre-t-elle grâce à une clé ou une carte? Est-elle coulissante ou battante ? Y a-t-il une poignée, où se trouvent les charnières, sur la droite ou sur la gauche ? Faut-il tirer ou pousser ?

Les charnières sont un repère visuel. La question “ai-je le droit de l’ouvrir?” appartient à mon modèle mental à propos de l’accès possible via cette porte. Toutes ces informations sont rapidement traitées par notre cerveau de manière non verbale, ce qui démontre qu’une porte bien conçue ne demande pas de temps de réflexion.

Que se passerait-il si nous étions capables de faire de même avec nos projets ? En avoir une compréhension aussi immédiate et intuitive que face à une porte bien conçue ?

Nous élaborons des modèles mentaux pour décrypter le monde. Nous les développons grâce à des indices externes et les retours des autres. Les malentendus peuvent vite s’installer lorsque nos modèles mentaux ne sont pas synchronisés. Et si nous pouvions partager nos modèles mentaux par un simple visuel? Des lignes et des formes simples peuvent représenter la compréhension de nos projets. Partager visuellement nos modèles mentaux développe et approfondit notre compréhension et accélère le développement du projet.

Savoir abandonner une métaphore est un talent du même ordre que de trouver celle qui répond à nos besoins de départ.

Métaphores visuelles

Les métaphores visuelles sont un moyen extraordinaire pour aider à structurer notre compréhension de ce qui est du ressort de l’intangible. Utiliser quelque chose dont nous avons déjà une compréhension, par exemple un arbre, peut aider à expliquer notre projet: les racines peuvent représenter l’histoire du projet, le tronc ses éléments centraux, les branches sa portée, les fruits ses extrants, ses impacts.

Une chose à noter, cependant: chaque métaphore a ses limites. Trouver le bon endroit sur l’arbre pour placer un élément important de votre projet peut se révéler acrobatique. A utiliser avec précaution donc ! Savoir abandonner une métaphore demande le même talent que trouver celle répondant à votre besoin de départ.

Attrapez donc ce crayon !

Développez votre pratique

Quel que soit votre projet, attrapez un crayon et dessinez ce que vous comprenez.
Que vous utilisiez des bonshommes allumettes, des formes simples et des lignes ou que vous soyez des praticiens chevronnés, l’essentiel est pour vous et votre équipe, vos clients, vos partenaires, vos parties prenantes, de parvenir à une compréhension partagée.


Si vous souhaitez découvrir des outils, des techniques et des pratiques avec d’autres personnes ayant les mêmes intérêts que vous, venez retrouver Paul Messer en France ou en Suisse, au mois de novembre, pour un Labo Pensée Visuelle

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