Playing with Open Space Methodology

How far can you stretch an open space methodology? For the facilitator in me, there is nothing like a good ol’ open space to nimbly pass the power and responsability of an event over to the participants. People can forget that I am in the room as the life of self-organization flows. The process leads to new found clarity, ideas, connections that can help unstick thinking, open a field, prepare a decision etc, but the output I appreciate the most is the flip that happens inside people. The « Oh, things can be that simple and real ». And the « Oh, if there is something I care about strongly, that means it’s me who should be doing something about it. » This is great stuff and I have found myself playing with it in ways that are surprising me.

City as open space

Recently, we co-organized a three day event in Montreal on the theme of the commons for 75 participants [Art of Commoning] with three international experts: David Bollier (USA), Silke Helfrich (Germany) and Frédérique Sultan (France). The first two days of the event took place at the natural science museum, Space for Life.

daytwo

Art of Commoning at the Rio Tinto Planetarium, Montreal

We knew that the venue was not available for the third day and we had made a deliberate decision to NOT rent another venue and try out a wild idea.

What if for day three we trusted the group to self-organise their day in different locations around the city?

This super wide open space had some risks given the time of year was November and the number of people involved,  but the team was up for the experimentation.

I must say it was helpful that the event was pushing self-organization in multiple ways. Lunch for day two was a 75 person potluck  with light instructions to run it efficiently. All dishes, sweet and savoury, were laid out in the centre of a long dining table. With 4 starting points, everyone moved along the table serving themselves. Only once everyone was served did we sit down.

table

75 person potluck

At the end of day two, we announced that the whole next day was dedicated to working on our projects together in any way we wanted. 15 people stepped up with a project. Each person shared how much time they wanted to work on their project – 3 hours being the most popular. We invited everyone to self organise, where and when they would meet the next day and with whom. There was a period of semi-chaos with lots of noise and some concern that the facilitators should have done more, and then, magically, the dust settled. Everyone knew where things were going to take place the next day, at someone’s home, at a coworking, a fablab. The full schedule was emailed to all later that evening with details of locations, times, project leaders, contact numbers and a one stop emergency number. We all shared a collective online space (framapad) for documentation. Finally, we all agreed to meet up at the end of the day for dinner and celebrations (some people took up the « dinner for 75 challenge »).

The experience was true to open space spirit. The work was engaging, deep, dynamic. Most people attended two sessions, some in different locations.

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Art of Commoning day 3, work session at EchoFab, Montréal

Over the course of the day the projects leapfrogged to their next step. A school of commoning moved to the next level, a community land trust initiative got unstuck, a group contributed to an international initiative of patterns of the commons, a business transitioned and a some projects of  living spaces as commons gathered momentum and much more.

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Session on Patterns of commoning with Silke Helfrich

At the evening meeting point, at ECTO co-working cooperative we were all a-buzz, sharing our experiences and projects over a home cooked meal, with a bit of play and  video harvesting and then some good ol’ dancing.

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andyDuring the evening  a time bank was set up and those who wanted to made further commitments to the projects of the day. The mutual support that had begun that day was able to continue on.

And so, the light frame that holds the freedom of an open space can extend out even across a city and coming back together  helps the collective field to continue to grow.

Guide to City Wide Open Space

Day Before

  • Invite in a culture of helping each other and a way of working for wiser action.
  • Allow  specific time and space whereby those who hold the projects and those who are keen to help out work out when and where they would like to meet by themselves. Trust that they will be able to figure out what is best to do.
  • Share digitally, web/email the open space market place, with contact info and maps

The day of

  • Allow the magic to happen
  • Share through social media, an online collective writing space (ex. frampad)
  • Come together to see a collective harvest and generally celebrate!
  • Set up a time bank to facilitate continued collaboration.

 

 

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Coplanification et codesign au Champ-de-Mars

Une transformation profonde s’amorce dans un quartier au coeur de Montreal qui a été fragilisé dans les années 70 par la construction d’une autoroute. Le projet, connu sous le nom Projet Secteur Champ-de-Mars, comprend la création d’un nouvel espace public au dessus de l’autoroute, la mise à niveau des espaces publics existants, le développement d’un nouveau plan de transport ainsi que la revitalisation de la vie de quartier et de son identité, en veillant à la cohabitation avec les populations locales et les personnes en situations d’itinérance.

Dans le cadre de cette initiative, percolab a accompagné la ville de Montréal dans un processus de codesign novateur. Cette approche collaborative se déroule autant à l’interne qu’à l’externe et englobe des ateliers de coplanification avec les diverses divisions de la ville et de l’arrondissement, des évènement dans les espaces publics, une plateforme numérique et des ateliers citoyens ciblés. Cet engagement actif avec les parties prenantes tout au long du projet est représentatif d’un changement de paradigme. Plus qu’un processus de consultation publique, la vision et le développement du projet avance avec l’apport du processus participatif.

Dans le cadre de ce mandat, percolab a approché chaque activité à partir d’un point de vue pédagogique, le but étant de s’assurer que les individus impliqués

  • se sentent accueillis dans le processus,
  • intègrent les informations et concepts clés
  • soient nourris par rapport à l’enjeu
  • soient soutenus dans l’expression de leurs idées
  • sachent ce que l’on fait avec leur contribution.

Pour faciliter l’expression d’une contribution informée et « constructive »  des citoyens et pour favoriser l’émergence de la voix collective, nous avons développé des outils stratégiques. Par exemple, nous avons conçu un jeu autour des questions de la mobilité qui a servi à sensibiliser les citoyens de la complexité de cet enjeu. Ou encore, nous avons développé avec l’équipe de la Ville un magazine présentant les idées de design possibles pour la place publique projetée afin de détecter les caractéristiques souhaités pour cet espace.

La co-planification et le co-design nécessitent le rétablissement de la confiance entre les divers acteurs et une culture de l’agilité et de l’ouverture, deux conditions de base qui servent à naviguer à travers les nombreuses contraintes d’un tel projet.

Les traces du processus sont disponibles sur le site suivant : http://realisonsmtl.ca/secteurchampdemars

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La participation citoyenne, une démarche pédagogique?

Comment les citoyens peuvent-ils vraiment contribuer à des projets majeurs? Est-ce un vœu pieux, peu réaliste, de vouloir les impliquer directement, dès le début, dans la conception et le développement des projets?

Chez percolab, nous croyons profondément à la participation active des citoyens dans la construction de leur environnement de vie et de travail. C’est d’autant plus vrai que, devant la complexité des défis auxquels nous sommes confrontés, on ne peut se priver de leur expertise. La démarche sera plus profitable si les citoyens sont invités à s’y impliquer rapidement. Le plus tôt sera le mieux.

Nous aimons co-développer les démarches de participation citoyenne sur base des quatre principes suivants :

  1. Aller vers le citoyen, dans son milieu, ses routines, son quotidien. Par exemple, dans le cadre du projet Imaginons Saint-Marc, nous avons été à la rencontre des paroissiens après une messe, en offrant du thé et le partage d’un repas léger. C’était le moment idéal pour les interpeller. Ces personnes n’allaient probablement pas se déplacer à un évènement formel, bien qu’elles aient beaucoup d’idées à partager.
  2. Offrir un espace-temps pour s’ouvrir aux possibles et accueillir l’inattendu. Cela peut se faire à travers le partage d’expériences inspirantes, d’anecdotes, ou encore à travers des mises en situation qui permettent d’explorer différentes perspectives. Nous aimons utiliser le prototypage in situ pour permettre aux participants d’entrer dans une démarche de découverte active.
  3. Soutenir le citoyen dans l’appropriation de la complexité d’un projet. Il importe de ne pas submerger le citoyen d’informations mais de lui permettre de saisir la complexité du projet de manière progressive. Il est par exemple possible de délimiter un volet très précis du projet et de proposer aux citoyens de poser toutes les questions qu’ils souhaitent à des professionnels et à des experts afin de mieux saisir les enjeux et les éléments clés du projet. Il est également envisageable d’élaborer un outil pédagogique. Par exemple, dans le cadre d’une démarche concernant l’avenir d’une bibliothèque, nous avons utilisé une affiche (infographie) pour expliquer l’histoire de l’évolution des bibliothèques. Les citoyens ont ainsi eu l’occasion d’explorer la question avec une certaine perspective.
  4. Offrir un espace pour l’émergence d’une voix collective. Nous estimons que la participation citoyenne est bien plus que la somme des avis individuels. Il importe d’aller au-delà de la collecte des points de vue individuels et de chercher à obtenir, à travers les échanges, l’exploration et l’expérimentation, la convergence et l’émergence d’idées fortes, partagées et porteuses d’énergie.

La clé de la réussite dans tout cela? Elle tient dans l’art du design du processus, de la médiation de la démarche et dans une sensibilité andragogique constante – celle qui reconnaît à toute personne une expérience et des acquis qui peuvent servir dans toutes les facettes de sa vie, et ce, y compris en tant que citoyen actif. En tant que designer pédagogique, je suis profondément convaincue de l’importance de cette approche.

 

 

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Photos par Kim Auclair, Journée participation citoyenne dans le cadre du Projet secteur Champ-de-Mars (septembre 2014).

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L’Art d’agir ensemble entre jeunes et élus

« Qu’est-ce qui devient possible quand les jeunes, les élus et les organismes ensemble, se parlent simplement à égalité et coopèrent pour trouver des solutions innovantes à nos préoccupations communes sur nos territoires? »

percolab est entré en partenariat avec l’organisme Créavif pour la réalisation d’une formation atypique en France autour de cette question. C’est la suite d’une initiative menée par Créavif et ses partenaires pour créer un Pacte Jeunesse en France et au Québec.

Pour aller plus loin, il fallait se réunir ensemble, les élus, les organismes travaillant avec la jeunesse et des jeunes afin de développer notre capacité à faire avec d’autres.

On fait tous, chacun de notre côté ; force est de constater que ça marche peu. La seule manière de construire le futur auquel nous aspirons tous, c’est ensemble. C’est pourquoi nous avons organisé une rencontre/formation de trois jours à l’Art d’agir ensemble à Aubervilliers en banlieue parisienne avec des élus de la région Ile-de-France venus devant le Parlement Québecois, des organismes travaillant avec la jeunesse et des jeunes de cette banlieue parisienne plus une poignée de Québecois.

Creavif a trouvé en percolab un partenaire naturel vu notre engagement auprès des jeunes et des enjeux urbains et notre ancrage et savoir faire dans les pratiques de leadership participatif et l’art d’agir ensemble.

La salle des mariages de la ville où se sont déroulées les deux premières journées a vu une cinquantaine de personnes de tous âges, de tous horizons, élus et citoyens, échanger, s’exprimer, organiser des cercles de conversation autour des questions leur tenant à cœur, improviser pour prendre le rôle de « l’autre », apprendre à agir ensemble, dans un joyeux chaos créatif.

Le troisième jour, sous le magnifique chapiteau de la Fraternité, ce sont cinq initiatives en émergence qui ont été soutenues par l’intelligence du groupe : « dessine-moi ton chez nous », « sculpture sans domicile fixe », « pizza-villes », « inauguration citoyenne », « halte au délit de faciès ».

L’intention commune au sein de l’équipe était « prouver et se prouver que faire ensemble c’est possible! Dans la simplicité, l’amour, l’authenticité, la créativité, l’écoute, la puissance et la fraternité. » On peut dire que ce fut le cas.

Ce qu’ils en disent :

« C’est tout sauf une formation! Une usine à idées, un forum des rencontres et un studio de production : 3 jours qui vous facilitent les 362 restants! »
Fétih CHOUDER, Élu aux questions internationales. Aubervilliers.

« En 3 jours, j’ai travaillé avec 50 personnes, participé à 4 projets, et j’ai des rendez-vous pour les 6 mois à venir. Qui va me croire? »
Carole Wurgès, Sculptrice. Montreuil.

« La dernière fois que j’ai vu autant de citoyens réunis et que je ne connaissais pas, c’était pour les élections! Ça me rassure! »
Tarek ADDAD, Étudiant. Aubervilliers.

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Atelier l’art d’agir ensemble : une coopération franco-québécoise

L’OFQJ a participé à l’atelier événement « L’Art d’Agir Ensemble » organisé par l’Association Créavif et l’entreprise sociale PercoLab en collaboration avec Le Regroupement des Organismes Communautaires Autonomes Jeunesses du Québec (ROCAJQ). Ces rencontres sur le thème de la coopération citoyenne ont eu lieu du 11 au 13 décembre 2014 à Aubervilliers (93).

L’association Créavif crée, depuis plusieurs années au Québec, en Belgique et en France, des projets éducatifs culturels, socioprofessionnels et sportifs pour dynamiser les échanges de savoirs. Son but est de favoriser le développement personnel des jeunes grâce à de multiples outils pédagogiques, notamment par l’animation d’ateliers de réflexions à travers l’art et le sport.

Percolab est un espace de travail coopératif en matière d’innovation sociale. Il propose des méthodologies, des cadres conceptuels et des pratiques d’expérimentation afin d’aider les porteurs de projets de façon personnalisée. L’équipe est composée de personnes bilingues, créatives, engagées, adeptes de l’intelligence créative et professionnels dans la gestion de projet.

Le Regroupement des Organismes Communautaires Autonomes Jeunesses du Québec est un regroupement d’organismes qui couvre l’ensemble du territoire québécois et qui touchent 300 000 jeunes chaque année de par ses interventions individuelles ou de groupes. Les membres du ROCAJQ tendent tous à utiliser l’Approche globale communautaire comme philosophie d’intervention. Ils ont un rayonnement local, parfois provincial ou national et, dans certains cas, une reconnaissance internationale. Les directions et les coordinations des organismes membres du ROCAJQ sont reconnues pour leurs expertises et leurs savoir-faire.

Les organismes communautaires autonomes jeunesse au Québec (OCAJ) sont reconnus pour leurs capacités à prendre le pouls de leurs communautés locales, à travailler avec leur milieu dans une dynamique de co-construction en plus d’identifier, d’innover et d’adapter leurs pratiques aux réalités multiples des jeunes.

Le ROCAJQ en fait la promotion auprès des élus, des réseaux publics, des médias et du grand public tout en encourageant le développement d’une expertise jeunesse diversifiée et forte de ses membres.

 

Quand les organismes jeunesses, les Élus et les jeunes eux-mêmes travaillent ensemble qu’est ce qui devient possible ?

 

Les structures se sont rencontrées lors d’un projet soutenu par l’OFQJ. Du 1er au 15 octobre 2014, Créavif a accompagné 6 jeunes adultes d’Aubervilliers en mission à Montréal. Accueillis chaleureusement par les jeunes québécois aux parcours différenciés de l’association DesEquilibres créée par Luc Parlavecchio. Ce déplacement au Québec initialement issu d’un partenariat entre Créavif et le ROCAJQ a débouché par une rencontre « coup de foudre » entre Créavif et Percolab. De cette union est née un projet de formation sur le pouvoir d’agir. « L’Art d’Agir Ensemble » est une série de 4 formations de 3 jours dont la première session a eu lieu en décembre 2014.

Elle s’est déroulée en trois étapes :

  • Jeudi 11 : Etape découverte (partage collectif d’histoires)
  • Vendredi 12 : Etape approfondissement (charrette, recadrage, pollinisation)
  • Samedi 13 : Etape action ! (design collectif, espace d’émergence)

Le thème : Quand les organismes jeunesses, les Élus et les jeunes eux-mêmes travaillent ensemble qu’est-ce qui devient possible ?

La réponse : cliquer sur l’image ci-dessous

 

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Engineers without Borders meets Art of Hosting

Engineers Without Borders Canada (EWB) invited the Montreal Art of Hosting community to collaborate at their annual conference, a significant event uniting 750 people for 3 days, 200 of whom participated in a pre-conference leadership day. The collaboration was natural given both communities work on complex issues and questions in service of the common good; EWB’s mandate is to « create systemic change, wherever it’s needed to accelerate Africa’s development and unlock the potential of its people. »

The EWB community had sharp clarity on the themes of this year’s conference, entitled Unite to Unlock: connect, co-create and act. On our end, the Art of Hosting team came to the collaboration with these learning intentions:

1. What is a light but high-impact way of bringing Art of Hosting practice into a more conventionally organized large-scale gathering?

2. How can we host at a huge event with the same lightness and playfulness as at a smaller event?

For the high impact presence of Art of Hosting, we agreed to implement a daily check-in and check-out practice for the four days. This means each day we would offer a short activity at the beginning and end of the day, to amplify the individual learning and collective experience. Leadership day began with a co-created check-in which included reflections on leadership, some conscious walking around the room and a good ol’ collective scream and closed on a completely different note, with a silent sharing of our learning edges.

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Since, the conference opened with some powerful storytelling, the check-in naturally focused on « How does my story connect to the stories that have been told? ». In the space that opened up « droplets of humanity » filled the room (as one participant described the experience).

Each check-in and check-out was carefully designed and matched to the beat and rhythm of the conference. At one point, the room burst into a one minute « crazy dance », a release of energy and an expression of joy that did a world of good. Another day began by by sharing our calling with another person, three times over, a series of exchanges that were both meaningful and helped participants to hone in on what they wished to get from the event. After that particular check-in, the keynote speaker, Dr. Sulley Gariba, shared his surprise and delight with his check-in experience,  in one he encountered an old friend from 30 years ago he hadn’t expected to meet and another  a young engineer.

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On the Saturday evening of the conference, we hosted a home-cooked dinner for delegates who wished to discover more about the Art of Hosting community. Engineering students and recent graduates joined some local Art of Hosting practitioners in mutual discovery (including a bit of dancing). When the engineers understood that the Art of Hosting community exists across the country, they were excited about furthering collaborations at their local level.

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At the conference, participants and organizers, seeing us on our own learning edges, stepped up, trembling, into their learning edges and wowed themselves and the crowd with their acts of courage and leadership. The conference co-chair took the microphone and, with tears running down her cheek, spoke with heart and clarity on the intention of the gathering. Pushing boundaries requires trusting and trying, and that is what we were all doing, each day, more and more.

The final check-out was a huge improvisation in trust and trying, where an ecosystem of groups/teams organized and ran their own check-out (open space style), allowing a collective, powerful whole to unfold.

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What was the impact and learning? The conference organizers say:

« I keep receiving comments about how positive people felt the entire time, and it’s clear that the moments you spent helping people arrive and leave the space each day played an important role in that.  »

« We had an incredibly ambitious vision about how to unite all of these people in an inclusive way and your collective art helped create something even better than we could have imagined. »

« One sponsor said said the check-ins and outs of this conference were some of his favorite moments. A highlight in fact! »

On our end, we held the intention of lightness well. One member of our team sums it up when with these words

« That was so easy. You don’t even notice there are 750 people in the room ».

And as for the connection between EWB and AOH? As usual, I find that we tend to go in with this idea of « bringing » our practice and in the end it’s us who are « getting » a huge gift and learning ourselves. I bow to the powerful, sharp and heart felt system work of the EWB community. My world has widened to include the shifts of the engineering profession and the caring and challenges of their work, and the courageous leadership afoot, here and in Africa. When communities come together in collaboration and inquiry, their collective strength grows.

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Montreal Art of Hosting community who partook in the collaboration: Samantha Slade, Jonathan Jubinville, Juan Carlos Londono, Cedric Jamet, Ezra Bridgman, Paul Messer, Lisa Gravel and Hélène Brown.

 

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