Porter un regard positif sur le réseau de la santé avec l’approche enquête appréciative (AEA)

 

« Very great change starts from very small conversations

held among people who cares. »

 

Tout le monde a son histoire avec le réseau de la santé. Les nouvelles le concernant sont rarement joyeuses. Comme société, la limitation des ressources exerce une pression constante sur le système. Le dévouement des acteurs du soin fait pourtant l’unanimité. Comment bâtir ensemble comme communauté sur cette force vive.  

Les professionnels[1]qui y travaillent nous témoignent vouloir donner un service exemplaire. Ils ne savent plus comment faire mieux, plus vite, avec moins. J’y ai travaillé pendant vingt ans. Je me suis repositionnée pour l’observer et le voir plus globalement. Je suis allée voir ailleurs pour revenir avec de nouvelles idées. Ce n’est pas plus vert ailleurs, ni aux États-Unis ou en France. Les défis sont énormes. J’oserais dire qu’ils sont à la hauteur de l’engagement de ceux qui y travaillent. Pour nous,  l’utilisation de cet engagement intrinsèque est un générateur de vitalité sur lequel nous pouvons bâtir en utilisant des approches collaborative, telles que l’approche enquête appréciative (AEA). Celle-ci est unificatrice et puissante, pouvant soutenir le système de santé dans les défis auxquels il fait face.

Le livre Pratique de l’Appreciative Inquiry dans les établissements de santé sera lancé au Québec le 30 mai prochain à Montréal. Pour l’occasion, les acteurs du système sont invités à vivre une expérience de l’AEA qui vise à mettre en valeur les forces du système et les histoires de succès et ainsi générer un élan de vitalité et de créativité pour aborder le futur avec espoir.

Le livre propose d’abord d’explorer les questions génératives et de l’appliquer à trois grands thèmes relatifs au monde du soin : le patient, le travail d’équipe et l’organisation. Ses auteurs, Whitney et al., souhaitent offrir une référence aux professionnels pour leur permettre de développer la pratique de l’AEA comme philosophie. Ils présentent la question positive comme un outil transformationnel du système. Le dernier chapitre de la version française du livre est un ajout précieux où sont relatés des témoignages de l’apport de l’AEA dans des établissements de santé en France. Mon collègue Thierry Brigodiot nous transmet avec soin l’expérience vécue. Finalement, sept pratiques appréciatives sont formulées spécifiquement pour les soins de santé et auxquelles on peut s’exercer autant dans le travail que de façon personnelle.

Le 30 mai prochain, vous pourrez écouter les histoires appréciatives vécues au Québec et prendre un moment pour partager un regard sur ce qui fonctionne bien dans le réseau et présenter votre pratique de l’AEA. Nous souhaitons cocréer avec les participant.es un narratif positif et inspirant, qui donnera un élan pour agir ensemble,  se mobiliser dans la pratique de l’AEA et ainsi rendre plus fort le mouvement d’amélioration perpétuel du système.

Venez « imaginer ce qui se passerait si vous pouviez créer une culture de soins de haute qualité qui célèbre le meilleur des soignants, patients, et des familles, qui embrasse les opportunités d’amélioration avec optimiste et qui construit une collaboration basée sur la confiance et la conviction réciproque que le meilleur réside en chacun de nous »[2].

 

Pour information et inscription à l’événement du 30 mai 2019 à Montréal-C’est ouvert à tous!

[1]Le terme « professionnels » est utilisé de façon inclusive. Chaque métier ou corps d’emploi est considéré comme professionnel, puisque soumis à des standards élevés. Il y a plus de 300 titres d’emploi dans le réseau, incluant médecin, gestionnaire, infirmière, travailleur social, ergothérapeute, électricien, cuisinier, préposé aux bénéficiaires, etc.
[2]Whitney, Diana, et Al , Pratique de l’Appréciative Inquiry dans les établissements de santé », InterÉditions, 2019 p.16. Traduit par Christine Cayré.
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Démarche d’accompagnement co-créatif pour la prévention de la santé et sécurité au travail

Contexte

Le Secrétariat Général des Affaires Régionales (SGAR) Occitanie est une instance institutionnelle relevant de l’autorité de la Préfecture de Région donc du Ministère de l’Intérieur français. Ses actions sont transversales et interministérielles, notamment en apportant un soutien aux Ministères et Services dans leur fonctionnement, l’organisation de formations et l’appui à la mise en œuvre des politiques sociales internes.

Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels est un document devant être rempli par un service pour diagnostiquer les risques professionnels présents au moment de l’évaluation. Il est ensuite laissé le soin aux équipes de trouver des solutions aux risques identifiés. Ce document fait l’objet d’une obligation mais sans sanction. Sa forme n’étant pas définie et le travail pour le réaliser pouvant être rébarbatif, sa mise en œuvre n’est pas évidente. De plus, son sujet étant la prévention de la santé et de la sécurité au travail, ce document peut être l’objet de divergences politiques et relationnelles au sein des services. Il peut également cristalliser les tensions dans un contexte de restructuration, fusion et remise en question d’un système hiérarchique strict à l’heure de l’injonction de l’innovation.

 

 

Pour pallier à ces obstacles et réellement donner lieu à une culture et des actions de prévention, le SGAR Occitanie a sollicité un fond d’innovation pour mener des actions spécifiques auprès des agents et concernant le Document Unique. L’objectif était de réaliser des outils graphiques, sans coût d’impression (format A3 maximum) permettant de remplir et utiliser le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), afin que celui-ci soit vivant, utile et collaboratif.

 

Rôle de Percolab

  • Mise en œuvre de la démarche de design thinking
  • Design des 10 ateliers collectifs
  • Facilitation des ateliers et rédaction des comptes-rendus synthétiques et visuels
  • Compte-rendus des différentes étapes et prises de décisions collectives
  • Capture graphique des conversations-clefs et points d’avancement importants
  • Réalisation infographique des outils : vidéo dessinée, fascicule, canevas, jeu et site internet
  • Co-facilitation de la présentation officielle

Démarche

Afin de vérifier le diagnostic de la commanditaire, nous avons réalisé une série d’entretiens avec une quinzaine d’acteurs de la prévention : assistants et conseillers de prévention, inspecteurs santé et sécurité au travail, assistantes sociales. Nous avons ensuite précisé et validé la problématique lors d’une première demi-journée avec un groupe de participants.

Une première série de 5 ateliers a ensuite mis en œuvre les phases de créativité, de prototypage et de test des premiers outils. Puis, lors d’un second cycle de 4 ateliers, de nouvelles phases de prototypage ont été réalisées, en invitant les autres acteurs concernés : médecins de prévention, chefs de service, représentants syndicaux et autres agents.

Les ateliers ont pu bénéficier d’un noyau dur de participants, indispensable face à l’important renouvellement des membres du groupe du fait du rythme soutenu de la démarche et des contraintes d’agenda de chacun. C’est un groupe mouvant que nous avons accompagné. Parfois, compte tenu de la charge émotionnelle liée à la santé et sécurité au travail et de l’arrivée de nouveaux participants assez tardivement dans la démarche, une approche médiation a pu être nécessaire.

Le design flexible des ateliers nous a permis de continuer à avancer à chaque étape tout en accueillant les contextes de chacun. La démarche a porté ses fruits, les agents ont révélé une créativité et un dévouement à la cause de la prévention qui ont permis l’éclosion et la finalisation de nombreux outils.

Résultats

  • Une communauté de « préventeurs » mobilisés autour des outils réalisés
  • Une vidéo ludique expliquant les principes généraux de la prévention avec la mascotte Ecurisk
  • Un fascicule graphique expliquant le fonctionnement et les bienfaits du Document Unique
  • 4 canevas pour compléter facilement et en équipe le Document Unique
  • Un jeu de cartes avec plateau pour apprendre en jouant les principes de prévention
  • Un site internet réunissant l’ensemble des outils réalisés, ainsi qu’une importante banque de fichiers liés à la prévention : https://prevention-etat.jimdofree.com/

Impacts

Des agents remotivés par leur métier, des « préventeurs » qui ne sont plus seuls dans leur mission, une série d’outils adaptables et modifiables en fonction des contextes et des missions.

Une stratégie de communication en or portée par les différents acteurs.

L’intégration des bonnes pratiques de facilitation et du travail en collectif par la vingtaine de participants réguliers aux ateliers.

Témoignage d’un participant lors de la présentation

C’est génial ces outils, c’est exactement ce dont nous avions besoin, nous devions justement refaire notre Document Unique, nous allons tous les utiliser !

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Les vertus du conflit

Qui n’a pas été au cœur d’un conflit involontairement, même sans mauvaise intention? Situation désagréable, s’il en est une. Le conflit, faut-il l’éviter, l’affronter? Comment, dans une perspective collaborative, voir un conflit comme générateur d’énergie positive et d’innovation?

Lors d’une séance de travail avec ma collègue Samantha Slade, auteure du livre Going Horizontal, je l’invitai à utiliser seulement le terme « relations » pour intituler le domaine de pratique qu’elle propose dans son livre comme « relation et conflits ». Mon intention était de favoriser une perspective appréciative.  Elle me répondit simplement : « C’est une croyance de penser que le conflit est négatif. » Samantha a la qualité de doucement nous remettre en question et de nous refléter nos paradigmes verticaux! Moment révélateur pour moi!

Est-ce que les conflits sont implicitement négatifs? Poser la question c’est y répondre. Pourquoi j’ai cette croyance et comment m’en défaire? Je vous propose de cheminer avec moi dans cette réflexion.

Dans cet article, nous explorons comment redéfinir le conflit pour le traverser, et comment, par des pratiques collaboratives, nous pouvons embrasser l’autonomie et la responsabilisation dans nos relations et ainsi changer la culture de nos organisations et même de la société. Il est possible par divers types d’activités de développement d’adopter une pratique collaborative et s’améliorer,  nous  vous en proposons quelques-uns.

 Redéfinir le conflit

Que l’on parle de chicanes, d’hostilité, de disputes, de désaccords, etc., cela contient toujours une charge émotionnelle vive. La majorité d’entre nous (je suis la première) ne veut pas aller dans cette zone. Ce n’est pas valorisé dans notre société d’être perçu comme conflictuel, et les personnes prenant part ou étant instigatrices de conflits sont jugées négativement. À la base, il s’agit souvent de problèmes de communication ou de perceptions.

Dans son livre Going Horizontal, Samantha prend soin de nous inviter à réaliser que les désaccords font partie de la vie, et ce, autant au travail que dans la sphère personnelle. Les accueillir comme incontournables nous permettra d’être plus compétents pour les traverser, de façon individuelle et collective.  Elle va plus loin en spécifiant que c’est la pierre angulaire des organisations saines que de développer les compétences d’être conscient, de s’exprimer, d’écouter et de prendre soin des relations, pour non seulement faire face aux conflits, mais les parcourir pour grandir.

En approche enquête appréciative, valoriser la différence est une des prémisses. Et si nous arrivions à percevoir le conflit comme un signal que nous faisons face à quelque chose de différent ou d’inconnu et que cela nous permet de saisir une opportunité de s’élever.

Adopter des pratiques collaboratives

Il nous faut développer de nouveaux comportements et les mettre en pratique pour favoriser un regard bienveillant face au conflit. Les auteurs s’entendent pour valoriser une approche rationnelle et factuelle pour amorcer une résolution de conflit.

Par exemple, Gislaine Labelle, auteure de cinq livres sur le sujet et FellowCRHA, propose le processus de recadrage dans son livre Agir comme médiateur pour désamorcer les conflits.  Il s’agit, lors d’une de médiation, de :

  • mettre en contexte de la problématique basée sur des faits;
  • présenter les points de vue convergents; nommer les points de vue divergents;
  • partager les besoins et attentes ainsi que les irritants et les solutions;
  • et terminer par des attentes communes pour assurer la suite.

Dans le même sens, Marshall Rosenberg, célèbre créateur de la méthode Communication Non Violente, présente aussi quatre étapes pour favoriser la réconciliation :

  • observer sans juger;
  • parler de ses sentiments;
  • nommer l’objectif à atteindre;
  • et, finalement, demander ce qui contribuerait à notre bien-être.

Dans le chapitre sur relations et conflits du livre Going Horizontal, la méthode Situation-Comportement-Impact est présentée pour favoriser des communications efficaces. L’auteure, Samantha Slade, nous accompagne un peu plus loin dans nos pratiques et stimule la réflexion sur nos propres comportements à adopter :

  • Favoriser les relations dans le groupe : en intégrant des rituels et des moments de rencontre pour apprendre à se connaître.
  • Être conscient : d’abord de ses propres réactions et savoir les reconnaître; en venir à savoir ce qui nous met en état de réagir (ex. : la fatigue, le stress); identifier nos déclencheurs (ex. : lorsque quelqu’un est en retard, quand il y a un sentiment d’injustice) et comprendre d’où ils viennent.
  • S’exprimer de façon constructive : mettre en pratique les modèles de communication cités précédemment et valoriser ce comportement, en donnant du feedback par exemple.
  • Valoriser les différences : prendre conscience que le conflit fait partie de nos vies et intégrer des moyens pour le traverser. Dans une culture horizontale, les conflits sont vus comme systémiques, et tous ont la responsabilité de s’impliquer à prendre action quant aux différents facteurs qui le suscitent.

De petits pas vers un changement de culture porteur de créativité et d’innovation

Suite à la pratique de nouveaux comportements dans les situations potentiellement conflictuelles, un changement de culture s’opérera vers une approche inclusive et horizontale des relations et conflits, c’est ce qui est souhaité ultimement.  Les conséquences de ne pas amorcer ce virage sont nombreuses. Il est faux de croire qu’un conflit affecte seulement les personnes concernées. En effet, les dommages collatéraux sont grands et se répercutent sur: l’ensemble de l’équipe de travail en créant un climat désagréable; sur l’efficacité de l’organisation puisque les gens peuvent prendre des décisions douteuses en faisant de l’évitement; et sur les familles des victimes d’un milieu de travail propice aux stress et aux relations néfastes.

À l’opposé, développer la capacité de bien vivre avec les conflits est moteur d’innovation et de performance organisationnelle. Chercheure à Harvard, Linda Hill l’illustre par des résultats de recherche dans son livre Collective Genius. Elle explique pourquoi embrasser les différences de points de vue permet d’activer la créativité. Elle appelle cela la création abrasive qui constitue une des trois composantes de la capacité d’innovation avec la résolution créative et l’agilité créative.

Trois compétences à développer donc. Qu’en est-il de la résolution créative?

Un article paru dans La Presse électronique du 29 décembre 2018, intitulé L’Art de faire la paix[1]et écrit par Yves Boisvert, rapporte que le système judiciaire québécois a fait un virage en incluant des séances de médiation dans son processus. Louise Otis, juge à la Cour d’appel du Québec mentionne :

« L’autre chose qu’on observe, c’est que le conflit, ce n’est pas seulement le rapport avec l’autre. C’est le rapport qu’on a par rapport à soi-même. La réconciliation, ça commence par se réconcilier soi-même avec sa détresse. »

Nous sommes heureux de savoir que les résultats sont excellents. La pratique de la médiation fait aussi de plus en plus partie des pratiques de relations de travail. Les organisations tendent aussi à se doter d’une politique de résolution responsable des conflits. Au-delà des processus formels, comment chacun d’entre nous peut développer des réflexes favorisant une approche du responsable conflit?

Des activités de développement pour apprendre et pratiquer

L’auteure Samantha Slade et notre coopérative Percolab proposent des moyens innovants pour contribuer au développement de cette culture. Par l’utilisation d’approches collaboratives, nous accompagnons les organisations et les équipes de travail vers l’autonomie et la responsabilisation collective dans la création de sens.  Nous offrons des accompagnements sur mesure. En prenant action, en utilisant les forces de votre organisation, les bénéfices sont nombreux.

Le 12 janvier dernier, Karine Zufferey de Percolab France et Marie-Laure Durand, anthropologue et philosophe française, nous ont présenté leur approche de la médiation lors d’un atelier d’échange de pratique Going Horizontal. Une façon de faire qu’elles enseignent, comme un jeu, autant aux adultes qu’aux enfants. Lors de cet atelier elles ont testé avec nous un outil visuel qui facilite l’accompagnement et rend concret le passage des portes pour les médiés.

Karine et Marie-Laure ont aussi soutenu l’équipe de Percolab Québec lors d’une médiation pour deux de nos membres où toute l’équipe était présente comme témoin privilégié. Ce qui nous a permis d’évoluer et de grandir ensemble. Si je reconnais que cela a été inconfortable pour moi, ce fut une étape enrichissante et innovante que nous intégrerons dans nos pratiques. Une équipe est plus forte quand elle chemine ensemble.

Je retiens les paroles de Marie-Laure Durand :

« Il n’y pas de relations sans noeuds, le problème arrive quand nous bloquons ce noeud. Comment puis-je faire pour le voir arriver? »

Pour répondre aux besoins du plus grand nombre et favoriser le développement d’une communauté forte, Percolab offre en continu des activités destinées à tous.

Les relations et conflits sont un des sept domaines de pratique pour fonctionner horizontalement. Percolab propose divers moyens pour vous accompagner dans votre réflexion et vous soutenir dans vos pratiques collaboratives. Nous offrons un groupe de lecture pour échanger sur le livre Going Horizontal. De plus, une formation intensive Going Horizontal de niveau international se tiendra dans la région de Montréal du 12 au 14 février 2019. Des échanges de pratique Going horizontal sont tenus régulièrement. Pour plus d’informations, consultez la rubrique événements  sur notre site internet http://www.percolab.com/evenements/

Une culture se change une personne à la fois. Je m’efforce chaque jour d’avoir une pratique réflective et de prendre les moyens pour reconnaître mes blessures et mes croyances pour aller au-delà de mes paradigmes. Je peux m’appuyer sur des collègues bienveillants qui me supportent  dans cette pratique en m’accueillant et en  m’offrant du feedback appréciatif.  En retour, j’espère être présente et à l’écoute de leurs besoins.  Aristote a dit :

« L’homme est un être sociable ; la nature l’a fait pour vivre avec ses semblables. »

Il n’a pas dit que c’est toujours facile, mais c’est certainement beau et riche!

 

 

[1]http://plus.lapresse.ca/screens/ecafe50c-f01c-4171-9c94-937e04f93029__7C___0.html

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Plan d’action pour MedilabSecure, Réseau Européen de Recherche

Contexte

Medilabsecure est un large réseau collaboratif et multidisciplinaire de laboratoires et d’instituts de santé publique (virologie humaine, animale et entomologie médicale). Ce projet européen est dédié à l’étude, diagnostic et surveillance des maladies virales émergentes sur le pourtour méditerranéen et la mer noire.

Doté d’une forte reconnaissance pour le travail accompli au cours de ses 4 ans d’existence, le réseau vise un nouveau cycle de financement dès juin 2018 auprès de la UE.

Pour lancer le deuxième volet de financement, le comité de coordination a choisi de se faire accompagner par Percolab afin de consolider résolument la transversalité et l’intégration entre activités. Le point de mire de cette rencontre stratégique est la co-construction du plan d’actions sur les 4 prochaines années.

Rôle de Percolab

  • Co-design du programme avec l’équipe coordinatrice
  • Facilitation en anglais des journées
  • Capture des différentes étapes et prises de décisions collectives

Démarche

Dès le départ, cette intervention se place sous le signe de la co-construction serrée avec l’équipe de coordination (basée à Montpellier et Paris) de ce séminaire stratégique. Plusieurs rencontres préparatoires nous permettent d’intégrer les deux enjeux majeurs de la rencontre dans le design : l’ajout d’une nouvelle activité dans le futur programme, avec une composante environnement/climat (modélisation d’arrivée d’épidémies), et l’élargissement du périmètre territorial à des pays du Sahel demandé par la Commission.

Ce travail préparatoire nous a permis de calibrer les dispositifs participatifs en tenant compte des impératifs de ce type de séminaire, comme les présentations, dont celle de l’évaluateur désigné du projet. Notre partie pris a été de les faire vivre dans un dispositif adapté (storytelling) qui a permis de faire le bilan et mettre en lumière les points de convergences, de divergences et les questions restantes pour le réseau.

En alternant les temps de travail en grand groupe, comme la production collective d’un SWOT, le partage via un fishbowl sur la thématique d’une meilleure intégration des nouveaux venus, et les ateliers via un forum ouvert sur l’amélioration de la transversalité, le groupe s’est acheminé vers la production d’un macro-plan d’action sur 4 ans, en mode visuel, sur de larges feuilles.

Résultats

  • Plusieurs prises de décisions collectives (selon le processus de prise de décision par consentement) sur des points de gouvernance importants pour la suite où chacun-e aura eu l’opportunité de clarifier sa compréhension des sujets et exprimer ses réactions.
  • La productions d’un plan d’actions co-construit ensemble à la fin du séminaire, avec une cohérence budgétaire.

Impacts

Participation des différents membres du réseau et des partenaires invités pour lancer ensemble et de manière collégiale cette deuxième phase importante du travail du réseau.

Consolidation de la transversalité des activités à venir avec plus de collaboration intersectorielle, lisible dans le macro-plan d’action final.

Facilitation de l’intégration de la nouvelle activité transversale sur l’environnement/climat avec la présence de son coordinateur.

Témoignage de la coordinatrice

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Dessiner comme un enfant

Growing up, noone remembers the first time they drew. We were given crayons, pencils, pens, paper and encouraged to draw. From simple marks on the paper, to representations of our home, our family, our world we saw. We were encouraged and supported to make more.

We learnt from it, we better understood our world through it, we got feedback from each stroke, each picture, each adult (or sometimes) children who saw it. It shaped our understanding and learning. Helped us see our place, that of others and to break things down into simple component parts.

We were liberated, free, without guilt or questioning our abilities. It didn’t matter what we drew, it helped, aided us in our understanding. It wasn’t art, it was what it was. Adults encouraged us, proud in the development they saw. We were given different tools, found new ways of marking the paper, paint, different pens and colors. We explored the mixing of colors, we reflected the world and chose colors that supported the understanding to us what it was, green for trees, blue for sky. We drew to tell stories, we brought life to the pictures, they served a bigger intention than just doodling. But then we stopped, we wrote, we clicked. Drawing became the tool of creatives: artists; designers; architects etc.

But, what happens when we draw like a child in our adult world?

What happens when we draw our system, map out the elements, their relationship to each other. What happens when we listen to a group and visualise the connections, provide feedback to groups through visual scribing? Or when we use visual metaphors and visualise frameworks to better our collective understanding?

Welcome to the world of Visual Thinking.

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Processus génératif de prise de décision

Processus génératif de prise de décisionLa prise de décision collective rendue efficace (oui, c’est possible!)

Prendre des décisions ensemble n’a pas besoin d’être long et pénible. La prise de décision par consentement peut aider les organisations à prendre des décisions collectives efficacement et judicieusement. Ce domaine reste cependant peu connu.

Chez Percolab, une compagnie de consultation internationale qui propulse l’innovation sociale et la collaboration, nous avons développé le Processus génératif de prise de décision, un outil basé sur le consentement élaboré à partir de la méthode de Prise de décision intégrative de l’Holacratie en y ajoutant la culture et les pratiques de l’Art de la rencontre (Art of Hosting). Nous l’utilisons toutes les semaines. Notre record est 19 décisions stratégiques en une heure!

Ce processus demande un hôte (facilitateur). Idéalement, cet hôte tourne entre les personnes. Chez Percolab, chacun peut faciliter ce type de processus et nous varions d’hôte de manière organique selon les jours.

Lorsqu’une organisation commencer à développer cette pratique, il peut être utile d’inviter un hôte externe pour une initiation au processus ou pour de l’accompagnement permettant de développer les capacités internes.

1. Maturité

La décision est-elle « mûre »? Le contexte est-il clair? Est-ce qu’il y a de l’information ou des données qui doivent être rassemblées? Est-ce qu’une conversation ouverte pourrait aider à progresser vers la maturité?

Trucs pour l’hôte : Il sera peut-être nécessaire d’offrir au groupe une ou deux conversations ouvertes pour arriver à la maturité (ex. : Je vais bloquer une période de dix minutes pour qu’on explore le sujet en question). Offrez des périodes supplémentaires de discussion si nécessaire. Vous arriverez peut-être à la conclusion que la décision n’est pas mûre et c’est OK. Écoutez profondément, et quand vous sentez qu’il y a une proposition possible, c’est le moment. Invitez le groupe à passer à la prochaine étape.

2. Proposition version I

Invitez le groupe – l’un de vous souhaite-t-il faire une proposition initiale? Cela aidera le groupe à avancer et il y aura plusieurs opportunités d’affiner la proposition ensemble.

Trucs pour l’hôte : Aider le proposant à rédiger sa proposition, idéalement en une seule phrase. Évitez que la proposition se démultiplie. Assurez-vous que la proposition est visible de tous (séparée du porteur lui-même) et répétez-la à haute voix.

3. Clarifications

À cette étape, le groupe peut poser des questions de clarification au porteur de la proposition. Le porteur a deux options de réponse – i) Répondre à la question ou ii) Dire « non spécifié » si la réponse est inconnue.

Trucs pour l’hôte : Si quelqu’un parle sans poser de questions (ex. : une réaction), rappelez-lui que la phase est aux questions, que les réactions viendront ensuite. Assurez-vous que toutes les questions sont dirigées au proposant et que personne d’autre n’intervient. Cadrez afin que le porteur réponde aux questions et ne parle pas d’autre chose (soyez ferme!). Sentez quand la période de clarification est sur le point de finir (ex. : les gens sont prêts à réagir).

4. Réactions

Il est obligatoire d’exprimer ses réactions vis-à-vis de la proposition (outre le porteur); toutes les voix et perspectives ont besoin d’être entendues. Le proposant écoute avec attention et prend des notes. Il rédigera ensuite une nouvelle version de la proposition.

Trucs pour l’hôte : Commencez avec la personne ayant la réaction la plus émotive et tournez dans le cercle jusqu’à ce que tout le monde ait partagé ses réactions. Assurez-vous qu’elles ne se font pas sur le porteur de proposition mais sur la proposition elle-même. Intervenez si nécessaire.

 

5. Proposition version II

Le porteur formule une nouvelle version de la proposition à la lumière de tout ce qui s’est dit. L’hôte s’assure que la proposition est lisible et visible de tous et la lit à haute voix.

Trucs pour l’hôte : Si vous sentez que le porteur de proposition souhaite garder la première version, rappelez-lui que c’est possible. S’il vous semble qu’il a besoin d’aide pour la réécriture, rappelez-lui qu’il est possible de demander de l’aide; toutefois, ne vous précipitez pas pour le dire.

6. Objections

Une objection doit exprimer un risque ou un recul pour l’organisation/initiative. Toutes les objections sont adressées à l’hôte qui décide si l’objection est valide ou non. Quand une objection est validée, le porteur de proposition doit l’intégrer dans une nouvelle proposition. (Ensuite le tour d’objections est répété).

Trucs pour l’hôte : Parfois des préoccupations personnelles sont exprimées qui, en fait, ne posent pas de risques pour l’organisation. Il faut différencier les deux. S’il y a du flou n’hésitez pas à demander l’aide du groupe. C’est la partie la plus difficile du processus pour l’hôte.

7. Confirmation visuelle

Chacun confirme visuellement qu’il peut « vivre avec cette décision » en levant le pouce. Ça permet au groupe de voir que tout le monde est à bord. C’est difficile de lever le pouce si on n’est pas en phase avec la décision, par exemple si quelqu’un cherche ses mots pour exprimer une idée importante et ne l’a pas encore faite ou s’est désengagé avec le processus, tout le monde le saura.  Si quelqu’un ne lève pas son pouce, le groupe doit retourner à la partie du processus qui n’a pas été pleinement traitée.

Note : Il est bon d’avoir une culture de confirmation visuelle – le processus peut ensuite être accéléré. Quelqu’un pourrait faire une proposition et on passe directement à la confirmation visuelle pour voir si tout le monde peut vivre avec cette proposition.

Trucs pour l’hôte : Ce n’est pas un conseil de décision et ce n’est pas l’opportunité de baisser les pouces pour reprendre le processus.  C’est simplement une confirmation visuelle. Si le processus s’est bien déroulé tous les pouces sont levés. Si quelqu’un peine à s’exprimer, avec soin, offrir du soutien et laisser tout le monde savoir que toute information est importante. 

Ceci résume le procédé. Pour conclure, un peu comme pour jouer au piano, ne vous attendez pas à tout réussir parfaitement du premier coup. Il faut effectivement un petit peu de pratique.

Traduction par Laurence Leduc-Primeau

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