Remote Working: 5 tips for Meetings Don’t let measures against COVID-19 disrupt your work collaboration

Remote Working: 5 tips for Meetings

Don’t let measures against COVID-19 disrupt your work collaboration

Article by Marina Lynch — Exploring participatory leadership, collaboration and co-creation off- and online.

Day after day, my phone pushes more and more new flashes about the measures being taken to fight the spread of Coronavirus — in Italy, France and Belgium, in the UK and beyond. Infection rates started to rise, press conferences were announced, large-scale events cancelled, quarantine zones declared…

As I began to read into the details of the quarantine zone in Italy (restricted travel, working from home, 1 adult per family allowed to go the supermarket, keeping 1 meter distance from others) and learned of many other companies and countries asking people to work from home, I thought back to the days of being an employee and hearing that remote working was ‘tolerated in some cases, but not encouraged’. ‘What would my former colleagues be told now?’ I wondered as I excitedly read April Rinne’s article where she writes: “COVID-19 had already won The World’s Largest Remote Work Experiment Award.” Two days later, Belgium (where I live and work) announced that it was imposing rules to slow the spread of the coronavirus: schools and restaurants are closed for 3 weeks and companies are encouraged to ‘make working from home possible’.

But here’s the tricky part: most organisations don’t have established practices, let alone a solid structure, to enable remote working. Collaborating online is different than in the office. With so much disruption and uncertainty in our daily lives right now, I want to offer some ideas for processes that can facilitate remote working. Meetings is one place to start.

5 Tips for Remote Meetings

It may sound crazy, but I actually enjoy meetings since I started collaborating on a regular basis with both Percolab Belgium and the wider Going Horizontal community. Working with these groups has really upped my game when it comes to meetings — both online and offline.

Currently, about 90% of my weekly meetings are online: I meet with a few regular groups of people, attend online courses, invite people (often complete strangers) for Zoom chats to exchange ideas or see if there’s potential to collaborate, and more. What I’ve learned can offer guidance for others who are new to remote working — especially conducting remote, multi-person meetings. So, here, a few tips on the practices we use to get you started:

1. “Check-in before jumping-in”

This is one of my favourite one-liners from Samantha Slade’s book ‘Going Horizontal’. It is a reminder to check-in with your fellow meeting attendees on a human-to-human basis before jumping into the content of the meeting. It is a common-sense practice for on- and off-line meetings (and yet so often overlooked), though will be particularly helpful during this time when people are adjusting to the realities of working from home. A check-in is similar to the quick conversation you’d normally have when arriving to work or over an afternoon coffee — and can be as simple as asking: “How are you today?” or more work-related: “What ideas have you had about this project since we last talked?” Read more about check-ins.

Spending just a few minutes at the start of a meeting hearing every voice can help everyone focus on the work to come. (Bonus tip: checking-out at the close of a meeting with questions such as: “What (new) idea are you leaving with?” or “What is your next step?” are equally important!)

2. Clarify purpose

Another straight-forward, but often overlooked, practice is clarifying the purpose of your (online) meeting. Depending on if you are conducting a team meeting or a status update of a specific project, the purpose of your meeting will change. Make sure the purpose and outcomes of your remote meetings are explicitly stated either before or just after the check-in so that everyone is on the same page. Ideally, the purpose (or framing) is also included in the invitation to attend the meeting, so people know why they are showing up in the first place. This is especially relevant in times of change and when trying new practices.

3. Create the agenda together

During our weekly Percolab Belgium team calls, we spend about 5 minutes creating an agenda together after our check-in. Unlike teams who create and send around meeting agendas in advance, this allows us to be agile and autonomous. Each person is responsible for adding the points they want to share or have a conversation about.

Since we use Slack to organise most of our work, there are dedicated channels for our weekly online and monthly in-person meetings. Anyone can post a small reminder of any topic they want to address when we all come together (either online or in person). We find this is an easy way to help create the agenda once our meeting starts and it is a good practice in transparency since anyone can see what’s on a colleague’s mind. Of course, there’s always the possibility that a point which was not included on the Slack channel is added to the agenda. Our go-to meeting format is the Agile Agenda (I’ll post more on this soon) which adds structure to our conversation.

A recent team meeting. Not pictured: Joke J.

4. Share note-taking responsibility

Online meetings call for online note-taking. We use a running document that everyone can access and edit during our remote meetings. Some group calls I attend use Dropbox to store the notes, for others we use GoogleDocs. What’s important is that everyone has read-write access and that there’s more than one person who takes notes. I’d recommend 2–4 people take on this role, depending on the total size of the group.

5. Make decisions visually

Visuals and hand expressions can bring a playful — yet very useful — aspect to remote meetings. For instance, when a colleague has formulated a proposal which we will decide on, we opt to show visual confirmation (a thumbs up) to do a quick check that everyone is really on board. This is helpful after clarifying questions and comments have been expressed. If someone does not show a thumbs up, we know there’s still more to discuss.

With another group I meet with, we use a gesture that means ‘applause’ in sign language to show that we agree with or can resonate with what the person speaking has just said. It is a small sign of solidarity that doesn’t require verbal interruption.

An illustrated ‘thumbs up’

Turning Disruption into Discovery

In my line of work, we work towards system change — often in small steps. Now we are in a truly rare situation: when in a matter of days and weeks — all across the world — we are asked to leap. Our dominant, centuries-old system of work has been turned upside-down, yet I am convinced of the creativity and determination of humans to collaborate through this disruption. This is a wonderful time for discovery — of new human potential, technologies and ways to collaborate. The 5 practices described above are a good place to start (re)connecting in a time that may feel like it is pulling us apart.

How will you approach your next online meeting? I am curious to see what new practices and structural patterns (perhaps even new work systems) will emerge through this world-wide leap into remote working. So I invite anyone with insights or questions to start a conversation below and/or share this article among your networks.

Special thanks to Nil Roda-Naccari Noguera, Ria Baeck and An Baert for feedback on the draft, and to Tine Willemyns for the beautiful illustrations.

 

 

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Une expérience de l’approche enquête appréciative pour porter un regard nouveau sur le système de santé: compte rendu de l’activité du 30 mai dernier.

Une expérience de l’approche enquête appréciative pour porter un regard nouveau sur le système de santé: compte rendu de l’activité du 30 mai dernier. Par Oscar Chica

 

Nous avons tous lu ou entendu dans les médias que notre système de santé est malade et que les professionnels de la santé sont à bout de souffle.

Prendre conscience de ce qui ne fonctionne pas nous permet de commencer à régler le problème. Mais aborder un problème uniquement à partir de ce qui ne fonctionne pas peut à la longue générer du pessimisme et du découragement, et ainsi contribuer à empirer le problème.

C’est pourquoi Percolab a invité les gens qui ont le système de santé à cœur à l’événementUne expérience de l’approche enquête appréciative pour porter un regard nouveau sur le système de santé, qui a eu lieu le 30 mai 2019 à Montréal à l’espace collaboratif ECTO. L’intention de cet événement : vivre une expérience de l’approche enquête appréciative pour transformer le système de santé et souligner le lancement du livre Pratique de l’appreciative inquiry dans les établissements de santé. L’espoir des organisateurs, Stéphanie Bossé et Benjamin Duval est clairement nommé:démarrer une conversation collective sur le sujet pour créer un mouvement social et transformer le système en profondeur.

En entrant à l’ECTO, la cinquantaine de participants ont été accueillis avec le sourire. On leur demandait de piger une des cent cartes des Clés des dynamiques de groupes, conçues pour inspirer les activités participatives, de façon à mettre tout de suite les participants dans l’esprit de l’événement.

Un buffet comprenant vins et bouchées gourmandes était offert aux participants, qui ont tout de suite trouvé une ambiance conviviale propice aux rencontres et aux échanges. Les gens se saluaient spontanément et faisaient connaissance en partageant leurs attentes face à l’événement. Les organisateurs ont pris soin de ne pas couper court à cette création d’une atmosphère positive par les participants eux-mêmes, qui ont ainsi pu se déposer et se mettre pleinement dans l’esprit de l’événement, et ce, malgré une journée possiblement mouvementée au travail.

Un fish bowl pour mettre la table

Au son de la cloche, les participants ont été invités à s’assoir en cercle sur les chaises et sofas confortables de l’ECTO.

Les gens de Percolab aiment faire les choses différemment, d’une façon qui stimule la participation et la créativité. Pas question de présenter l’événement avec le traditionnel monologue de bienvenue. La formule choisie a plutôt été celle du fish bowl : une discussion ouverte et non dirigée, facilitée par Stéphanie Bossé, où les gens étaient invités à présenter leur rapport à l’approche enquête appréciative et leur présence à l’événement.

 

Au centre du cercle, assis sur cinq poufs, deux facilitateurs et trois animateurs :

  • Stéphanie Bossé, facilitatrice, praticienne appréciative et experte en innovation organisationnelle chez Percolab;
  • Benjamin Duval, facilitateur et invité spécial de France, coach et praticien appréciatif. Il est un pionnier et un acteur important du déploiement de l’approche enquête appréciative en France, où il a contribué aux démarches faites dans le système de santé français;
  • Stéphanie Raymond-Carrier, animatrice, néphrologue et directrice adjointe des services professionnels au CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal;
  • Sylvie Mercier, animatrice, directrice adjointe à la réadaptation et à la qualité de la pratique professionnelle au CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal;
  • Antoine Daudelin, animateur, psychologue organisationnel.

De gauche à droite : Sylvie Mercier, Stéphanie Raymond-Carrier, Benjamin Duval, Stéphanie Bossé, Antoine Daudelin.

Les facilitateurs et animateurs discutaient de leurs espoirs pour l’événement, puis cédaient leur place sur l’un des poufs à quiconque dans le grand cercle désirait se joindre spontanément à la conversation. Voici quelques-uns des espoirs exprimés par les gens au centre du fish bowl :

  • faire vivre l’approche enquête appréciative (AEA) aux gens présents et la faire connaître à un public plus large;
  • vivre l’expérience de l’AEA pour la reproduire ailleurs;
  • se servir de l’AEA pour générer de l’espoir chez les gens œuvrant dans le système de santé;
  • faire vivre l’expérience de l’AEA aux hautes directions pour donner des ailes aux gens tout en leur permettant de voir leurs angles morts;
  • apprendre à suspendre le jugement, au moins momentanément, pour se laisser inspirer par les belles histoires de succès;
  • bonifier les approches traditionnelles en gestion;
  • voir les gens développer le réflexe de voir le positif et ainsi adopter l’AEA sans nécessairement s’en rendre compte.

La table était mise. Nous savions pourquoi nous étions là : pour découvrir, ensemble, une façon nouvelle de voir et de faire les choses.

Un check-in pour se plonger dans l’expérience

Le check-in est un moment d’accueil au début d’une réunion ou d’un atelier conçu pour permettre à chacun de se déposer et de briser la glace, ce qui favorise la prise de parole et la participation de tous.

Pour ce faire, les facilitateurs ont demandé aux participants de former deux cercles concentriques au centre du local. Ces deux cercles, formés d’un nombre égal de personnes, se faisaient face, c’est-à-dire que les gens du cercle intérieur faisaient face aux gens du cercle extérieur, de façon à ce que chaque participant trouve en face de lui un interlocuteur. Les participants étaient successivement invités à partager un moment de joie, puis un moment de découverte de leur superpouvoir.

Nous avons entendu beaucoup de rires et même aperçu quelques personnes verser des larmes d’émotion devant leur interlocuteur, qui accueillait ces larmes avec autant d’émotion. Quelle meilleure façon de briser la glace et de créer un environnement propice aux échanges cœur à cœur?

L’approche enquête appréciative en action

L’exercice suivant consistait à mener des entrevues par questions appréciatives pour imaginer ce qui se passerait si on pouvait créer une culture de soins de haute qualité qui célèbre le meilleur des soignants, des patients et des familles, qui embrasse les opportunités d’amélioration avec optimisme et qui construit une collaboration basée sur la confiance et la conviction réciproque que le meilleur réside en chacun de nous.

Six thèmes étaient proposés pour les entrevues :

  1. Prendre soin des soignants;
  2. Travailler ensemble;
  3. Le leadership efficace;
  4. Favoriser la santé des patients;
  5. Recruter et garder les meilleurs;
  6. L’excellence organisationnelle.

Les animateurs ont demandé aux participants de se répartir en six sous-groupes selon le thème qui les interpellait. Ensuite, les participants étaient invités à se répartir en dyades pour mener les entrevues à partir des questionnaires appréciatifs proposées pour chacun des thèmes. Dans chaque dyade, chacun était successivement l’intervieweur et l’interviewé. L’objectif était d’amener l’interviewé à raconter ce qui lui était arrivé de meilleur au travail. Voici le genre de questions qui étaient posées :

  • Repensez à la dernière fois où vous avez aimé votre métier, même si c’était bref. Que se passait-il? Qu’est ce qui le rendait si passionnant?
  • Imaginez que l’on vous confie la direction d’une organisation demain. Que faites-vous pour vous assurer que chacun puisse donner le meilleur de lui-même dans son travail?
  • Quels sont les premiers petits pas que vous pourriez faire aujourd’hui pour vous permettre de faire advenir ce futur que vous souhaitez ? De quel soutien auriez-vous besoin?
  • Ces échanges à deux ont permis d’approfondir les liens positifs qui avaient déjà commencé à se former lors de l’exercice précédent.

Après les entrevues, les participants revenaient au sein de leur sous-groupe, où chaque intervieweur devait ensuite résumer en 1 minute l’histoire qui lui avait été racontée. Le sous-groupe devait ensuite tirer de ces histoires de réussite des leçons positives pour l’avenir. Le fait de raconter dans ses propres mots l’histoire de son partenaire de dyade a permis à chacun de se mettre dans la peau de l’autre et de partager son sentiment de réussite. Ce genre d’exercice développe l’empathie et favorise la compréhension et l’appréciation mutuelles.

Une grande feuille avec une fleur dessinée dessus était mise à la disposition de chaque sous-groupe. Dans le centre de la fleur était inscrit le thème choisi. Sur les pétales, les participants écrivaient leurs rêves et désirs pour l’avenir en s’inspirant des entrevues. La fleur permettait de distiller et de visualiser l’essence des échanges. Après l’exercice, les fleurs de chaque sous-groupe ont été exposées au fond de la salle pour partager les inspirations avec tous les participants.

Ce genre d’exercice permet à un groupe de puiser une inspiration collective dans les succès et joies de chacun, de ressentir une solidarité nouvelle et d’établir une vision commune pour l’avenir. Voilà une belle façon de créer une dynamique d’équipe génératrice d’énergie positive!

 

Un check-out pour repartir énergisé

Pour conclure l’événement, les participants ont été invités à faire un check-out, dont le but est de faire le bilan de leur expérience et de le partager avec autrui. Pour ce faire, les participants ont reformé le grand cercle du début. Les animateurs ont alors fait la lecture d’un petit guide sur les sept bonnes pratiques appréciatives dans les établissements de santé :

  1. Le retournement du négatif en positif;
  2. La rumeur positive;
  3. L’entrée en matière appréciative;
  4. Le partage d’histoires inspirantes;
  5. La culture de la curiosité plutôt que le jugement hâtif;
  6. L’encouragement à l’introspection et à la pleine conscience;
  7. La création de paires improbables.

Chaque participant a alors été invité à partager avec le groupe dans quel état d’esprit il quittait l’événement et d’expliquer laquelle des sept bonnes pratiques il avait l’intention d’intégrer dès maintenant à sa façon de travailler.

Les participants ont dit être ressourcés, inspirés, énergisés, remplis d’espoir pour l’avenir et intéressés à explorer davantage l’AEA dans leur milieu de travail. Le témoignage qui résume le mieux l’état d’esprit dans lequel se trouvaient les gens est celui de Stéphanie Raymond-Carrier, une des animatrices : « Je dois vous avouer que je suis arrivée aujourd’hui en panne d’espoir. Mais là, je repars ressourcée et forte d’un espoir renouvelé, et je vous en remercie! »

Et la suite?

Cet événement a été conçu comme l’amorce d’une conversation collective visant à transformer le système de santé, mais aussi à transformer en profondeur la façon qu’ont les gens de travailler ensemble. L’intérêt de poursuivre sur cette lancée a été confirmé par plusieurs participants qui ont signifié leur souhait et leur besoin d’être soutenues dans la démarche et qui ont dit vouloir participer à d’autres activités pour devenir des agents de changement.

Percolab annonce dès maintenant qu’une série d’activités auront lieu! Les prochaines dates sont le 24 septembre 2019 sur le thème de « Prendre soin des soignants » et le 24 octobre 2019 où le « Leadership efficace et conscient » sera exploré. s’inscriront dans une série d’activités sur les douze thèmes que comporte le livre Pratique de l’appreciative inquiry dans les établissements de santé.

Et qui sait? Peut-être que de nouveaux réseaux et de nouveaux projets naîtrons de cette série d’activités! Une chose est certaine un travail sera avec les personnes de coeur à partir des forces du système pour insuffler de l’appréciatif. Soutenir et réfléchir sa pratique et sur le système de santé pour donner de l’énergie et du souffle: c’est ce que souhaitent les gens de Percolab.

 

Vous pouvez en savoir plus sur les activités et vous inscrire ici: http://www.percolab.com/events/porter-un-regard-appreciatif-sur-le-systeme-de-sante/

 

Le livre Pratique de l’appreciative inquiry dans les établissements de santé est en vente chez Percolab: Contactez stephanie@percolab.com pour vous le procurer.

 

 

Ce que des participants ont dit de l’événement

 

« Belle soirée, déroulement agréable et riche en expérimentation et partage. »

(Marc Labonté)

 

« J’ai beaucoup aimé l’expérience. Approche dynamique, atmosphère très conviviale et propice à l’apprentissage. »

(Rachel Fournier)

 

« C’était vraiment un super événement! Une soirée qui a passé trop vite! Et quel sujet!! On en veut encore! Une deuxième soirée, svp! Et merci de partager votre passion avec nous! Vous changez des vies! »

(Nancy St-Sauveur)

 

 

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Porter un regard positif sur le réseau de la santé avec l’approche enquête appréciative (AEA)

 

“Very great change starts from very small conversations

held among people who cares.”

 

Tout le monde a son histoire avec le réseau de la santé. Les nouvelles le concernant sont rarement joyeuses. Comme société, la limitation des ressources exerce une pression constante sur le système. Le dévouement des acteurs du soin fait pourtant l’unanimité. Comment bâtir ensemble comme communauté sur cette force vive.  

Les professionnels[1]qui y travaillent nous témoignent vouloir donner un service exemplaire. Ils ne savent plus comment faire mieux, plus vite, avec moins. J’y ai travaillé pendant vingt ans. Je me suis repositionnée pour l’observer et le voir plus globalement. Je suis allée voir ailleurs pour revenir avec de nouvelles idées. Ce n’est pas plus vert ailleurs, ni aux États-Unis ou en France. Les défis sont énormes. J’oserais dire qu’ils sont à la hauteur de l’engagement de ceux qui y travaillent. Pour nous,  l’utilisation de cet engagement intrinsèque est un générateur de vitalité sur lequel nous pouvons bâtir en utilisant des approches collaborative, telles que l’approche enquête appréciative (AEA). Celle-ci est unificatrice et puissante, pouvant soutenir le système de santé dans les défis auxquels il fait face.

Le livre Pratique de l’Appreciative Inquiry dans les établissements de santé sera lancé au Québec le 30 mai prochain à Montréal. Pour l’occasion, les acteurs du système sont invités à vivre une expérience de l’AEA qui vise à mettre en valeur les forces du système et les histoires de succès et ainsi générer un élan de vitalité et de créativité pour aborder le futur avec espoir.

Le livre propose d’abord d’explorer les questions génératives et de l’appliquer à trois grands thèmes relatifs au monde du soin : le patient, le travail d’équipe et l’organisation. Ses auteurs, Whitney et al., souhaitent offrir une référence aux professionnels pour leur permettre de développer la pratique de l’AEA comme philosophie. Ils présentent la question positive comme un outil transformationnel du système. Le dernier chapitre de la version française du livre est un ajout précieux où sont relatés des témoignages de l’apport de l’AEA dans des établissements de santé en France. Mon collègue Thierry Brigodiot nous transmet avec soin l’expérience vécue. Finalement, sept pratiques appréciatives sont formulées spécifiquement pour les soins de santé et auxquelles on peut s’exercer autant dans le travail que de façon personnelle.

Le 30 mai prochain**, vous pourrez écouter les histoires appréciatives vécues au Québec et prendre un moment pour partager un regard sur ce qui fonctionne bien dans le réseau et présenter votre pratique de l’AEA. Nous souhaitons cocréer avec les participant.es un narratif positif et inspirant, qui donnera un élan pour agir ensemble,  se mobiliser dans la pratique de l’AEA et ainsi rendre plus fort le mouvement d’amélioration perpétuel du système.

Venez « imaginer ce qui se passerait si vous pouviez créer une culture de soins de haute qualité qui célèbre le meilleur des soignants, patients, et des familles, qui embrasse les opportunités d’amélioration avec optimiste et qui construit une collaboration basée sur la confiance et la conviction réciproque que le meilleur réside en chacun de nous »[2].

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**Ajout du 1er août 2019: Deux nouveaux événements auront se tiendront le 24 septembre 2019 et le 22 octobre 2019 de 18h à 20h30 à surveiller dans la page événement de notre site Percolab.com . Détails à venir.

Écrivez à stephanie@percolab.com pour réserver votre place!

 

[1]Le terme « professionnels » est utilisé de façon inclusive. Chaque métier ou corps d’emploi est considéré comme professionnel, puisque soumis à des standards élevés. Il y a plus de 300 titres d’emploi dans le réseau, incluant médecin, gestionnaire, infirmière, travailleur social, ergothérapeute, électricien, cuisinier, préposé aux bénéficiaires, etc.
[2]Whitney, Diana, et Al , Pratique de l’Appréciative Inquiry dans les établissements de santé”, InterÉditions, 2019 p.16. Traduit par Christine Cayré.
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