Processus génératif de prise de décision

Processus génératif de prise de décisionLa prise de décision collective rendue efficace (oui, c’est possible!)

Prendre des décisions ensemble n’a pas besoin d’être long et pénible. La prise de décision par consentement peut aider les organisations à prendre des décisions collectives efficacement et judicieusement. Ce domaine reste cependant peu connu.

Chez Percolab, une compagnie de consultation internationale qui propulse l’innovation sociale et la collaboration, nous avons développé le Processus génératif de prise de décision, un outil basé sur le consentement élaboré à partir de la méthode de Prise de décision intégrative de l’Holacratie en y ajoutant la culture et les pratiques de l’Art de la rencontre (Art of Hosting). Nous l’utilisons toutes les semaines. Notre record est 19 décisions stratégiques en une heure!

Ce processus demande un hôte (facilitateur). Idéalement, cet hôte tourne entre les personnes. Chez Percolab, chacun peut faciliter ce type de processus et nous varions d’hôte de manière organique selon les jours.

Lorsqu’une organisation commencer à développer cette pratique, il peut être utile d’inviter un hôte externe pour une initiation au processus ou pour de l’accompagnement permettant de développer les capacités internes.

1. Maturité

La décision est-elle « mûre »? Le contexte est-il clair? Est-ce qu’il y a de l’information ou des données qui doivent être rassemblées? Est-ce qu’une conversation ouverte pourrait aider à progresser vers la maturité?

Trucs pour l’hôte : Il sera peut-être nécessaire d’offrir au groupe une ou deux conversations ouvertes pour arriver à la maturité (ex. : Je vais bloquer une période de dix minutes pour qu’on explore le sujet en question). Offrez des périodes supplémentaires de discussion si nécessaire. Vous arriverez peut-être à la conclusion que la décision n’est pas mûre et c’est OK. Écoutez profondément, et quand vous sentez qu’il y a une proposition possible, c’est le moment. Invitez le groupe à passer à la prochaine étape.

2. Proposition version I

Invitez le groupe – l’un de vous souhaite-t-il faire une proposition initiale? Cela aidera le groupe à avancer et il y aura plusieurs opportunités d’affiner la proposition ensemble.

Trucs pour l’hôte : Aider le proposant à rédiger sa proposition, idéalement en une seule phrase. Évitez que la proposition se démultiplie. Assurez-vous que la proposition est visible de tous (séparée du porteur lui-même) et répétez-la à haute voix.

3. Clarifications

À cette étape, le groupe peut poser des questions de clarification au porteur de la proposition. Le porteur a deux options de réponse – i) Répondre à la question ou ii) Dire « non spécifié » si la réponse est inconnue.

Trucs pour l’hôte : Si quelqu’un parle sans poser de questions (ex. : une réaction), rappelez-lui que la phase est aux questions, que les réactions viendront ensuite. Assurez-vous que toutes les questions sont dirigées au proposant et que personne d’autre n’intervient. Cadrez afin que le porteur réponde aux questions et ne parle pas d’autre chose (soyez ferme!). Sentez quand la période de clarification est sur le point de finir (ex. : les gens sont prêts à réagir).

4. Réactions

Il est obligatoire d’exprimer ses réactions vis-à-vis de la proposition (outre le porteur); toutes les voix et perspectives ont besoin d’être entendues. Le proposant écoute avec attention et prend des notes. Il rédigera ensuite une nouvelle version de la proposition.

Trucs pour l’hôte : Commencez avec la personne ayant la réaction la plus émotive et tournez dans le cercle jusqu’à ce que tout le monde ait partagé ses réactions. Assurez-vous qu’elles ne se font pas sur le porteur de proposition mais sur la proposition elle-même. Intervenez si nécessaire.

 

5. Proposition version II

Le porteur formule une nouvelle version de la proposition à la lumière de tout ce qui s’est dit. L’hôte s’assure que la proposition est lisible et visible de tous et la lit à haute voix.

Trucs pour l’hôte : Si vous sentez que le porteur de proposition souhaite garder la première version, rappelez-lui que c’est possible. S’il vous semble qu’il a besoin d’aide pour la réécriture, rappelez-lui qu’il est possible de demander de l’aide; toutefois, ne vous précipitez pas pour le dire.

6. Objections

Une objection doit exprimer un risque ou un recul pour l’organisation/initiative. Toutes les objections sont adressées à l’hôte qui décide si l’objection est valide ou non. Quand une objection est validée, le porteur de proposition doit l’intégrer dans une nouvelle proposition. (Ensuite le tour d’objections est répété).

Trucs pour l’hôte : Parfois des préoccupations personnelles sont exprimées qui, en fait, ne posent pas de risques pour l’organisation. Il faut différencier les deux. S’il y a du flou n’hésitez pas à demander l’aide du groupe. C’est la partie la plus difficile du processus pour l’hôte.

7. Confirmation visuelle

Chacun confirme visuellement qu’il peut « vivre avec cette décision » en levant le pouce. C’est une façon d’identifier dans le groupe une personne n’ayant pas participé totalement au processus. Si quelqu’un ne lève pas son pouce, le groupe doit retourner à la partie du processus qui n’a pas été pleinement traitée.

Note : Il est bon d’avoir une culture de confirmation visuelle – le processus peut ensuite être accéléré. Quelqu’un pourrait faire une proposition et on passe directement à la confirmation visuelle pour voir si tout le monde peut vivre avec cette proposition.

Trucs pour l’hôte : Ce n’est pas un conseil de décision et ce n’est pas l’opportunité de baisser les pouces pour reprendre le processus. Il n’est pas normal qu’une personne ne lève pas son pouce — montrez que ce n’est pas une bonne attitude. Aidez la personne à identifier quelle partie du processus a besoin d’être reprise ou améliorée.

Ceci résume le procédé. Pour conclure, un peu comme pour jouer au piano, ne vous attendez pas à tout réussir parfaitement du premier coup. Il faut effectivement un petit peu de pratique.

Traduction par Laurence Leduc-Primeau

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Mobilisation créative et collaborative des milieux culturels

Nous vivons dans une société qui prône le travail individuel : on nous demande trop souvent de faire en solo plutôt que de faire avec les autres. Cette vision axée sur l’individu est un puissant frein lorsque nous souhaitons nous engager dans des projets majeurs qui sont en réponse à des besoins réels et pressants. Seul dans son coin, il est difficile d’imaginer les solutions neuves et adéquates qui méritent d’être mises de l’avant!

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Pourtant, dans le secteur culturel, les acteurs manifestent l’intérêt de collaborer et de cocréer afin de renforcer les capacités de leurs organismes et des personnes. Même si cela peut sembler anodin, le fait de réussir à travailler en partenariat avec d’autres s’avère une expérience puissante et fructueuse.

Mais ce n’est pas simple, l’expérience le démontre. Nous avons tous déjà vécu des projets qui ont été ralentis, voire même annulés suite de difficultés de tous ordres entre les différentes instances impliquées. Comment se crée cet écart entre le potentiel transformateur d’un projet et la réalité parfois autre de sa mise en œuvre? La réponse se trouve en grande partie dans les méthodes et les cadres conceptuels qui nous guident dans le travail.

Si l’on souhaite développer sa capacité à réaliser et à réussir les projets partenariaux ou multi-acteurs, il importe de recourir à des méthodes qui ajoutent à la fois de la rigueur et de la légèreté à la collaboration, qui nous aident à voir les différences entre les parties prenantes comme des forces et non des embûches, et qui font la part entre ce qui est essentiel à chacun et ce qui est accessoire. Bien que ces approches soient différentes des manières de faire auxquelles nous sommes habitués, elles nous sont familières puisqu’elles font appel à notre sensibilité, à notre intuition et au gros bon sens.

Ces méthodologies nous aident aussi à déceler les patterns récurrents propres aux processus collaboratifs pour pouvoir agir ensuite. À titre d’exemple, personne ne veut être contrôlé, mais on aime tous dicter ce que les autres devraient faire : comment dénouer cette situation qui montre que le pouvoir est un enjeu de premier plan dans les relations entre les personnes?

La mobilisation créative consiste avant toute chose à suspendre les suppositions avec lesquelles on travaille, à prendre du recul et à s’ouvrir à de nouvelles façons de faire. Les processus de cocréation sont au cœur de l’interdépendance et l’évolution constante de la vie.

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Trois astuces pratiques pour mieux collaborer et pour créer des partenariats durables

  1. Faire preuve d’ouverture à l’égard des autres, en invitant des personnes nouvelles aux conversations, afin d’ouvrir le partage de l’information et aller plus loin vers des territoires inexplorés.

  2. Pratiquer le lâcher-prise, en acceptant la vulnérabilité que le processus nécessite et en acceptant de travailler en mode brouillon avec d’autres.

  3. Renforcer le passage de « mon projet » à « notre projet ».

Percolab a collaboré avec le  Conseil de culture de la  Laurentide en offrant une formation sur la Mobilisation créative et collaborative des milieux culturels. Cet article a été publié dans le journal local en lien avec cette formation et les photos proviennent de la formation (prises par percolab). 

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« Comment réaliser son rêve ensemble ? » 

Appréhension et curiosité sont les premiers mots qui me sont venus dans la tête en allant participer à un séjour de formation sur « comment ensemble, apprendre et collaborer autrement ? ». Un thème que l’on voit sous toutes ses formes, dans plein de combinaisons possibles et toujours avec plein d’ambitions originales. La question s’est posée avant de commencer…

« Comment réaliser son rêve ensemble ? »

J’aimerais vous faire part d’une seule réponse à mon apprentissage en 4 temps.

  1. Un appel clair.
  2. Une invitation à se réunir.
  3. De la récolte à l’action.
  4. Réflexion de l’intérieur et vue de l’extérieur.

Un appel clair
Il paraît que lorsque nous nous posons un certain nombre de questions, les réponses en nous viennent sous forme d’une intention, seulement parfois c’est brouillon, les jours passent, parfois même des années, souvent elles forment un nœud que l’on ne peut plus, à force de ruminer, dénouer. Notre entourage alors nous dit «mais comment tu vas ? »Une émotion gênante vient soudainement !

Blocages et gênes sont les maîtres mots de cette situation. Se pose-t-on trop de questions pour vivre mieux ?
Je ne pense pas… Assumer ses interrogations pour mieux y répondre est le fruit d’une recherche profonde sur ce à quoi nous aspirons pour nous et pour les autres. En effet, pour nous et pour les autres, on se doit d’apporter un quelque chose de bon, de sain, difficile parfois à verbaliser.

C’est peut être sur notre chemin.. lors d’une expérience inoubliable ou encore un moment troublant que l’on peut redonner, s’ajuster, faire naître un besoin pour encore aller plus loin dans notre parcours.
C’est cette vibration par notre propre expérience de vie qui nous projette dans la profondeur intime de notre besoin, permettant de le faire résonner aux autres et le faire jaillir de la manière la plus limpide qui soit : notre appel.

L’invitation à se réunir
Se réunir est un moment magique autant que difficile, c’est cet antagonisme qui nous permet de faire éclore le meilleur de nous-mêmes et d’avancer chaque jour un peu plus loin. Ils est vrai qu’un certain nombre de personnes peuvent avoir des barrières, des peurs mais aussi une volonté de s’exprimer pour montrer. C’est parfois à cause de ce manque d’ajustement et d’accordage que se créent des frictions pour le pire mais aussi pour le meilleur. Certains se disent qu’ils ne sont pas capables ou d’autres assument de parler le plus fort. On ne s’écoute pas et surtout on ne se regarde pas… Une vision comme éclatée, enracinée par nos besoins et nos peurs. Comme si avec notre groupe nous allions perdre le contrôle sur nous-mêmes et accepter que notre destin soit désormais incertain. Pouvoir s’abandonner à d’autres… est difficile, une quête personnelle de tous les instants car c’est un lien qui repose sur une confiance très fragile au départ. C’est pourquoi, la confiance se crée dans la douleur des crises individuelles et dans un comportement d’ouverture amenant l’autre à changer. C’est souvent un regard que l’on n’oublie pas, qui porte alors un changement sur nous-même et ainsi sur le regard du groupe, pour finalement nous sentir plus apaisé et se dire enfin que nous pouvons regarder dans la bonne direction et que désormais tout est possible, ensemble. Je pense que deux questions nous permettent de nous guider dans ces incertitudes. « Faut-il pouvoir se gérer soi-même avant de savoir emmener les autres ? » et « est-ce la manière de faire, en sorte que les choses émergent toutes seules ? »

De la récolte à l’action
Le faire ensemble, c’est avant tout regarder dans le même sens en trouvant dans sa propre équipe la complémentarité et le plaisir de pouvoir se dire les choses telles qu’elles sont. Récolter les besoins de chacun pour converger vers un besoin commun est un chemin à risques, demandant un travail de présence, sans jugement ni hauteur, sans grimaces ni sourires moqueurs, c’est un dialogue de tous les instants où chacun est responsable de la direction du groupe, de le nourrir, d’en prendre soin, de faire en sorte que les choses de la vie émergent. C’est au travers du dialogue constructif, d’un regard sous forme de quelques mots qui nous dit « nous sommes là »… qui permet de faire jaillir l’émotion collective nous guidant vers des actions pleines de sens pouvant réaliser l’objectif : l’appel transformé en une intention commune.

Réflexion de l’intérieur et vue de l’extérieur
Sur notre route personnelle et collective nous nous posons souvent les mêmes questions, est-ce mal ou bien ? dangereux ou non ? moral ou non ? possible ou impossible ? La vraie réponse n’est pas dans le choix de l’un ou de l’autre mais c’est de trouver la réponse dans ce qui est important pour soi et le groupe grâce à la réflexion intérieure. Néanmoins, la réflexion intérieure excessive peut accentuer le sentiment de doute pouvant se transformer en culpabilité et s’ancrer en tant que peur émotionnelle. Ne nous bloquons pas dans notre intérieur ! Le fait de sortir de soi pour mieux être présent avec les autres et de porter un regard extérieur critique sans émotions ni jugements est un puissant moteur d’évolution pour ancrer son apprentissage au plus profond de nous, nourrissant la culture du groupe et créant de nouvelles connaissances plus juste de soi-même.

Finalement, l’expérimentation au travers de ces quatre temps m’a fait réaliser une seule réponse, pas quatre, pas dix, non une…
Comment réaliser son rêve ensemble ? : Faire en sorte que la clarté de notre intention soit notre leader.

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Life-based, work-based, school-based learning…

Don’t you find that with the sea of teaching and training jargon – and the preoccupation with classifying learning as formal, non-formal or informal, that we sometimes loose site of learning, what it really is about? Here are two articles, by Roger C. Shank, that brings us back to the essence, with an approach that doesn’t worry itself with trying to draw the line between life-based, work-based, school-based learning, just accepts that they intermingle and enrich each other.

Articles:
What can be taught: part I
What can be taught: part II

Competency based approaches do have an intention to work towards this view, even if the transformation can get a little lost in the implementation. That’s normal, since we are mostly all products of education systems that organised learning into specialised topics and subjects rather than universal skill sets.

I wish that when I was doing my anthropology and education degrees we could have opened up to such a broad view of learning. It would have helped me to get a better grasp that my experience during those university years has actually served me well in my professional and personal life thereafter, even if on the surface it might appear disconnected. Indeed, classifiying types of learning/teaching into 16 types of processes that can then be grouped into 1) conscious processes, 2) subconscious processes, 3) analytic processes, and 4) mixed processes, is eye-opening and useful.

Now, when I read the other entry by Shank, on « Things that can’t be taught », I instantly say to myself, but has he heard about e-portfolios. This is reflective tool that supports the learning/development of self-awareness and self-knowledge. Yes, it is much more difficult to « teach » more personality related competence such as integrity but e-portfolios are the path into this zone.

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PLAR: the shift to an « asset-based » approach to learning 2

Just back from Canadian Association for Prior Learning Assessment (CAPLA) annual workshop in Toronto, Canada. In many ways, it is a meeting of educational change makers, and well I love change making.

Should it really be so far fetched to imagine that one day soon, a potential student pondering about applying to a post-secondary program is invited directly on the institution’s web site, not hidden, but right up front, « Thinking of coming to our college? Have related life experience and learning? Click here to complete your self-assessment. » A simple direct process allowing individuals to be exempted from parts of the program based on their diverse and rich life-work-education experience. It still astounds me that we are not there yet.

I would dare to take that dream one step further though (why not?). The actual record (or portfolio) of learning built for such a process of recognising prior learning should not be a snapshot in time but rather continue to grow and evolve, becoming a living document supporting lifelong learning – minimally till the completion of the education program. Basic common sense, no?

To advance such dreams, we need to bridge the e-portfolio community and the prior learning community – and that is slowly taking place. This event is testimony to just that. It is all part of the larger shift towards « asset-based » social policies focusing more on personal assets than personal deficits, helping people recognise their own capabilities, thereby contributing to increased confidence and all round well being.

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Perspectives sur la communication et les portfolios numériques

Une semaine de perspectives portfolios : trois lieux, trois moyens, trois histoires.

Vendredi et samedi dernier, j’étais à Queens, New York, pour la conférence Connections où on parlait de l’utilisation des portfolios pour développer la cohérence personnelle des étudiants et de la capacité des individus à devenir  agents du changement. C’était toute la fraîcheur d’un collège communautaire, La Guardia, qui a invité 500 personnes chez eux, pendant que la vie quotidienne du collège continuait à tourner. Voilà un geste genéreux et authentique de partager ainsi autour des projets de portfolio numérique, entre autres le leur, qui dure depuis 2002 et touche presque 7 000 élèves! L’administration, les profs, les professionnels, le personnel de soutien et les élèves, tous là, très fiers de leur réussite – pas moyen de sortir de là sans être touchée.

Lundi, c’était à Sherbrooke pour l’événement AQIFGA, le réseau de l’éducation des adultes. On y discutait, entre autres, comment positionner un dispositif comme un portfolio numérique dans les mains de l’individu est une approche qui s’inscrit en plein dans le virage vers l’apprentissage tout au long de la vie. L’ouverture et la réceptivité des personnes présentes étaient palpables. Encore une fois, j’étais touchée.

Et puis ce mercredi, c’était ma première vidéoconférence VIA avec le réseau REPTIC des CEGEP. De nouveau, le sujet portfolio numérique, mais cette fois-ci, sous la forme d’une introduction pour ce réseau qui souhaite un modèle de portfolio numérique pour le cheminement des élèves dans leurs programmes. Mais là, mon manque d’aisance ou d’expérience avec le format des vidéoconférences s’est fait sentir. Ouch! J’ai l’impression d’avoir tourné en rond, manqué le cible, ennuyé les gens. Quand le potentiel de ce monde me tiens tant à coeur, quand l’auditoire est si allumé, quand je cherche tant de pouvoir être à l’écoute des gens. Eh! bien, je me sens, oui, décue de moi.

Mon constat – je reçois mieux et je communique mieux AVEC les personnes. La distance imposée par la vidéoconférence, malgré toutes ses fonctionalités merveilleuses, n’a pas disparu : j’avais l’impression de parler toute seule dans ma cuisine plutôt qu’à des vraies personnes. Et je dis ça, moi qui travaille depuis des années avec des équipes distribuées, moi qui a fait ma maîtrise à distance, moi qui défend l’apprentissage à distance. Oui, tout ça m’a permis de mieux me comprendre autour de mes compétences de communication.

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