Faire de l’assemblée générale une source de vitalité pour l’organisation

1. Qu’est-ce qu’une AGA?

Vous recevez l’invitation à la prochaine assemblée générale annuelle (AGA) d’un organisme dont vous êtes membre – quelle est votre première réaction?

  • Vous grincez des dents en pensant que vous devrez faire acte de présence, obligation à laquelle il vous faut vous s’astreindre une fois par année.
  • Vous vous sentez interpellé-e et curieux-se d’explorer davantage les activités de cette organisation qui vous tient à cœur. Vous avez hâte.

L’assemblée générale est avant tout un outil de gouvernance essentiel que nous nous sommes donné pour faire vivre nos organisations de manière démocratique. C’est une obligation légale certes, régie par les statuts et règlements de l’organisation et par la loi des compagnies. Cette obligation annuelle constitue aussi un moment stratégique pour traiter des sujets vitaux pour la vie de l’organisation avec ses membres : sa planification stratégique, ses états financiers, l’élection de son conseil d’administration, etc.

Depuis plusieurs années déjà, nous constatons que les AG restent trop souvent en deçà de leur immense potentiel d’espace d’apprentissage et d’« empowerment » collectif, à la fois pour le conseil d’administration, l’équipe de travail, les membres. Comment rendre ce rendez-vous annuel plus vivant, davantage participatif, ouvert aux conversations et aux apprentissages? Comment faire de l’AG un moment d’échange authentique et d’engagement avec ces personnes qui ne connaissent peu et parfois de très loin l’organisation?

Communautique et percolab ont entrepris d’explorer les possibilités offertes par l’AG en tentant de répondre à ces questions par des expérimentations concrètes, celles qui nous permettent d’apprendre rapidement. À deux occasions, avec l’appui du conseil d’administration de Communautique, nous avons cherché à renouveler l’expérience de l’AG pour tous les participants-es. Les prochaines lignes se veulent un premier partage sur ces expériences et les apprentissages qu’elles nous ont permis de faire.

Anatomie d’une AGA

 De façon statutaire, une AG doit traiter de trois axes :

  • les activités de l’organisation (rapport d’activités, plan stratégique, plan d’action),
  • les finances (états financiers, budget), et
  • la gouvernance (élections du conseil d’administration, régie interne).

Chaque axe nous offre des nombreuses possibilités pour mobiliser les participants-es et mettre à profit leurs points de vue et leurs expertises croisées. Ils sont également autant de points d’appui pour proposer des occasions d’apprentissage et de mobilisation.

2. S’occuper du champ relationnel

Pour l’AG de 2013 de Communautique, nous avions deux intentions :

  • faire de l’événement un espace pour construire des relations dans la communauté,
  • ouvrir les projets et les activités de l’organisme aux apports du groupe par des activités mobilisant l’intelligence collective.
26 petit

En cercle avec du tricot.

D’emblée nous avons appliqué la pratique de cercle comme principe d’organisation de l’AG. Pourquoi pas? Le cercle permet d’imposer spatialement une structure d’échanges davantage démocratique, inclusive et respectueuse que les formats habituels.

S’accorder un moment pour se dire bonjour? Bien sûr. Nous avons invité tout le monde à se lever, traverser le cercle et à se présenter à quelqu’un d’inconnu pour prendre quelques minutes pour échanger autour de la question : Qu’est-ce que vous appréciez chez Communautique?

Et comment rendre le bilan des activités plus dynamique. Nous avons remplacé la présentation des projets par une invitation à contribuer à l’avancement des projets, avec les responsables de ceux-ci.

AG sujets

Un « forum ouvert » sur les projets et activités de Communautique.

A partir d’une question puissante, chacun a pu contribuer aux projets qui l’interpellaient.

daniel

Le président, Daniel Lemay, participe et contribue avec tout le monde.

3. Aborder le tabou des finances : cacher ce chiffre que je ne saurais voir

En 2014, nous avons abordé l’AG avec l’idée « Et si nos communautés étaient le moteur de l’innovation pour le « bien vivre ensemble »? Avec le Conseil d’administration, nous avons convenu que ce serait l’année pour expérimenter avec la question des finances de l’organisation, un aspect souvent négligé dans les AG. On s’est dit qu’on pouvait y accorder un bon 90 minutes sur les 3,5 heures de l’AG et mettre le sujet au tout début.Voici comment s’est déroulé l’expérimentation.

Un réchauffement financier

Comment engager les participants-es dans une conversation fertile sur cette question qui peut être aride? En partant de leur expérience personnelle. Comme nous portons en chacun de nous notre propre relation avec l’argent, résultat de toutes nos expériences de vie et ce que l’on en a fait – ne serait-il pas intéressant de juste prendre un moment pour en devenir un peu plus conscient? La question est : Quelle est ma relation avec l’argent?

Pour nous aider à y répondre, nous avons développé un outil inspiré de l’« Inventaire des relations à l’argent. Manuel technique » de Cynthia Bilodeau (Ph.D, 2013). Cynthia Bilodeau a identifié six dimensions qui déterminent notre relation avec l’argent :

  1. Anxiété de l’argent : relation entre la peur et l’argent
  2. Gratification émotionnelle : l’actualisation ou le rétablissement de la satisfaction émotionnelle
  3. Matérialisme : « l’importance accordée à la possession et à l’acquisition de biens matériels dans la réalisation de grands objectifs de vie »
  4. Méfiance : méfiance et doute dans des situations impliquant de l’argent
  5. Gestion : dette raisonnable ou, à un niveau faible, plan actif d’épargne et de retraite et suivi des dépenses
  6. Contrôle de soi : capacité de contrôler l’impulsion, souvent déclenché par un signal environnemental

Nous avons invité chacun à réfléchir ces dimensions et à se positionner pour chacune sur un axe de « faible intensité » – « modéré » – « intensité élevée ». Tout le monde s’est lancé dans l’exercice en grand silence, très concentré et sérieusement.

Nous avons pris un moment de partage, deux par deux, sur l’exercice, ses réponses, ses réflexions etc. Les conversations dans la salle étaient intenses. Et pour finir, un moment de partage en groupe où les gens ont exprimé leur appréciation et leur étonnement à voir plus clairement leur rapport individuel avec l’argent.

Les finances en mode participatif

En petits groupes, avec en conscience l’activité de réchauffement, les gens se sont retrouvés autour des états financiers de la dernière année et la planification financière de l’année à venir avec une invitation à identifier ensemble une observation et une question à rapporter au groupe.

Pendant une demi-heure, les gens se sont appropriés les finances en mode entraide auto-organisée.

IMG_5306

Chacun a rapporté des éléments qui les interpellait pour la discussion. À travers la discussion nous nous sommes rendus compte collectivement de la danse que doit faire Communautique pour répondre aux exigences de chaque bailleur de fonds. Les défis pour faire le lien entre les chiffres et les activités, des variations, la valeur des contributions en nature et d’autres points ont également soulevé l’intérêt. La surprise dans cette discussion a été la grande confiance que la communauté a envers Communautique et sa nouvelle compréhension et appréciation de la complexité dans laquelle l’organisation navigue.

IMG_5334 small

Prendre son temps : rapport d’activités, planification stratégique et nominations

Par la suite, nous avons proposé trois activités menées en parallèle dans le but d’offrir du temps et de la liberté à chacun de pouvoir s’investir selon ses intérêts. Ainsi, chacun pouvait :

  • faire la lecture du rapport d’activités annuel, un moment d’arrêt (pour ceux qui n’avaient pas le temps de le faire autrement) ;
  • parler avec les personnes mises en nomination pour les postes au CA, avec le président d’élection (un espace pour le CA et les nominés pour mieux se connaitre);
  • échanger avec un membre du CA et la DG autour de la planification stratégique.

Chaque personne est allée là où ça avait du sens pour elle. Un moment de liberté pour pouvoir creuser ce qui est important pour soi. Quand nous sommes revenus ensemble pour procéder aux adoptions, la compréhension partagée avait gagné en qualité. Nous étions devenus une communauté en mesure de répondre à ses propres questions.

sourires

La réaction des participants-es?

  • Je trouve ça toujours ennuyeux les AGA, j’ai trouvé ça intéressant comment ça s’est passé cette fois-ci.

  • Je retiens la formule « À chaque année, on est surpris». J’adore être surpris. Je pense qu’on est rendu à « Hack ton AGA » sur le modèle de HackTaVille .

  • C’est un mélange –  le fun de stress, de pas de stress, du faire ensemble.

  • C’est ma première fois dans une AGA. C’est très inspirant.

  • On est en train d’inventer une nouvelle façon de faire des réunions, ça va devenir l’évènement de l’année, on se demandera « que va-t-il se passer à l’AGA de Communautique? ».

4. La suite?

Justement, que réserve l’AG de 2015? Nous jonglons déjà avec l’idée de tenir la rencontre dans un lieu public ou encore carrément avec un autre organisme : deux AG qui se croisent et se mélangent. Pourquoi ne pas expérimenter autour de la question de la gouvernance? Les possibilités sont sans limites… En vous attendant à la prochaine!

____

Article par Monique Chartrand, Directrice Générale de Communautique et Samantha Slade et Yves Otis, Co-directeurs percolab. Photos par Communautique

Voir : http://lesgrandsmoyens.telequebec.tv/documents/les_grands_moyens-manuel_technique.pdf

Domaines : | | |
Secteurs d'activités : | |
Méthodes et outils : |

3 réponses à “Faire de l’assemblée générale une source de vitalité pour l’organisation”

  1. Ottenheimer nicolas dit :

    J’ai dévoré votre article.
    Vous êtes tellement inspirants.
    Bravo et merci pour la richesse de vos apports.
    Sincèrement,

  2. […] Faire de l’assemblée générale une source de vitalité pour l’organisation […]

  3. […] Ressources himaines canada. IMT – Accueil. Autres sites. Faire de l’assemblée générale une source de vitalité pour l’organisation. […]

Laisser un commentaire